4 Coisas que você pode dizer em projetos

É um pássaro, é um avião …

Não, é apenas um gerente de projeto com laptop, bloco de papel, caneta, e um projeto para gerenciar. Ainda assim, nós caminhamos por nossos escritórios com tanto foco, motivação e zelo, que nos convencemos de que somos super-humanos quando completamos nossa missão de acompanhar um projeto para entregá-lo no prazo e dentro do orçamento.

Mas, assim como a criptonita acabaria com o Super-homem e sugaria sua força, há uma coisa que pode ficar em nosso caminho de ser o gerente de projeto mais eficaz que podemos ser. O que poderia ser? ORGULHO. Quando sentimos que nada pode nos parar ou ficar no nosso caminho, enquanto lidamos com o dia a dia de concluir o projeto, é neste momento que o orgulho se torna nosso inimigo.

O orgulho visivelmente manifesta-se a outros pelo ar de superioridade que exalamos, pela arrogância que vem de um sentimento de direito. No curto prazo, isso pode produzir alguns resultados, mas em última análise pode levar a nossa queda, na medida em que as pessoas deixam de gostar de trabalhar com a gente.

Assim como o Super-homem pode se proteger contra os efeitos da criptonita com chumbo, podemos nos proteger contra os efeitos nocivos do orgulho se nós simplesmente proferirmos as seguintes frases de vez em quando:

Uma das primeiras coisas que o gerente de projeto pode dizer sem problemas é “Eu não sei”. Você já esteve perto de alguém que você sabia que não conhecia a resposta, e a pessoa acabou dando uma resposta de qualquer maneira? Eles se atrapalham, balbuciam e gaguejam ao tentar juntar uma ou duas frases coerentes. Eles simplesmente não conseguem dizer que não sabem. Pense a impressão que isto causa em todos.

Algumas vezes é ainda mais difícil gerentes de projeto admitirem que não sabem. Eles podem ficar tentados a dar uma resposta. Afinal, não é o trabalho do gerente de projeto saber tudo sobre os seus projetos? O pressuposto é que eles precisam saber todos os mínimos detalhes de seu projeto de cabeça, mas isso não é realista. As coisas mudam ao longo do caminho em tempo real. Um problema técnico poderia atrasar o plano ou exigir um pedido de mudança. O técnico pode ter discutido alternativas possíveis com seu gerente funcional, mas não teve a oportunidade de discutir o assunto com o gerente de projeto ainda.

O tema vem à tona em uma reunião, na qual alguém pergunta ao gerente do projeto o efeito que ele acha que a mudança terá sobre o cronograma do projeto. Qual é a melhor resposta? Eu não sei. Você não está dizendo que você não sabe a melhor resposta, mas sim que a melhor resposta é: “Eu não sei”. É perfeitamente normal você dizer que ainda não ficou sabendo sobre essa mudança, mas que, no entanto, vai se aprofundar um pouco mais, e depois dar seguimento com uma data estimada após conhecer os detalhes. Isso mostra que você não é um sabe-tudo durão que só gosta de ouvir sua própria voz. Além do mais, isto mostra um certo elemento de humildade, o que, no longo prazo, é na realidade um ponto forte, e um ativo pessoal.

Outra expressão usada cada vez menos nos dias de hoje é “obrigado.” Por que devemos expressar gratidão, afinal? O pagamento de um salário semanal não é um agradecimento suficiente para os nossos esforços? Alguns gerentes de projeto podem erroneamente pensar assim. Infelizmente parece que quanto mais importantes eles se tornam na hierarquia corporativa, menos eles são gratos. Um relatório é entregue à sua mesa por alguém que ficou até tarde para terminá-lo, e é recebido com um leve balanço da cabeça e um simples “coloque-o ali”. Não caia na armadilha da ingratidão no gerenciamento de projetos. É perfeitamente normal agradecer alguém, se a pessoa se destacou ou entregou um resultado excepcional. Leva apenas alguns segundos para dizer, e é uma daquelas coisas que mantém todos trabalhando bem juntos.

Esta é outra expressão que é difícil de pronunciar, não importa quem somos. Por quê? Porque normalmente significa que nós cometemos um erro. Pergunte a qualquer gerente de projeto como eles se sentem sobre cometer um erro. É pior do que dizer “eu não sei”. Significa que talvez eles não soubessem o que estavam fazendo em uma determinada situação ou fizeram um julgamento errado, o que é uma coisa difícil de engolir. Além disso, a sua decisão errada ou erro afetará muitas pessoas abaixo dele e, certamente acabará sendo discutido em reuniões futuras.

Há duas maneiras de lidar com esse tipo de situação. Uma delas é chutar, gritar e negar que um erro foi cometido. Isso inclui passar a bola para as outras pessoas, apontando o dedo para alguém, ou fazendo um longo discurso com as justificativas e dificuldades da decisão que você tomou. Ou você pode apenas confessar e dizer: “Eu sinto muito. Cometi um erro”.

O tom de uma conversa muda quando você diz que está arrependido. As pessoas param de tentar encontrar uma brecha na sua armadura, e vão recuar de sua posição de ataque. Eles aceitam o fato de que um erro foi cometido (eles erram também) e agora todos podem trabalhar para encontrar uma solução juntos.

Esta expressão também é difícil para um gerente de projeto dizer, e funciona melhor quando combinada com “eu sinto muito”. Todos nós trabalhamos com diferentes personalidades e estilos diferentes de trabalho. Vai haver um ponto em que pressionamos alguém da forma errada, dizemos algo inadequado, ou apenas ofendemos alguém. Nós temos uma escolha a fazer quando isso ocorre. Podemos continuar avançando como um touro numa loja de porcelana, derrubando todos os tipos de relacionamentos e amizades, ou podemos parar e fazer as coisas direito, dizendo: “Me desculpe, eu estava errado”.

Nós todos vimos os avisos de “Você quebrou, você paga” em lojas de porcelana (ou outras lojas que vendem peças delicadas). É a mesma coisa com as nossas relações de trabalho na condição de gerentes de projeto. Qual é o custo de quebrar essas relações? Redução da produtividade, trabalho de baixa qualidade e prazos não cumpridos (às vezes devido a uma abordagem passivo-agressiva da pessoa ofendida). Não há nada pior do que manter uma cordialidade falsa com alguém que você sabe que você cometeu uma injustiça enquanto você tenta fingir que está tudo bem.

Uma advertência: se você se encontrar repetidamente e de forma consistente dizendo: “Eu não sei, eu sinto muito, eu estava errado”, então você tem problemas maiores em suas mãos para resolver. Você precisa saber o que você está fazendo de errado na condição de gerente de projetos e trazer valor para a organização de forma consistente. Só então as frases acima irão complementar e aumentar o seu trabalho, e não diminuí-lo.

Sobre o Autor:

Jason Westland, CEO do ProjectManager.com.

Artigo publicado na newsletter Project Insider do Stakeholdernews

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