Gestão de Portfólio no Project Server 2013: Uma visão geral

Um dos grupos de funcionalidades mais empolgantes da solução Microsoft Project Server 2013 é o de Gestão de Portfólio.

Se combinado com a utilização e configurações devidas dos projetos e recursos, podemos tomar melhores decisões a respeito dos projetos propostos e/ou já em execução, ao passo entendemos e decidimos melhor a respeito dos investimentos, recursos empregados e retorno esperado.

Este é um primeiro artigo de uma série em que vou detalhar mais a fundo cada umas funcionalidades e atividades da gestão de portfólio dentro do Microsoft Project Server 2013.

Se você ainda utiliza o Microsoft Project Server 2010 em sua empresa, estes artigos também lhe servirão.

Para um primeiro artigo, minha pretensão é lhe fornecer uma visão geral do módulo de gestão de portfólio (PPM).

Por onde começar

Se você não conhece nada do módulo, comece acessando normalmente a sua interface web do Microsoft Project Server, também conhecida como PWA (Project Web App) e, dê uma olhada no menu esquerdo lateral (quick launch/início rápido).

Logo abaixo do tópico “Strategy/Estratégia” temos 3 outros links, sendo estes os que compõe o nosso módulo de gestão de portfólio dentro do Microsoft Project Server 2013.

Vamos então, ter uma visão geral de cada um destes e, não se preocupe em relação ao texto mais raso neste momento, pois, nossos próximos artigos cobrirão cada um em detalhes…

Driver Library / Biblioteca de Objetivos Estratégicos

Quando falamos de “Objetivos Estratégicos” dentro do Microsoft Project Server, estamos nos referindo aos critérios de seleção de projetos definidos e utilizados pela sua governança de gestão de portfólio de projetos.

Estes “Objetivos Estratégicos” (ou critérios de seleção se preferir assim) serão a base para quando você for realizar a criação de cenários de portfólio para análise, pois ajudarão a termos definido o nível de contribuição de cada projeto com os objetivos da empresa ou unidade de negócio.

Driver Priorization / Priorização de Objetivos Estratégicos

Evidentemente nem todos os objetivos em o mesmo peso para a estratégia da empresa e, sendo assim, aqui conseguimos facilmente realizar a pesagem / comparação entre os “Objetivos Estratégicos” (critérios de seleção de projetos) e medirmos matematicamente como está a coerência de nosso julgamento.

Portfolio Analyses / Análise de Portfólio

Tendo critérios de seleção bem definidos e priorizados, nós conseguimos com esta funcionalidade, criar cenários de tomada de decisão quanto aos componentes / mix de nosso portfólio de projetos tendo em vista fatores como:

• Investimento,
• Retorno Estratégico,
• Limite de Orçamento,
• Capacidade de Trabalho;
• Necessidades de Contratação.

Além de conseguirmos gerar uma série de visões interessantes (fronteira eficiente, gráfico de bolhas, etc.).

Visão geral do processo

Consolidando brevemente o que falamos sobre as funcionalidades e, colocando numa sequência, temos um fluxo semelhante ao da próxima imagem.

1. Definimos e criamos nossos critérios de seleção de projetos (chamados de objetivos estratégicos no Project Server),
2. Realizamos uma comparação / pesagem entre os critérios,
3. Definimos o impacto de cada projeto em relação aos critérios,
4. Utilizamos a funcionalidade “Análise de Portfólio” para criar e analisar diversos cenários para tomada de decisão quanto ao mix de projetos.

Espero que tenham gostado e, vejo vocês no próximo artigo da série, onde entenderemos melhor sobre critérios de seleção e como cria-los dentro do Microsoft Project Server.

Sobre o Colunista: Eduardo Levenfeld; Microsoft Certified Professional em Project Professional e Project Server, Certified Scrum Master, MBA em Finanças e Controladoria e Bacharel em Sistemas de Informação. Possui 10 anos de experiência em TI em diversos segmentos no mercado, como Varejo, Desenvolvimento de Software, Comunicação, Manufatura e Construção. Atuou como gerente/líder de diversos projetos de Implantação de sistemas ERP, EPM & PPM, Desenvolvimento de Software/Web, Mapeamento e melhoria de processos, criação de escritórios de projetos para empresas nacionais e multinacionais e, também como instrutor em cursos de Microsoft Project e Project Server.

E-mail de contato: eduardo.levenfeld@gmail.com

Se você tem comentários, sugestões ou alguma dúvida que gostaria de esclarecer, aproveite o espaço a seguir.