6 dicas para montar um cronograma físico de obra

Estamos tão acostumados com prazos apertados e orçamentos desafiadores que, às vezes, fica difícil enxergar a luz no fim do túnel. Porém, há maneiras estratégicas de agir de forma preventiva e certeira na hora de elaborar um projeto na construção civil.

O cronograma físico de obra é uma excelente ferramenta para organizar o trabalho e ter uma visão geral de todos os processos, inclusive do consumo de material e de serviços. Este trabalho começa logo na etapa inicial do planejamento e é sobre isso que falaremos neste post.

Quer realizar um planejamento eficiente de obras utilizando este modelo de cronograma? Veja algumas dicas importantes que identificamos para ajudar você!

O que é um cronograma físico de obra?

O cronograma físico de obra é uma ferramenta bem conhecida no ramo da construção civil e de grande importância. Isso porque ele apresenta todas as fases ou etapas de um projeto, permitindo que o gestor tenha uma visão mais completa do seu empreendimento.

Com o cronograma você conseguirá organizar melhor o mapeamento de todas as atividades que deverão ser realizadas, além de listar e priorizar o trabalho, estimando o tempo de cada etapa, a necessidade de recursos, entre outras informações primordiais, garantindo que sua obra ficará dentro do prazo estipulado e ainda terá a qualidade aguardada pelo seu público.

Cronograma físico de obras e cronograma financeiro é a mesma coisa?

É comum que muitas pessoas acabem confundindo o cronograma físico de obras com o cronograma financeiro. Porém, é importante discernir os termos para saber qual ferramenta será mais útil no seu dia a dia.

Cronograma físico de obra

Demonstra o avanço da obra, sendo utilizado desde o planejamento da construção até a execução física da obra. Durante a fase de projeto, esse cronograma ajuda levantando dados históricos sobre empreendimentos semelhantes, o tempo de duração e o prazo de execução de cada atividade.

Já na fase de realização da obra, esse cronograma pode sofrer alterações. É comum que haja um novo documento comparando as expectativas com a realidade. Se a diferença entre os dois for muito grande pode ser que o planejamento inicial não tenha sido feito de forma adequada ou ainda que a mão de obra não esteja trabalhando no ritmo devido.

Além disso, fazer a comparação dos dois cronogramas permite que o gestor se organize melhor, economizando com materiais e recursos e ainda conseguindo tomar ações corretivas rapidamente, evitando maiores prejuízos.

Cronograma financeiro

Como o próprio nome sugere, ele está relacionado à parte financeira, indicando o quanto o empreiteiro terá de desembolsar para a construção. O ideal é fazê-lo durante o planejamento da obra, auxiliando no desenvolvimento do orçamento.

Após realizar o cronograma físico será mais fácil entender todas as atividades necessárias e, então, fazer o levantamento dos custos de cada uma delas, bem como dos recursos necessários. Com um bom cronograma financeiro e físico, é possível entender melhor as necessidades da obra e alocar corretamente os recursos, aumentando a produtividade das equipes e reduzindo o aumento do custo com hora parada.

Assim como no caso do cronograma físico, aqui também serão necessárias alterações com o decorrer da obra. Se o cronograma financeiro durante os trabalhos estiver adequado com o planejamento, é sinal de que a projeção foi feita adequadamente. Caso contrário, o gestor deverá tomar ações rapidamente ou poderá sofrer prejuízos financeiros com a construção.

Cronograma físico financeiro

É uma união dos dois tipos anteriores, agregando informações sobre o avanço da obra e também o quanto foi investido até o momento. Esse tipo de cronograma possui muitas vantagens, como:

• identificar rapidamente possíveis desvios no orçamento, permitindo uma ação corretiva rápida;
• melhor alocação de recursos (como equipamentos, mão de obra e materiais);
• melhora na produtividade;
• otimização do tempo do gestor durante a obra;
• melhora no monitoramento e controle da obra;
• permite que possíveis problemas sejam detectados rapidamente e melhora a tomada de decisão do gestor.

Por que usar o cronograma de obra?

Como você viu, existem vários tipos de cronogramas importantes em uma obra – e usá-los poderá fazer toda a diferença no gerenciamento do seu empreendimento, evitando que surpresas desagradáveis aconteçam no decorrer do processo.

O cronograma físico financeiro é uma ferramenta que traz possibilidades de gerenciar as etapas mais importantes da obra. Ele analisa o tempo de execução de cada tarefa, lista o que vem primeiro e o que fica para o final de acordo com prioridades e, principalmente, mostra o custo de cada atividade, evitando problemas com o caixa ou até prejuízo com a sua construção.

Quais as vantagens do cronograma físico de obra e financeiro?

Nós já listamos algumas vantagens de usar o cronograma físico de obras, em especial o cronograma físico financeiro. Veja algumas em detalhes.

Organizar o caixa

Saber exatamente quanto vai custar um serviço ou material é um diferencial que o cronograma físico financeiro tem. Com isso, o orçamentista tem a liberdade de analisar o fluxo de caixa com mais calma, fazer mudanças estratégicas, investimentos e evitar despesas desnecessárias.

Organizar o tempo

Por mostrar o começo, o meio e o fim de cada etapa, é possível definir prioridades, fazer mudanças e concentrar o foco da equipe em alguma tarefa emergencial. O cronograma também ajuda a planejar a compra de produtos e materiais com antecedência, o que evita que você prejudique o prazo final do seu projeto.

Garantir financiamento

Caso o projeto dependa de empréstimo de banco, a maioria exige que o construtor envie o cronograma físico financeiro junto com a planilha orçamentária e o memorial descritivo da obra. São documentos que mostram o planejamento financeiro e a garantia da devolução do empréstimo.

Passos eficientes para montar um cronograma físico financeiro

1- Defina as atividades e a EAP

Nesta etapa, você listará todas as atividades a serem realizadas no projeto. Mesmo que você não vá realizar um cronograma físico financeiro, mas outros que listamos acima, essa etapa continua sendo fundamental.

O objetivo é construir a Estrutura Analítica do Projeto (EAP) — tradução do termo inglês Work Breakdown Structure (WBS) — de forma que facilite a montar o cronograma para os próximos passos. Há 4 passos que você terá de tomar nessa etapa:

• analisar todo o projeto/plantas disponíveis;
• desdobrar o item maior em tarefas menores;
• considerar recorrer ao histórico de outras obras similares;
• contar com opiniões de terceiros, que sejam especializados.

2- Dê sequência e relacione as atividades

A melhor maneira de fazer isso é definindo o relacionamento entre essas ações, ou seja: qual precisa ocorrer primeiro. Nesse momento, você vai se deparar com a necessidade de estruturar quais delas tem uma relação de dependência. Para realizar esta etapa, é preciso considerar:

• fim com o início: são aquelas atividades que começam após o término de outras;

• início com início: atividades que devem ser iniciadas juntas;
• fim com fim: atividades que precisam ser finalizadas juntas;
• atividades que demandam mais tempo: é importante antecipar no cronograma as atividades que exigem um tempo maior para serem realizadas.

Um cuidado extra é pensar no “efeito dominó”, ou seja, o atraso em uma tarefa pode causar um atraso em todo o cronograma.

3- Estipule o tempo das atividades

O primeiro passo nesta etapa é estimar o tempo de cada atividade considerando o prazo final. É nesse momento que se inicia a atuação do gerenciamento: vamos supor que ao fim da análise, todo o projeto dure 30 meses e o que foi definido é a finalização em 26 meses.

Será a hora de voltar, item por item e rever cada um deles. Para chegar a um tempo mais preciso, você pode considerar:

• estimativas análogas: em uma obra semelhante que você tenha feito, o revestimento de fachada durou três meses, logo, você pode considerar três meses neste novo projeto;
• estimativas paramétricas: o piso cerâmico do apartamento de 120 m² foi feito em 7 dias, logo, no apartamento de 80 m², você pode considerar que levará 4 dias para ficar pronto;
• opinião especializada: consultar engenheiros e profissionais que atuam na área pode ser uma ótima saída, já que podem estimular prazos mais precisos para itens como fundações, parte elétrica e mão-de-obra;

Dica: sempre envolva as pessoas da equipe para ajudar a definir o tempo das atividades. Experiência conta neste item.

Outro ponto importante é pensar nos custos externos e internos de cada atividade, sempre garantindo que a quantidade de recursos identificada para determinada tarefa não ultrapasse o ponto ótimo de produtividade.

Por exemplo, em um dado momento da obra, o gestor poderá economizar com recursos de mão de obra, porém deverá estar atento que isso pode gerar uma queda na produtividade, fazendo com que o tempo estimado para o fim da atividade seja maior.

Não se esqueça ainda de estimar as possíveis intempéries, ou seja, as condições climáticas da época do ano em que a obra será feita, afinal esse pode ser um ponto significativo de atrasos e de gastos extras.

4- Escolha um software

A escolha de um bom software pode ser um diferencial, uma vez que a ferramenta tende a facilitar o trabalho, de forma prática e segura. Além, é claro, de auxiliar no gerenciamento e no monitoramento de todas essas informações, gerando relatórios precisos para tomadas de decisão.

5- Faça uma análise geral e do baseline

Com todos os itens acima definidos, é hora de fazer a última análise e gerar uma versão final do cronograma para dar start no projeto.

O baseline (ou linha de base) fornecerá informações importantes para você acompanhar o que estava previsto e o que foi realizado, apontando atividades que podem atrasar a obra ou que darão uma margem de folga.

6- Realize o cronograma físico financeiro da sua obra

De posse de todas as informações acima você terá o cronograma físico de obras. Para otimizar ainda mais o seu tempo ou ainda conseguir enxugar os custos, você poderá realizar o cronograma físico financeiro.

Cada fase planejada está ligada a um determinado custo (que já foi elencado durante a concepção da obra). Quando a execução do empreendimento começar, você poderá realizar um comparativo das projeções com a realidade, tanto do avanço físico, como também da parte financeira.

Esse comparativo e essa atualização constante é essencial para que o gestor consiga tomar decisões mais acertadas, tendo total domínio da obra, monitorando e controlando tanto o planejamento, como a execução das suas construções.

Com essas dicas, ficou mais fácil compreender a importância do cronograma físico de obras e também como realizá-lo?

Sobre o autor:

Blog Noventa, Com 30 anos de experiência no mercado, a 90t.i é uma empresa especializada no desenvolvimento de softwares para o setor de engenharia com reconhecimento nacional, atuando nos segmentos de construção, consultoria, fiscalização, gerenciamento, projetos e orçamento. Fundada em Belo Horizonte, Minas Gerais, a 90t.i prima pela inovação e pela qualidade dos produtos, oferecendo aos seus clientes sistemas completos, de fácil utilização e que trazem resultados satisfatórios. Por serem voltados exclusivamente para a engenharia, nossos softwares possuem características específicas que tornam mais simples, práticas e eficientes as atividades ligadas à execução de uma obra. Desde a fase de orçamentação e planejamento, passando por todo o gerenciamento das obras até a sua conclusão, os sistemas da 90t.i reduzem a necessidade do retrabalho e os custos envolvidos no processo. E-mail de contato: noventa@noventa.com.br.