Atrasos em projetos! Como lidar

Manter o cronograma de execução de um projeto é uma das tarefas mais complexas e importantes que o gerente do setor deve encarar. O motivo é simples: na totalidade das vezes, o andamento das ações não depende apenas dele, mas de todos os agentes envolvidos, do desenvolvedor ao cliente.

Diante deste quadro, criou-se uma cultura em que o atraso é algo aceitável – mesmo o cliente já entende, antes de começar o projeto, que é provável que o prazo de entrega não seja respeitado. Por outro lado, é de conhecimento geral que atrasos não resultam apenas em arranhões na imagem da empresa, mas também em desperdício de dinheiro. Desta forma, levando-se em conta que atrasos irão acontecer, como sua empresa pode se proteger para que o impacto seja o menor possível? Nos próximos parágrafos, abordaremos essa questão tão crucial para a boa gestão de projetos. Acompanhe conosco:

Afinal, por que projetos atrasam? Confira quais são as principais razões para este problema

Antes de tentar consertar os problemas gerados por atrasos, precisamos entender o que leva um projeto a atrasar. Ainda que cada projeto possa ter seus próprios motivos e peculiaridades, a maioria dos atrasos é gerada por um escopo mal definido e prazos mal estimados. Ou seja, a responsabilidade nesses casos, tende a ser do gestor do projeto que muitas vezes não conhece seu time ou não entendeu as necessidades do cliente – ou mesmo ambos.

Dentre outras razões comuns que levam projetos a estourarem seu prazo de execução estão recursos humanos insuficientes, atrasos no início das atividades, atraso de fornecedores, qualidade abaixo do planejado, excesso de burocracia e riscos que se tornam realidade. Identificar esses motivos no seu projeto, neste sentido, é o primeiro passo importante para lidar com os atrasos.

Meu projeto atrasou. O que fazer agora?

O projeto já está atrasado e, se você continuar pelo mesmo caminho, o fato é que nada fará com que seu time acelere as ações. Nesse tipo de situação, caberá ao gerente tomar atitudes e lançar mão de estratégias que insiram novamente o projeto dentro do cronograma.

Uma boa solução nesse contexto é começar fazendo um remanejo dos recursos humanos na sua organização, verificando se há colaboradores desempenhando funções que não são fundamentais para este momento crítico. A partir daí, é importante deslocá-los para as atividades mais relevantes, com o intuito de impedir que o atraso se prolongue ainda mais.

Redefina também o escopo para tentar entregar algo minimamente tangível dentro do prazo. Muitas vezes, uma versão mais simples já deixará o cliente satisfeito enquanto o restante é entregue.

Refaça, ainda, o planejamento de custos e tenha certeza de que mais pessoas envolvidas não significará estouro do orçamento: sempre que possível, mantenha uma margem para atrasos no plano financeiro do projeto. Por fim, monte um plano de ação e coloque as estratégias elaboradas em prática. Lembre-se que cabe ao gerente tomar a iniciativa de manter o projeto dentro do prazo!

O que fazer para evitar atrasos

Remediar atrasos é possível, mas não deve se tornar rotina. Estar sempre “correndo atrás do relógio” fará sua equipe se desgastar e, aos poucos, os resultados já não serão tão satisfatórios. Assim, crie metodologias que permitam manter os projetos em dia. Conheça profundamente seu time e saiba o quanto eles poderão render. E, principalmente, não prometa prazos que não possam ser cumpridos, ainda que isso signifique perder alguns clientes.

A reputação da sua empresa é construída através da soma de pequenos detalhes, e sem dúvida alguma o comprometimento com prazos é um dos principais. Com os cuidados e ações tratados neste artigo, será possível lidar com atrasos de maneira produtiva e eficiente, visando não repeti-los.

Sobre o Colunista: Hayala Curto, CEO da Seed e idealizador do software NetProject. Principal acionista da empresa, Hayala é mestrando em Informática pela PUC Minas, graduado em Ciência da Computação e tem MBA em Gerência de Projetos e Gestão Empresarial pela FGV. Tem mais de 15 anos de experiência coordenando projetos de TI. Especialista em plataforma WEB e Business Inteligence. Participou da criação e do desenvolvimento de diversos DataWarehouses e aplicações WEB corporativas para clientes como a Telemig Celular, Vale, Prefeitura de Betim, CEMIG, entre outros. É membro do PMI, Project Management Institute, atuante no capítulo de Minas Gerais, desde 2004.

E-mail de contato: contato@seedintelligence.com / http://www.seedintelligence.com

Se você tem comentários, sugestões ou alguma dúvida que gostaria de esclarecer, aproveite o espaço a seguir.