Qual é a importância do patrocinador do projeto?

O patrocinador, este é o responsável por escolher você, Gerente de Projeto, para atingir o seu objetivo, ou seja, realizar a entrega do projeto com sucesso. Este objetivo normalmente está relacionado ao planejamento estratégico da empresa, ou seja, o objetivo do projeto está relacionado aos objetivos (business case) da empresa.

Em alguns livros de estudos para a certificação PMP temos como definição que o patrocinador é o dono do dinheiro, dos recursos e no inicio do projeto delega todo o poder de gestão para o Gerente do Projeto. Porém atualmente como os Gerentes de Projeto estão a cada dia mais envolvidos com projetos estratégicos e os patrocinadores são os gerentes de diversas áreas, diretores e presidentes da empresa que representam os acionistas, donos do dinheiro, e que vão lhe entregar os objetivos do projeto.

Ao iniciar um projeto, com o Termo de abertura do Projeto (Project Charter), é muito importante ter o apoio do seu patrocinador. Afinal até este momento ele estará defendendo e “vendendo” este projeto dentro e/ou fora da empresa, ele saberá todos os detalhes do projeto até então e isto inclui o fato de saber o quanto o projeto esta alinhado aos objetivos da empresa, ao planejamento estratégico da empresa. Para identificar isso podemos dizer que podemos responder a pergunta quanto relevante é o projeto para a sua empresa?

Durante o planejamento do projeto a participação do patrocinador será essencial, pois ele irá auxiliar o Gerente do Projeto com o detalhamento dos requisitos, conforme mencionado no inicio do artigo o patrocinador é uma das pessoas que mais possui detalhes dos requisitos do projeto. Outro ponto a ser definido é o tipo de informações que o patrocinador irá receber e quando irá receber durante a evolução do projeto, isto também tem que ser definido durante o planejamento.

Quando o projeto está em execução e no monitoramento do projeto o patrocinador poderá participar do comitê de mudança, por exemplo, onde ele poderá aprovar solicitações de mudanças. Por outro lado ele também estará ajudando o Gerente de Projeto a evitar a solicitação de mudanças que se desvirtuem do objetivo do projeto e assim podendo até identificar novos projetos.

Podemos afirmar que durante todo o projeto é importante que o patrocinador do projeto esteja engajado com o mesmo. Lembre-se que você, Gerente de Projeto, deverá envolvê-lo no projeto, porém este ponto podermos discutir em outro post.

Com isto podemos dizer que as principais atividades e ações do patrocinador são:

• Toma a iniciativa de começar um novo projeto.
• Assegura a disponibilidade de recursos para o projeto.
• Tem autoridade para liberar gastos.
• Aprovação dos objetivos e metas do projeto.
• Indica ou aprova a indicação do gerente de projeto.
• Tomador das decisões mais importantes do projeto.
• Costuma ser um dos principais afetados pelo resultado do projeto.
• Aprova as entregas.
• Aprova a conclusão de uma fase para início da seguinte.
• Ajuda a remover obstáculos do projeto, em especial os políticos.
• Ajuda o Gerente de Projeto em dificuldades que fujam de sua autoridade.
• Se envolve no planejamento a nível macro.
• Se envolve ativamente na fase de iniciação do projeto.
• Monitora o trabalho do gerente de projeto.
• Define premissas e políticas gerais.

Ao analisar algumas pesquisas sobre implantação de projetos estratégicos nas empresas podemos verificar que estas indicam uma necessidade cada vez maior do engajamento dos patrocinadores do projeto durante a sua execução, pois a falta deste engajamento é um dos motivos para que os projetos estratégicos não sejam executados dentro de suas empresas.

Desta maneira podemos afirmar que o engajamento do patrocinador está diretamente relacionado ao sucesso da implantação, seja de uma estratégia ou seja no resultado de um projeto. Esta necessidade de engajamento dos patrocinadores durante a execução dos projetos também pode ser notada em pesquisas em que apontam possíveis causas de falhas em projetos.

Então o que podemos concluir é que você, Gerente de Projeto, necessita estar muito bem alinhado ao patrocinador do projeto, pois o sucesso do seu projeto depende dele também!

Sobre o Colunista: Daniel A Almeida, PMP, com 10 anos de experiência na área de tecnologia da informação e atuando como gerente de projetos desde 2009, certificado pelo PMI, sou engenheiro eletricista pelo Centro Universitário da FEI e pós-graduando em Administração Estratégica pela FIA. Autor do Blog Daniel Almeida (http://blogdanielalmeida.wordpress.com) o qual tem como objetivo discutir as melhores práticas de gerenciamento de projeto.

E-mail de contato: daalmeida@gmail.com

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