Aplicação do Mapa de Comunicação em Gerenciamento de Projetos

Resumo: O processo de comunicação perante à gestão de projetos rege o conceito do real interesse dos stakeholders, de modo que todas as informações detalhadas sejam direcionadas no momento e na designação correta. É importante abordar as etapas do gerenciamento da comunicação para entrelaçar o mapeamento do macro fluxo do processo como um todo. O estudo é baseado no planejamento estratégico de todas as informações necessárias para posterior distribuição e gerenciamento das informações que devem ser coletadas, analisadas e expostas através de relatórios de desempenho. As dificuldades encontradas pelas organizações e/ou gerentes de projetos são estritamente ligadas à questões culturais e deficiência da liderança baseada nos grupos ou setores dos projetos. Visando um melhor entendimento do contexto geral de “comunicação” a abordagem sistêmica das etapas do projeto foi usufruída afim de evitar falhas comuns no processo de filtragem  de informações necessárias para um projeto bem sucedido através do mapa de comunicação.

1. Introdução

A comunicação no gestão de projetos visa um planejamento das comunicações de modo que a determinação das necessidades de informações e comunicações das partes interessadas do projeto sejam eficazes. Esse processo visa garantir a geração, coleta, disseminação, armazenamento e disponibilização das informações do projeto.

A cultura de uma empresa está diretamente ligada ao conjunto de valores, crenças e padrões de comportamento que formam a identidade de uma empresa e que, por conseguinte, determinam a forma como a empresa formula seus objetivos e empreende ações para atingi-los que são designados através da comunicação que constantemente sofre com as dificuldades obtidas no durante do projeto.

De certo modo, as barreiras encontradas pelas organizações para efetivação dos canais de comunicação tem se mostrado cada vez menores perante a necessidade da interação e rapidez dos processos, visando assim desempenhos cada vez maiores na execução dos projetos.

Os meios de comunicação utilizados de maneira errônea ou descontrolada pode acarretar grandes falhas no processo em geral. Por isso serão evidenciadas as etapas da gestão da comunicação utilizadas no gerenciamento de projetos.

A gestão da comunicação é baseada através das dimensões, canais e meios de informações que são transmitidas pelo plano de comunicação ou “mapa de comunicações” que após aplicadas são aferidas pelo relatório de desempenho para que todos os envolvidos no processo possam usufruir da comunicação da maneira e quantidade necessárias para a gestão do projeto.

2. Problema

Dentre as dificuldades em atingir os objetivos da comunicação nas organizações, a passagem e troca de informações na gestão de projetos talvez seja o que mais se evidencia. É preciso averiguar de forma mais detalhada para um outro nível inerente ao processo de comunicação, sendo basicamente a promoção do alinhamento entre os objetivos dos diversos atores organizacionais e os objetivos estratégicos da organização.

A Conscientização dos envolvidos e a direcionamento correto do fluxo das informações obtém grande valia para o sucesso de uma gestão da comunicação que subjetivamente atingirá os objetivos dos envolvidos.

3. Objetivos

O plano de gerenciamento das comunicações tem como seu principal objetivo identificar e formalizar os requisitos de comunicação dos envolvidos e responsáveis pelo projeto. Sendo expressamente necessários a abordagem da forma, conteúdo e o nível de detalhes que serão comunicados.

O gerente de projeto obtém o melhor de sua equipe quando os membros da equipe compreendem completamente as decisões que as afetam e as respectivas razões dessas decisões. As pessoas devem saber, basicamente:

O que deve ser feito e por que; seu desempenho em relação ao esperado e sua situação profissional. De modo que o fluxo de informações consiga percorrer todos os caminhos do projeto.

• Objetivo Geral

Demonstrar as etapas do gerenciamento das comunicações no projeto: Identificação dos stakeholders (em inglês stake significa interesse, participação, risco. Holder significa aquele que possui. Assim, stakeholder também significa parte interessada ou interveniente).

• Objetivos Específicos

Planejar comunicações; Distribuir as informações; Gerenciar as expectativas dos stakeholders.

4. Justificativa

De acordo com Vargas (2006) o cronograma dos eventos de comunicação deve ser feito de forma a impedir que o excesso de reuniões atrapalhe o andamento dos trabalhos e que o excessivo espaçamento entre as reuniões cause falhas de comunicação ou erros decorrentes dessas falhas. Esse processo deve ser realizado de acordo com um estudo detalhado de toda a atuação dos envolvidos de modo que cada etapa possa ser realizada com a comunicação devida.

5. Hipótese

 A aplicação do plano de comunicações baseado em atividades em uma organização, leva os gestores a conhecer melhor o reflexo do projeto perante as etapas e os setores envolvidos. Ressalta-se, porém, que fazer com que todos os membros da equipe de projeto compreendam o que deverá ser alcançado e, mais importante, o direcionamento e frequência de informações.

6. Desenvolvimento

O Plano de Gerenciamento de Comunicações deve deixar claro a forma, a periodicidade e o destino de cada tipo de comunicação ao longo do projeto o nome da pessoa que elaborou o documento, a ocasião em que o documento foi elaborado como reunião de trabalho, comunicação rotineira, chamada de alerta para processo além de outras ocasiões. O cronograma de reuniões do projeto juntamente com os modelos de formulários de comunicação, visando a padronização da comunicação. Ambiente técnico de emissão e distribuição da comunicação agregado à relação de destinatários preferenciais (stakeholders). Registros de alterações de documentos.

Um fator importante para elaboração do cronograma de comunicação é a análise de relatórios onde o andamento e a previsão de trabalho sejam claramente demonstrados. A gestão de comunicação deve ser feita com caráter criterioso para que a evolução do fluxo não se estenda aos setores que não necessitam da informação, do mesmo modo que os responsáveis não deverão ser “desfavorecidos” pela falta ou inexistência de informação.

O gerente do projeto deve providenciar que toda a comunicação referente ao andamento do projeto seja corretamente arquivada e disponibilizada aos stakeholders quando necessária.

Modernamente, meios eletrônicos de arquivamento são utilizados de forma a manter pastas de documentos eletrônicos. Entretanto, nada substitui a documentação física, notadamente nos casos de divergência que levem ao entendimento entre as partes através do recurso judiciário.

Com o crescente aumento da intensidade de comunicação entre pessoas, processo mediado pelo uso extensivo da tecnologia, novas formas de comunicação são criadas e aperfeiçoadas a cada dia.

Não podemos mais entender as comunicações apenas como o contato mediante voz ou escrito. Meios de contato como o e-mail, e, mais recentemente, ferramentas via web devem ser levados em consideração, muito embora vários dessas formas de comunicação careçam da formalidade exigida no plano de comunicações do projeto.

Para Carvalho (2007) o gerenciamento de projeto é muito mais do que um conjunto de normas e procedimentos a serem seguidos, pois envolve a todo o momento a comunicação entre os envolvidos. Gestão de projeto é uma cultura e, para se ter excelência nesse âmbito, é importante entendê-la, absorvê-la e incorporá-la ao dia-a-dia da organização.

Para aplicação de todo o processo de informações envolvidas no projeto é utilizado o mapa de comunicação “Figura 1” que determina quais os documentos serão evidenciados na comunicação, para quais stakeholders, em que frequência e por qual meio. Ela deve estar presente dentro do plano de comunicação do projeto. Para um melhor entendimento, observe a matriz abaixo.

Figura 1- Mapa de Comunicação
(Fonte: Revista PM – Ed.37)

O objetivo mais importante da eficácia da comunicação em projetos é reduzir riscos, e ter a comunicação como principal aliada em todos os processos de um projeto.

Existem barreiras à comunicação e consequentemente elas impactam significativamente o bom andamento das atividades dentro de um projeto causando grandes prejuízos e até inviabilidade de um projeto tecnicamente viável e lucrativo.

Os gestores de projetos devem buscar auxilio a uma assessoria de comunicação para implantar estratégias e políticas de comunicação, porque é necessário ter o processo de comunicação inserido na estratégia da organização, profissionais de jornalismo, relações públicas são exemplos de excelentes formadores de estratégias de comunicação. Eles têm capacidade para inserir nas estratégias de comunicação formas de amenizar impactos negativos gerados pelas barreiras da comunicação principalmente em situações emocionais.

Segundo Kerzner (2006) uma ferramenta importante são às reuniões que devem ter estratégias especificas, excesso de reuniões não implica em uma equipe de projetos bem conectada, ausência de estratégia para reuniões podem gerar desencontros de informações ocasionado atrasos em alguns processos impactando no cronograma de um projeto. Na elaboração da estratégia das reuniões devem-se traçar periodicidades corretas para cada processo e também a participação de integrantes que correspondem ao processo a ser tratado, ou seja, cada reunião deve ter uma finalidade especifica. Reuniões globais devem ter periodicidades maiores e tratar informações gerais do projeto onde requer a participação de todos com mesma intensidade. Nessas reuniões são apresentadas relatórios que contemplam o avanço de todos os processos do projeto, confrontando com cronograma elaborado, desvios encontrados devem ser tratados em reuniões especificas, com objetivo de se ter mais agilidade na resolução e até na preservação de determinados processos e membros do projeto.

Os gerentes de projetos também devem executar uma analise e elaborar estratégias para comunicação com clientes e fornecedores, no caso de cultura com certeza haverá diferenças e com abrangência para língua. Acessos devem ser criados e ou customizados para interligar setores e empresas diferentes. Em muitos casos deve se criar uma canalização única dentro da equipe para a comunicação com esses integrantes do projeto para evitar duplicidades ou falta de informações.

7. Conclusão

O mapa de comunicação evidencia através de um conceito de integração o quantidade certa de informações que serão necessárias para que seja alcançado o sucesso de um projeto. A comunicação deve ser padronizada no mais alto nível com objetivo de minimizar as diferenças como: culturas, linguagens, conhecimentos e etapas do projeto. O planejamento da comunicação também deve conter uma organização sobre o conteúdo da comunicação por competências dentro de um projeto, o receptor não pode ter problema de entendimento técnico de uma proposta, laudo ou escopo de um comunicado do emissor.

Através desse entendimento, os gerentes de projetos devem cuidar com atenção a comunicação na área, evitando a desagregação da equipe e /ou informações equivocadas. Sendo assim, duas alternativas podem ser sugeridas caso o gerente do projeto não se sinta capacitado a solucionar os desafios que o planejamento e a execução da comunicação demandam, ou ele procura desenvolver as competências requeridas por este processo ou delega a alguém de reconhecida e formal competência a função de cuidar da comunicação.

Os problemas enfrentados através das barreiras de comunicação são demonstrados nas mais diversas formas possíveis, que se aplicada a uma gestão de eficiência certamente serão banidas do projeto ocasionando a integração das etapas e a excelência da organização pois, os líderes de equipes de sucesso se destacam não apenas por evidenciar seus saberes mas também por reconhecer seus limites através das dificuldades do dia a dia.

NOTA DO PORTAL PMKB: faça download de modelo de Matriz das Comunicações versão 5W2H.

 8. Referências Bibliográficas

• CARVALHO, M.M. & MIRANDOLA, D. A comunicação em projetos de TI: uma análise comparativa das equipes de sistemas e de negócios. Revista Produção, v.17, n.2, 2007, p.330-342, São Paulo.
• CARVALHO, M. M. & Rabechini Jr, R. Construindo Competências para Gerenciar Projetos: Teoria e Casos. Editora Atlas, 2005.
• CHAVES, Lúcio Edi, et al. Gerenciamento da comunicação em projetos. 3 ed. Rio de Janeiro: FGV, 2008.
• KERZNER, harold , PH. D., Gestão de Projetos As melhores Práticas, 2ª edição, Editora Bookman, 2006.
• NOCÊRA, R. J. Gerenciamento de Projetos: Teoria e Prática. 1ª ed. São Paulo: Ed. do Autor, 2009.
•  QUERUBINA, Shirlei. Apostila Engenharia e Planejamento, Volume 1; IETEC; 2014.
• VARGAS, RICARDO VIANA. Gerenciamento de Projetos: Estabelecendo diferenciais competitivos. Rio de Janeiro:Ed. Brasport, 2005.

Os Autores:

Robson Rodrigues Pinheiro Sousa e Éder Cruz

Contexto: o presente trabalho é resultado de pesquisa realizada com alunos da turma 5 do curso em MBA Gestão de Projetos da Faculdade Pitágoras de Betim com professor Ítalo Coutinho.

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