As etapas do Gerenciamento de Projetos: O monitoramento e controle

Dando continuidade à série de artigos à respeito do Gerenciamento de projetos, após falarmos sobre iniciação, planejamento e execução, é chegado o momento de discutirmos o monitoramento e controle.

Essa etapa é de grande importância por envolver o acompanhamento do projeto ao longo de seu desenvolvimento, pela possibilidade de revisão e adequação de etapas, atividades e processos e pelo poder de regulação que ela propicia, aumentando a probabilidade de sucesso do empreendimento. Sendo assim, basicamente, ela lida com a necessidade de intervenções que possibilitem o cumprimento das restrições e o alcance dos objetivos.

A relação intrínseca com o planejamento

Monitorar quer dizer acompanhar o progresso e o desempenho das atividades, o que geralmente envolve a realização de medições periódicas e o estabelecimento de níveis considerados ideais para efeito de comparação. Já o controle envolve realizar intervenções com base nos dados obtidos no monitoramento, visando corrigir os desvios ocorridos e alcançar os resultados planejados.

Sendo assim, é quase impossível falar de monitoramento e controle de forma desvinculada do planejamento, pois os parâmetros de comparação utilizados ao longo da execução serão baseados nas informações iniciais de prazo, custo, qualidade, escopo e risco, às quais definimos como linha de base.

O monitoramento e controle na prática

Mais importante do que entender o conceito que envolve os processos de monitoramento e controle, é saber como tirar proveito dessa etapa na prática. Sendo assim, é necessário conhecer ferramentas que se mostrem adequadas a cada caso. Alguns exemplos usuais, de acordo com a restrição controlada, são:

Escopo: o monitoramento e controle do escopo, na maioria dos casos, é realizado através da EAP – Estrutura Analítica do Projeto, que permite verificar tudo aquilo que deve ser executado, evitando que se faça mais ou menos do que o esperado pelo cliente.

Prazo: a forma mais usual de controle do prazo é o acompanhamento do cronograma, que permite a identificação de atrasos e folgas, a verificação das próximas atividades a serem realizadas e o replanejamento com base na realidade do projeto.

Custos: o controle de custos está diretamente ligado ao cumprimento do orçamento do projeto. Além de fornecer a estimativa de gastos totais, na maioria dos casos, ele contém todos os valores que foram considerados para as atividades e os índices de produtividade. Sendo assim, sua análise e comparação com os valores desembolsados na prática permite a identificação de “estouros” em tarefas e de oportunidades de economia, visando atender ao custo planejado.

Qualidade: o controle da qualidade depende muito da organização responsável e do próprio projeto. Em primeiro lugar, é preciso ter em mente os critérios de aceitação do cliente, que envolvem seguir um manual descritivo ou condições contratuais específicas, além de, geralmente, haver um prazo mínimo de garantia de desempenho associado ao produto ou serviço entregue.

Além disso, principalmente em empresas certificadas, é comum um sistema de garantia da qualidade baseado em manuais ou normas e que costuma conter a metodologia, os parâmetros de avaliação e os níveis aceitáveis para cumprimento da qualidade.

Risco: o controle de riscos envolve buscar a mitigação das incertezas que podem trazer algum tipo de dano ao projeto ou ao cumprimento de seus objetivos. Sendo assim, normalmente estabelece-se um nível considerado aceitável de risco e o mesmo é utilizado para todo tipo de tomada de decisão que possa de alguma forma afetar os resultados esperados.

Monitoramento e controle: gestão proativa de projetos

No universo do gerenciamento de projetos dificilmente as coisas saem conforme o esperado sem a intervenção do gerente. Imprevistos acontecem e a questão não é eliminá-los, mas encontrar caminhos que permitam prevê-los ou identifica-los e minimizar seus efeitos.

Sendo assim, o papel do monitoramento e controle é providenciar meios para que as coisas se mantenham ou retornem para o caminho certo. Eles representam a necessidade de uma postura proativa, mostrando o caráter dinâmico do gerenciamento de projetos.

Sobre o Colunista: Bruno Augusto de Matos e Silva, Profissional Graduado em Engenharia de Produção Civil pelo CEFET MG, com experiência em planejamento, execução, monitoramento e controle de obras civis (residenciais e industriais) e pesadas. Atualmente na área de gerenciamento de projetos técnicos e administrativos de melhoria em processos na Construtora Barbosa Mello. Já atuou também com controle de qualidade em indústrias de grande porte. Experiência na aplicação de ferramentas/metodologias de planejamento e controle, como Curva S e Análise de Valor Agregado, de ferramentas de gestão, como ciclo PDCA, Análise de Pareto e Diagrama de Ishikawa e com ferramentas de modelagem/otimização de processos, como BPM e BPMN. E-mail de contato: brunosilva.civil@gmail.com.

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