5 dicas para uma gestão de projetos eficiente na sua PME

As pequenas e médias empresas (PMEs) já procuram, no dia a dia do negócio, tirar o melhor dos poucos funcionários que possuem no time. Afinal, grande parte deles já está no limite da capacidade e executando múltiplas tarefas. Ainda assim, essa mesma equipe também precisa lidar com projetos temporários quando o empreendedor vislumbra uma nova oportunidade no mercado.

Nesses casos, é preciso tomar algumas medidas simples, porém eficazes, que podem ajudar os funcionários a gerenciar os projetos de forma mais eficiente sem precisar investir em recursos humanos e infraestrutura.

Saiba como aumentar a eficiência na gestão de projetos em sua PME:

1 – Seja criterioso na comunicação

A comunicação é uma das principais causas para fracassos em projetos. Em função disso, as PMEs devem estar sempre atentas aos fluxos estabelecidos durante as atividades. Uma dica interessante é criar um padrão para a comunicação entre as empresas e equipes: pode-se se estabelecer o software usado na gestão do projeto como canal formal de comunicação, por exemplo, o que irá evitar enxurradas de e-mails e telefonemas entre as pessoas e a perda de informações durante o processo.

Definir somente um ponto de contato em cada empresa também é interessante para que o fornecedor não se perca entre pedidos e informações diferentes de dezenas de representantes dos clientes ou que os clientes não saibam para quem ou como fazer cada solicitação no fornecedor.

2 – Desenvolva parcerias

Grande parte das PMEs não possui condições para entregar um projeto inteiro por conta própria. Por isso, é fundamental que elas firmem parcerias sólidas com fornecedores, evitando apenas delegar a tarefa sem qualquer tipo de cuidado.

Caso o parceiro participe desde o início na definição dos requisitos, orçamentos e prazos, aumentam as chances de que ele entregue os resultados conforme esperado por todas as partes envolvidas no projeto.

3 – Defina prazos com sabedoria

Quando a PME possui autonomia para definir alguns prazos de entrega no projeto, uma dica interessante é escolher dias no início da semana para a entrega, como segunda ou terça-feira, e não na véspera do fim de semana.

Ainda que isso possa implicar em trabalho durante o período de folga nas situações mais críticas, o empreendedor irá evitar uma corrida desesperada para cumprimento de prazos até o fim do expediente na sexta-feira, o que reduz as chances de atrasos.

4 – Resista à tentação

Ainda que sua empresa consiga finalizar algumas tarefas antes do prazo acordado com o cliente, em função do volume de trabalho em um determinado período, é interessante aguardar até o prazo final para fazer a entrega.

Isso concede mais tempo para que algumas questões sejam revistas e, mais importante ainda, evita que o cliente passe a cobrar prazos cada vez mais enxutos, o que poderá impactar na qualidade das entregas à medida que sua empresa aumenta o volume de negócios.

5 – Aproveite a tecnologia

Até mesmo as PMEs podem se aproveitar das melhores práticas em gestão de projetos quando têm acesso a uma solução de baixo custo baseada na nuvem. Ao fazer isso, as equipes podem trocar informações de forma mais eficaz e gerenciar documentos de maneira compartilhada, evitando o uso do e-mail e de papéis impressos, aumentando a organização e alinhando as tarefas para o alcance dos objetivos estabelecidos.

E você, possui outras boas práticas para gerenciar projetos de forma mais eficaz com equipes e recursos enxutos? Deixe seu comentário e compartilhe suas experiências conosco!

Agora é hora de colocar a mão na massa! Se quiser tirar alguma dúvida ou conversar sobre o assunto, será um prazer te atender.

Sobre o Colunista: Hayala Curto, CEO da Seed e idealizador do software NetProject. Principal acionista da empresa, Hayala é mestrando em Informática pela PUC Minas, graduado em Ciência da Computação e tem MBA em Gerência de Projetos e Gestão Empresarial pela FGV. Tem mais de 15 anos de experiência coordenando projetos de TI. Especialista em plataforma WEB e Business Inteligence. Participou da criação e do desenvolvimento de diversos DataWarehouses e aplicações WEB corporativas para clientes como a Telemig Celular, Vale, Prefeitura de Betim, CEMIG, entre outros. É membro do PMI, Project Management Institute, atuante no capítulo de Minas Gerais, desde 2004.

E-mail de contato: contato@seedintelligence.com / http://www.seedintelligence.com

Se você tem comentários, sugestões ou alguma dúvida que gostaria de esclarecer, aproveite o espaço a seguir.