5 Ações para uma boa gestão das partes interessadas em projetos

Olá, Partes Interessadas neste artigo!

Aqui vai mais uma frase de efeito das tantas que já citei em artigos anteriores:

No Brasil, pelo menos 7 em cada 10 Gerentes de Projetos não estão planejando ou executando qualquer estratégia de gerenciamento das partes interessadas que seja em seus projetos.

Não coloquei entre aspas porque sou eu que estou dizendo isso. Ficou curioso pra descobrir quem fez essa pesquisa e como é que eu sei disso, correto? Então, eu não descobri. Esta é apenas uma informação estatística gerada através de amostragem. Eu faço pesquisas (informais, diga-se de passagem) na área de Gerenciamento de Projetos desde 2011. Nessas pesquisas, conversei com GPs, líderes de PMO, clientes, diretores e pessoas comuns nas quais os projetos impactam de uma forma ou de outra. O que eu ouvi foi meio decepcionante. Salvo os projetos de desenvolvimento de software, que na maioria das vezes têm um plano de gestão de stakeholders bastante simples, porém eficaz, os demais projetos pesquisados contam com pouco ou nenhum planejamento em relação às Partes Interessadas.

A importância das Partes Interessadas (Stakeholders) em um projeto é tamanha que na nova edição do PMBoK (5ª Ed.) foi criada uma nova área de conhecimento – o Gerenciamento das Partes Interessadas – com 4 processos bem definidos. A área de Partes Interessadas era tratada na edição anterior dentro da área de Gerenciamento das Comunicações. Aí eu pergunto: você acha que o PMI se preocupou em criar uma área de conhecimento específica para algo que não teria tanta importância?

A maioria dos GPs trata as partes interessadas apenas como um grupo de pessoas que preciso manter informadas e eventualmente interagir com eles para algumas decisões pontuais. Esqueça esse conceito. Ter uma estratégia de gestão dos stakeholders é algo importantíssimo, independente da natureza do projeto, do orçamento, do tempo e da complexidade. Mais importante até do que “mantê-los informados e interagir eventualmente” é engajar essas pessoas para que elas consigam contribuir de alguma forma no sucesso do projeto. Contribuir? Sim, contribuir. E você não faz ideia de quanto eles podem contribuir, principalmente no planejamento dos seus projetos. Portanto, com base nas minhas experiências e de lições aprendidas compartilhadas com outros GPs e interessados no assunto, resolvi desenhar neste artigo 5 ações para gerenciar de forma eficaz as Partes Interessadas dos projetos. Vamos a elas:

Ação 1 – Conheça os interesses, o grau de envolvimento e o impacto dos stakeholders no sucesso do projeto

Você poderia dizer: “mas isso já é feito no Termo de Abertura”. Eu garanto a você que muita gente não faz isso. Boa parte dos Termos de Abertura do Projeto apenas identifica e traz em seu conteúdo alguns pontos focais, contatos internos da empresa e contatos do cliente. É importantíssimo que você cheque os interesses, o grau de envolvimento que cada stakeholder deve exercer e os impactos que essas partes interessadas podem ter no sucesso do projeto. Muitos GPs não se preocupam nem em marcar reuniões presenciais para conhecer esses indivíduos. Existem partes interessadas que você deverá se preocupar mais ou menos, mas é essencial que você tenha isso mapeado. Tente marcar reuniões com os principais stakeholders, aquelas pessoas que você consegue identificar que poderão te ajudar de alguma forma, contribuindo com ideias ou que, caso haja qualquer tipo de insatisfação, poderão impactar no trabalho e na própria existência do projeto. É nessa hora que você consegue deixar uma boa impressão, a impressão que você está consciente dos objetivos daquele projeto e poderá iniciar os trabalhos com a certeza de que terá o apoio dos principais stakeholders (por mais que esse apoio possa ir diminuindo com o decorrer do projeto).

Ação 2 – Filtre bem as informações fornecidas pelos stakeholders

Muita atenção nisso que vou falar agora. Há stakeholders que gostam de trabalhar como “legistas de projetos“. Quando você precisa da opinião deles para planejar alguma coisa, eles simplesmente somem. Ao mesmo tempo em que se algo der errado, qualquer ação mínima que seja, eles aparecem apenas para dizer “eu sabia que iria dar errado”. Há também aqueles afobados que saem pedindo uma série de mudanças no decorrer do projeto sem um forte argumento que sustente seu pedido. Você precisa saber ouvir e saber filtrar aquela informação. As vezes o que é solicitado não faz sentido, não trará nenhum ganho efetivo para o objeto desse determinado projeto. Procure estar munido de bons argumentos e deixem que essas partes interessadas façam a “pajelança”. Eu costumo dizer que a melhor arma de um GP para stakeholders com esse perfil de atuação é o argumento bem embasado e os resultados obtidos.

Ação 3 – Domine o conflito de interesses

Essa talvez seja uma das ações mais importantes que um Gerente de Projetos precisa ter quando o assunto é Gestão das Partes Interessadas. Ser parte interessada não quer dizer “compartilhar do mesmo interesse dos demais”. Cada stakeholder tem um interesse específico no projeto, cabe ao GP saber equilibrar esses interesses dentro do objetivo final desse projeto. Já falei, em outras oportunidades, que o Gerente de Projetos precisa ter habilidades políticas para que o foco não seja desviado. Isso não quer dizer que você deva simplesmente ignorar solicitações de mudança ou críticas oriundas dessas partes, isso você não deve fazer de forma alguma, mas é mandatório que independente do desejo desses indivíduos ou organizações, o foco do projeto seja mantido, mesmo que o propósito final sofra alterações no decorrer das atividades.

Ação 4 – Comunicação é essencial

Se você não produziu um plano de Comunicação, se não criou um Status Report (diário, semanal, quinzenal ou mensal) e se não desenvolveu uma Matriz de Análise das Partes Interessadas (como no exemplo abaixo), você já entra no jogo perdendo por 3×0. Para manter os stakeholders satisfeitos é necessário que você os mantenha informado e nada melhor do que ter diretrizes de distribuição das informações do projeto bem desenhadas e funcionando conforme planejado. Existem stakeholders que precisam de um conteúdo de informação diferente de outros stakeholders. Por exemplo, o patrocinador do projeto precisa de informações sobre o desempenho dos custos, já o cliente final muitas vezes não precisa dessa informação. Mas uma coisa é certa, todos precisam ser informados conforme seu plano, isso te dá credibilidade, faz com que todos percebam que você cumpre com os compromissos do projeto. Se você não é capaz de repassar um status report semanal (se for o caso) periodicamente, dá a entender as partes interessadas que você não cumpre compromisso nenhum (mesmo que você cumpra a maioria). Portanto, muito cuidado com isso. O maior criador de “ruídos” em projetos é uma comunicação deficitária.

Ação 5 – Acompanhe de Perto

Quando você chega nessa linha aqui do artigo a primeira coisa que você pode pensar é “que terrorismo é esse? Tenho que me preocupar com o projeto, não com os stakeholders”. Duas coisas: não é terrorismo e você deve se preocupar sim com as partes interessadas. Maioria dos GPs que são demitidos ou retirados de projetos em execução saem por solicitação de uma ou mais partes interessadas. Já disse na Ação 3 que existem muitos interesses envolvidos em um projeto. Basta você não estar alinhado com as necessidades de um stakeholder com alto poder e interesse no projeto. E-mails que você não responde, ligações que você não atende, questões que você não resolve, compromissos que você não cumpre, isso tudo pode se transformar em combustível para sua saída. Para que isso não aconteça, procure ajustar as estratégias para engajar as partes interessadas, elimine as resistências, dê mais suporte ao projeto e procure fazer com que os stakeholders também te suportem com isso.

Gerenciar bem as Partes Interessadas é uma arte, pode acreditar. Se você faz isso bem, com certeza estará eliminando impactos negativos no seus projetos e otimizando as ações com apoio irrestrito dos stakeholders mais importantes.

Queria me desculpar por esse artigo ficar um pouco mais extenso que os outros, mas foi por uma boa causa.

Até a próxima.

Sobre o Colunista: Wagner Borba, Gerente de Projetos da Tecnoset IT Solutions. Graduado em Gestão da Tecnologia da Informação pela FG/Laureate International Universities de Pernambuco e certificado Project Management Professional (PMP®) pelo PMI. Possui 10 anos de experiência em projetos nas áreas de Telecomunicações e Tecnologia da Informação em empresas multinacionais como Alcatel-Lucent, Isolux Corsan e Huawei Technologies, atuando em projetos de grande porte para as maiores operadoras de telefonia do país. Também atuou como consultor em gerenciamento de projetos para empresas das áreas de TI, Saúde Ambiental, Construção Civil, Logística e Telecomunicações. Hoje atua com projetos de TI e Serviços voltados para o setor público é voluntário e facilitador no grupo de estudos preparatório para certificação PMP oferecido pelo PMI-PE.

Email de contato: wagner.borba@pmipe.org.br /wborbaconsultoria@gmail.com

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