Matriz de Responsabilidades para o gerenciamento de projetos

Resumo: Este artigo tem como objetivo mostrar um pouco da importância da utilização da matriz de responsabilidade no desenvolvimento de um projeto, tendo como finalidade formalizar os papéis e responsabilidades atribuídas a cada pessoa em cada atividade durante a execução de um determinado projeto.

1. Introdução

Projeto e um esforço temporário tendo data para começar e terminar empreendido para criar um produto serviço ou resultado, e um empreendimento com objetivo bem definido, que consome recursos sobre pressões de prazo, custo e qualidade, são consideradas atividades exclusivas. Um projeto tem restrições: escopo, custo, e tempo, ou seja, temos que ter um equilibrio entre eles.

Todos projetos devem ser gerenciados de forma especializada para assim apresentarem os resultados, aprendizados e integração necessários para as organizações dentro do prazo e do orçamento previsto.

Gerenciamento de projeto e uma forma sistematica de fazer com que um projeto seja realizado usando conhecimento, habilidade, ferramentas e tecnicas com o objetivo de atender os requisitos do projeto.

Para um projeto ser bem sucedido e preciso que ele seja realizado conforme o planejamento.

Dentro do gerenciamento do projeto inclui processos que organizam e geranciam a equipe do projeto que consiste nas pessoas que possuem papéis e responsabilidades designadas para a conclusão do projeto.

Para deixar de forma clara que cada trabalho tenha um responsável e para que todos os membros da equipe entendam seus papeis e responsabilidade e usado como documento uma matriz de responsabilidade.

A matriz de responsabilidade e usada para demonstrar as conexões entre pacotes de trabalho ou atividades e os menbros da equipe do projeto, mostrando todas as atividades, ajudando a garantir que apenas uma pessoa seja responsável por cada tarefa para evitar confusão.

2. Problema de Pesquisa

De acordo com o contexto apresentado o problema de pesquisa se traduz na seguinte questão: como a utilização da matriz de responsabilidade tem contribuido no gerenciamento dos recursos humanos no desenvolvimento de um determinado projeto¿

 2.1 Hipóteses

Acredita-se que em projetos com alguma dimensão que normalmente envolve diversos participantes com responsabilidades pela criação e aprovação dos entregaveis e coviniente definir uma matriz de responsabilidade, pois ajudara a estabelecer as expectativas e a assegurar que as pessoas sabem e entendem o que se espera delas. A matriz de responsabilidade permite descrever o papel e responsabilidade de cada um dos participantes.

3. Objetivo Geral

Compreender a importância da utilização da matriz de responsabilidade no gerenciamento dos recursos humanos dentro de um projeto.

3.1 Objetivo Especifico

• Entender a importância da utilização da matriz de responsabilidade.
• Conhecer os tipos de matriz de responsabilidade.
• Entender como utilizar uma matriz de responsabilidade.

4. Justificativa

Atualmente tem compreendido a importância de deixar de praticar de forma informal o gerenciamento de projetos dentro das organizações, pois tem se entendido que projetos gerenciados de forma especializada apresentam os resultados, aprendizados e integrações necessária para as organizações dentro do prazo e orçamento previsto.

O gerenciamento dos recursos humanos do projeto inclui os processos que organizam e gerenciam a equipe do projeto.

A pesquisa desse trabalho se justifica pela importância do tema, devido a necessidade de clareza das responsabilidade dentro de um determinado setor, para que fique bem explicito o que cada um tem que fazer.

5. Desenvolvimento

Grandes projetos normalmente envolvem muitas pessoas que possuam algum papel no processo de criação e de aprovação das entregas do projeto.

Os papéis e as responsabilidades a serem definidas é um passo fundamental para o desenvolvimento das diversas atividades planejadas para o projeto.

Existem alguns formatos para documentar os papeis e responsabilidades dos membros da equipe.

• Grafico hierárquico: O organograma e utilizado nas organizações para representar as relações hierárquicas, cargos e as posições ocupadas, distribuição dos setores e unidades funcionais.
• Grafico matricial : a matriz de responsabilidade surge como uma importante ferramenta de apoio no gerenciamento dos recursos humanos e das comunicações, tendo como objetivo proporcionar clareza e chegar a um acordo sobre quem faz o que. Isso ajuda a estabelecer as expectativas e a assegurar que as pessoas sabem e entendem o que se espera delas. Pode ser utilizado  uma matriz  mais simples ou mais elaborada.

Um exemplo de matriz de responsabilidade e a matriz RACI:

• “R” – Responsible – responsável pela execução da tarefa, podem ser uma ou mais pessoas designadas a executarem a tarefa.
• “A” – Accountable – prestador de contas . Havera somente uma pessoa designada para esse papel.
• “C” – Consulted – Consultor da tarefa, são as pessoas com maior “know how” sobre determinados assuntos, responsáveis por fornecerem informações uteis para a conclusão da tarefa. A comunicação com esse grupo sera de duas vias.
• “I” – Informed – Pessoas informadas sobre o progresso e status da tarefa. A comunicação com esse grupo sera de mão unica.

O RACI e muito importante quanto tem na equipe recursos internos  e externos, pois garante divisões claras de papeis e expectativas.

A matriz de responsabilidade tem como finalidade formalizar os papéis e responsabilidades durante um projeto. Com a matriz fica claro quem é o responsavél pelo processo e quem são os demais envolvidos, evitando assim confusões, e recomendado ter apenas um papel atribuido a cada pessoa em cada atividade.

Esta envolve ao gerenciamento humano do projeto a fim de garantir que cada elemento do projeto saiba claramente qual sua ativade a ser cumprida.

seguir evidente.

Segue a tabela de atribuição de responsabilidade.

Tabela Matriz de Responsabilidade:

• Aceita o resultado do trabalho (deliverable);
• Controla o trabalho que será realizado;
• Envia informações;

N- È notificado do início ao fim do trabalho;

R- Responsabiliza pela execução ;

S- Recebe informações;

V- Valida o resultado do trabalho;

Quando as responsabilidades de membros da equipe requer descrições de trabalhos pode ser especificadas em formato de texto, de uma lista organizada ou formulário, através desses documentos e fornecido informações como responsabilidade, autoridade,competência e qualificações.

 9. Conclusão

Conclui-se que no desenvolvimento de um projeto e extremamente importante a utilização de formatos para documentar os papéis e responsabilidade dos membros da equipe.

O organograma representa as relações hierárquicas, cargos e as posições ocupadas, distribuição dos setores e unidades funcionais. A matriz de responsabilidade,possibilita deixar de forma clara quais são os papeis e responsabilidades de cada membro envolvido no projeto.

 Pelo fato da matriz de responsabilidade ser um documento os envolvidos no projeto são obrigados a se comprometer com a atividade que lhe e designado. Dessa forma o projeto tem mais possibilidade de ser concluido no prazo estabelecido e atender os objetivos propostos.

NOTA DO PORTAL PMKB: faça download de modelo de Matriz de Responsabilidades RACI.

 10. Referências Bibliográficas

• Gerenciamento  de Projeto.2005, Ricardo Viana Vargas, 6ª edição
• Gerenciamento de Projetos.2008.Xavier, Carlos Magno da Silva,2ª edição.Editora Saraiva.
• https://brasil.pmi.org/brazil/aboutus/whatisprojectmanagement.aspx.Acesso24/08/2014
• Matriz de responsabilidade/Tenstep. Disponivel em tenstep.pt/matriz-de-responsabilidade/ Acesso 24/08/2014
• PMBOK, Um guia do conjunto de conhecimentos em gerenciamento de projetos,4ª Edição: Project Management Institute, 2004.Capítulo 9 , Gerenciamento dos recursos humaqnos do projeto; p. 181-.203
• PMKB, Project Management Knowledge Base, Matriz de responsabilidade. Disponível em https://pmkb.com.br/?dlm_download_category=gestao-de-projetos-download. Acesso 07/07/2014

As Autores:

Celmara Cláudio e Vanessa Leila da Costa

Contexto: o presente trabalho é resultado de pesquisa realizada com alunos da turma 5 do curso em MBA Gestão de Projetos da Faculdade Pitágoras de Betim com professor Ítalo Coutinho.

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