Desvendando os tipos de tarefas no Microsoft Project

Resumo:

Uma das configurações que mais geram confusão em iniciantes no Microsoft Project é a configuração do tipo de cada tarefa, onde basicamente busca-se definir como a ferramenta se comportará e calculará duração, esforço e recursos diante das alterações que forem feitas no cronograma, entre os diversas opções que o software oferece.

Introdução:

Quando se fala no tipo da tarefa, em relação ao cronograma, normalmente tanto na literatura geral sobre projetos como também intuitivamente, define-se basicamente se uma tarefa é de duração fixa ou, se é orientada por empenho, ou seja, se recebe algum impacto na duração perante a inclusão de mais recursos.

Até este ponto, é relativamente intuitivo de se compreender e imaginarem exemplos práticos da teoria, mas, no entanto, o Microsoft Project oferece uma quantidade maior de possibilidades buscando estar o mais de acordo possível com a realidade do projeto, gerando um pouco de confusão aos usuários iniciantes (e também aos experientes).

As opções que o software oferece são as seguintes:

• Unidades fixas;
• Duração fixa;
• Trabalho fixo.

Um pouco confuso, certo?

 Entendendo a fórmula de agendamento

Antes de qualquer tipo de tarefa e explicação sobre este, é essencial que o leitor compreenda a simples fórmula que o Microsoft Project utiliza no calculo de seus agendamentos.

Trabalho = Duração x Unidades Atribuídas

Trabalho significa aqui a quantidade de esforço empenhada na tarefa, duração o espaço de tempo que a tarefa irá levar e, unidades a alocação de recursos na tarefa.

Quando selecionamos um tipo de tarefa no Microsoft Project basicamente estamos dizendo qual variável permanecerá fixa e, quais irão variar no caso de alteração em uma delas.

Definindo o tipo de uma tarefa;

Agora que temos um entendimento da fórmula utilizada para o agendamento de tarefas no Microsoft Project, mas, antes de uma explicação mais profunda sobre as configurações, veremos como configurar o tipo de uma tarefa e, para tal, primeiramente execute a sua cópia do Microsoft Project (Professional ou Standard 2010 ou 2013) e, siga o exemplo e explicação da figura a seguir.

Unidades fixas

O tipo “unidades fixas” significa basicamente que na fórmula de agendamento, a variável “unidades alocadas” se manterá intocável (a não ser que alteremos a mesma diretamente), ou seja, se definirmos que um determinado colaborador estará alocado 100% de seu tempo em uma tarefa e, alterarmos o esforço, restará a variável duração para ser impactada, ou vice-versa.

Exemplo prático:

Suponhamos que temos uma tarefa de “unidades fixas” em um determinado projeto chamada “Montar relatório de estudo de mercado” da qual temos a estimativa inicial de 5 dias e, na qual iremos alocar o colaborador José Bonifácio 100% do tempo disponível.

Logo após definirmos e configurarmos a tarefa no cronograma, teremos uma tarefa com a duração de 5 dias e, o esforço de 40 horas (a alocação é fixa e, alteramos a duração), assim com na figura a seguir.

Agora imaginemos que, depois de conversar com o José Bonifácio, o gerente do projeto foi informado que o estudo de mercado será mais complexo do que o imaginado e, precisará o dobro do tempo.

Sendo assim, após a alteração de 5 para 10 dias de duração, teremos o esforço total de 80 horas, levando em conta que as unidades são fixas e, sendo assim, o impacto será no esforço (já que estamos alterando a duração).

Uma nova possibilidade seria o gestor funcional responsável pelo José Bonifácio avisar ao gerente do projeto que o colaborador só poderia se envolver meio período no projeto devido a outras responsabilidades no setor dele.

Neste caso, após o gerente do projeto alterar as unidades do recurso para 50%, o Microsoft Project irá considera que a tarefa ainda precisará de 80 horas de esforço e, sendo assim, levará o dobro da duração.

Por fim, se o gerente do projeto tivesse sido avisado logo no início que o José Bonifácio só poderia trabalhar meio período (50%) e, tivesse a estimativa inicial de 5 dias de trabalho, o Microsoft Project interpretaria que, a tarefa poderia ficar pronta com 5 dias de trabalho em meio período e teria o esforço total de 20 horas.

Duração Fixa

Neste tipo, a variável de duração é que será fixada na fórmula de agendamento e, sendo assim qualquer alteração, que não seja na própria duração, irá impactar ou no esforço ou no nível de alocação dos recursos (unidades).

Exemplo prático:

Imaginemos inicialmente que temos uma tarefa em um determinado projeto que se chamar “Realizar reunião de montagem de cenários viáveis” no qual alguns participantes irão exaurir ao máximo os possíveis cenários viáveis para um determinado produto a ser criado com o projeto.

Esta tarefa tem a estimativa inicial de que levará 1 dia dedicado de uma equipe selecionada para a análise em conjunto e, ao criarmos a tarefa como “duração fixa” e definirmos a duração como 1 dia, mesmo que ainda sem os recursos alocados, esta ficará com o esforço total a zero (pois ainda não tem recursos), assim como na figura a seguir.

Após a liberação dos recursos, o gerente do projeto é informado que poderá contar para esta tarefa com os recursos José Bonifácio, João Pedroso e Maria Joaquina em tempo integral e, sendo assim, a tarefa terá o esforço total definido como 24 horas pela ferramenta (8 horas de cada recurso).

Imaginemos agora que, no dia antes da reunião o gerente do projeto é informado que, a colaboradora Maria Joaquina terá um imprevisto pessoal e, poderá estar presente somente pela manhã e, desta forma, após alterar a alocação da colaboradora para 50%, o esforço total da tarefa será definido como 20 horas pela ferramenta (meio período a menos de trabalho).

Por fim, o gerente do projeto poderia chegar a conclusão que, para suprir a falta da colaboradora Maria Joaquina pelo período da tarde, os outros colaboradores precisariam trabalhar algumas horas extras para alcançarem as 24 horas de esforço definidas anteriormente.

Desta forma o gerente de projeto, após alterar o percentual de alocação do José Bonifácio e João Pedroso (25% a mais para cada um) chegaria às 24 horas de trabalho necessárias e, também receberia um aviso de sobre alocação do Microsoft Project assim como exibido na figura a seguir.

Trabalho fixo

Por fim, se definida uma tarefa como “trabalho fixo”, o Microsoft Project entenderá que a variável trabalho (esforço) não deve ser alterada por alterações em outras variáveis. Ou seja, é uma tarefa controlada por empenho.

Exemplo prático:

Suponhamos que em um determinado projeto de construção de uma casa temos uma tarefa chamada “Construir muro do jardim interno” e que tal tarefa foi orçada com 16 horas de um pedreiro.

Desta forma, o líder do projeto ou proprietário da casa, define em seu cronograma a tarefa de trabalho fixo com 16 horas e, adiciona o pedreiro “João Pedroso” para executar a tarefa em tempo integral e, desta forma, a duração da tarefa será definida como 2 dias (o recurso dispõe de 8 horas diárias de disponibilidade no máximo).

Depois de pensar mais a respeito, o líder do projeto, lembra que precisa concluir esta tarefa em somente um dia para alinhar a conclusão com a chegada da equipe de jardinagem e mudas de orquídeas que serão plantadas no jardim.

Deste forma, devido à baixa complexidade da tarefa, o líder do projeto decide que pode contar com um dia de trabalho de um marceneiro que já levantou alguns muros antes e, desta forma após adicionar o marceneiro José Bonifácio na tarefa, a duração será reduzida para 1 dia pelo Microsoft Project.

Vale sempre lembrar que, tal procedimento pode nem sempre estar alinhado com a realidade e, as horas cairão pela metade “na vida real” se a complexidade da tarefa for relativamente baixa, possibilitando o “efeito mutirão”, ou, se o nível dos recursos / especialização forem equivalentes (excluindo-se o aumento na complexidade na coordenação que pode surgir com mais de um recurso trabalhando).

Conclusão:

Fica claro com os exemplos e detalhes explicados nos tópicos anteriores que, a definição e entendimento do tipo correto de tarefa são cruciais para o alinhamento do comportamento e cálculos do Microsoft Project com as reais necessidades do projeto e, também para evitar confusão no momento de alterar o cronograma.

Por fim, o leitor deve ter notado que, toda tarefa de “trabalho fixo” é necessariamente “controlada por empenho” e, que no caso dos outros tipos, existe a opção de configurar como “controlada por empenho” também.

O comportamento exibido pelo Microsoft Project nestes casos será assunto de um próximo artigo complementar.

Sobre o Colunista: Eduardo Levenfeld; Microsoft Certified Professional em Project Professional e Project Server, Certified Scrum Master, MBA em Finanças e Controladoria e Bacharel em Sistemas de Informação. Possui 10 anos de experiência em TI em diversos segmentos no mercado, como Varejo, Desenvolvimento de Software, Comunicação, Manufatura e Construção. Atuou como gerente/líder de diversos projetos de Implantação de sistemas ERP, EPM & PPM, Desenvolvimento de Software/Web, Mapeamento e melhoria de processos, criação de escritórios de projetos para empresas nacionais e multinacionais e, também como instrutor em cursos de Microsoft Project e Project Server.

E-mail de contato: eduardo.levenfeld@gmail.com

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