Planejamento X Execução ou Planejamento & Execução

Planejamento X Execução ou Planejamento & Execução: Qual o seu dilema?

Resumo: Planejar é perder tempo e dinheiro, vamos logo para a etapa onde estão os recebíveis. Frase muito comum, e varia-se mais as palavras do que as posturas nos mercados.

Quando avaliamos os resultados obtidos em muitos empreendimentos, a resposta é categórica: Falta de Planejamento, ou execução em desacordo com o planejado.O que fazer então? Como quebrar essa barreira?

Esse artigo propõe algumas reflexões. 

Introdução

Falar em planejamento em alguns mercados e empresas é o mesmo que se falar em tempo perdido e geração de documentos inúteis. Muitos ainda pensam assim, e não é de se estranhar a perda de competitividade do Brasil para o mundo.

Atribuir a culpa exclusivamente a política econômica ou de qualquer outra forma, ao governo é uma posição muito cômoda e fácil, obviamente, mas admitir as grandes perdas nas cadeias de produção, transporte, construção por falta de planejamento, poucos admitem.

É fato quase que independentemente do mercado, que a etapa de execução (fabricação, montagem e testes) é onde estão concentrados os maiores custos, mas também os maiores recebimentos, donde muitos gestores, muitas vezes obedecendo a alta administração acaba por suprimir a etapa de planejamento e concentrar os esforços na execução.

Essa pode não ser uma solução adequada para todos os projetos e para todos os setores da economia, e aí está o perigo. Muitos gestores desavisados adotam essa forma de condução de projetos, se aperceberem que, na verdade tal condição eleva sobremaneira os riscos do projeto.  Não há outro caminho, senão a avaliação de maneira quantitativa, para se concluir se a etapa de planejamento deve ser otimizada (suprimida jamais!!).

Esse artigo traz uma breve reflexão sobre porque o planejamento deve ser considerado nos projetos, e o quanto essa realidade está distante e precisa ser modificada.

Planejando a execução e nem sempre executando o planejado

 Para iniciarmos vejamos os gráficos abaixo retirados da pesquisa Benchmarking 2012 realizada pelo PMI Global.

Imagem 1 – Tempo e recurso para planejamento

Imagem 2 – Aceitação á mudanças

Imagem 3 – Dedicação – Operacional x projeto

A pesquisa de Benchmarking PMISURVEY é uma pesquisa anual, organizada voluntariamente por Project Management Institute de diversos países, e conta com a participação de centenas de organizações no mundo, conforme definição dada pelo próprio PMI.

No primeiro gráfico os dados indicam que somente 22% das organizações efetivamente destinam recursos e tempo para a etapa de planejamento. No segundo 11% das empresas entendem que as mudanças são aceitáveis nos projetos e por fim no terceiro gráfico é indicado que 30% afirmam que existe equilíbrio entre as atividades operacionais e os projetos.

Então podemos ler estes números de outra maneira, a minorias das empresas dedicam tempo e recurso para projetos, bem como para priorização dos projetos dentro da empresa, porém a grande maioria é resistente à mudança.

Planejar não significa que entregaremos para os acionistas e patrocinadores, os maiores interessados pelo resultado do empreendimento, uma bola de cristal com todas as previsões do que ocorrerá no projeto, e com indicação clara de todos os problemas e suas soluções.

Planejar é lidar com análises qualitativas e quantitativas, é fazer análise de cenários, indicar caminhos e selecionar possíveis oportunidades de ganhos adicionais.  Por isso que investimentos tempo em Planejar Riscos.

Avaliar a consistência da verba disponível para execução do projeto, bem como, o desenho do fluxo de caixa do empreendimento, e a avaliação do seu comportamento em relação ao fluxo geral da empresa, e também fazer registro dos desvios encontrados. Essas são as tarefas mínimas esperadas do Planejamento do Orçamento.

Fazer uma leitura técnica e comercial mais detalhada de todos os documentos que são parte integrante do contrato (Especificações Técnicas, Adendos, Contrato, etc..) buscando eliminar todos os sombreamentos existentes. Registrar tudo o que não deve ser executado para não gerar custos adicionais e/ou tempo de dedicação excedentes. Planejar o Escopo passa por esse tipo de esforço.

Definir claramente após o entendimento do escopo, quais recursos humanos e materiais (ferramentas, equipamentos, miscelâneas) serão necessárias para a consecução desse objeto, bem como quando deverão ser capacitados e mobilizados são atividades necessárias para o Planejamento de Recursos Humanos.

Poderíamos fazer esse exercício de atividades mínimas a serem executadas na etapa de planejamento, mas com as indicadas acima podemos perceber claramente, que planejar é um conjunto de ações para deixar de perder dinheiro nas etapas seguintes.

Entendo a importância dessas atividades podemos perceber que existe uma necessidade urgente de mudança cultural nas empresas. Vejamos:

•  Se existe o projeto, ele precisa ser planejado e depois do primeiro passo, lembre-se: esse planejamento, resguardada as devidas diferenças, servirá para os demais projetos, sugerindo assim uma redução no tempo de planejamento.
• Planejamento requer dedicação de tempo e recurso, porém essa etapa pode ser otimizada escolhendo corretamente os recursos e usando técnicas como “war room”.
• Planejamento definitivamente não é sinônimo de volume de papel e volume de pessoas me reuniões intermináveis: Simplicidade é objetividade deverão nortear as ações.
• O fato de não haver recursos financeiros significativos a serem recebidos nessa etapa não é justificativa para que ela não aconteça. Como dito, planejar significa não perder dinheiro em etapas seguintes.

O leitor pode estar se perguntando se acontecer um planejamento adequado do projeto, ainda assim a execução pode acontecer em desacordo? A resposta é sim. O importante é sempre compreender as motivações para a ocorrência das mudanças, pois esse entendimento deverá ser considerado em planos futuros.  Vamos há alguns exemplos:

Tabela 1 – Exemplos de desvios de planejamento

Pelos exemplos acima a primeira conclusão que podemos chegar é que planejamento orientado a simplicidade não significa que deverá ser pobre de informações. Também podemos concluir que a mudança de cenário, provocará consequentemente ajustes no planejamento, e tais ajustes serão de maior ou menor profundidade dependendo do impacto das mudanças ocorridas.

Vale reforçar: entender as razões das mudanças entre o planejado e o executado é um processo muito rico para os planejamentos futuros.

Conclusão

Planejar não é prever o futuro, tampouco significa que tal condição nos leva a opção de apenas executar. Planejar é estar um passo a frente,é pensar em respostas/ações para cenários diversos.

A intensidade de documentos e tempo dedicado a essa etapa deverá ser dosada pela expertise de quem conduz o projeto, e na falta dessa experiência a ajuda deverá ser buscada.

Planejar é necessário, especialmente considerando a alta volatilidade que o mercado está vivendo, o que reduz a margem de ganhos e também para se cometer erros.

Referências

• Pesquisa de Benchmarking 2012 – PMISURVEY

Sobre a Colunista:  Shirlei Querubina é formada em Administração de Empresas pela PUC-Minas e MBA em Gestão de Projetos pela FGV. Atua há 16 anos no mercado de geração e transmissão de energia pela empresa Sinergia Engenharia e Consultoria, sendo os últimos 08 como Gerente de Projetos. Professora no Ietec-MG  nos cursos de Gestão de Projetos em Construções e Montagem, Engenharia e Custos e Orçamentos e Engenharia de Planejamento.

E-mail de contato: squerubina@gmail.com

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