Defenda o financiamento de seu projeto!

Resumo do Artigo

Uma grande tarefa antes mesmo de um projeto iniciar é conseguir prever e identificar se as entregas que serão produzidas pelo projeto serão satisfatórias e de fato entregar os benefícios esperados pela empresa, sejam eles benefícios monetários propriamente ditos ou benefícios de estratégia de mercado na qual a empresa possa estar considerando naquele momento seja ele com a obtenção de lucro ou não, pode ser interessante entregar algo que não há um retorno financeiro, talvez um novo posicionamento. Avaliar e aprovar o que fará parte do portfólio também requer esforços, é desenvolver uma entrega (pré projeto) para o futuro projeto que deverá ser planejado e construído.

Texto Principal

Dentro de um conceito mais adequado para o gerenciamento um projeto só poderia ser aprovado para seu início somente caso o mesmo atenda e contribua com os objetivos estabelecidos pela empresa, na qual suas entregas afetem diretamente ou complementem a ponto de que o que está definido como sua missão traga o benefício, o que em resumo onde todos os projetos devam estar alinhados com os objetivos estratégicos da empresa. E analisar todas as necessidades ou carências que surgem e filtrar tudo isso é importante a utilização de documentos que formalizem e comprovem a sua real necessidade, informando uma gama de dados e análises que dê embasamentos e direcionem para as suas avaliações e uma aprovação esperada para o seu início.

Formalizar essa necessidade é trabalhoso e talvez por isso em muitos projetos esse levantamento não acontece, simplesmente porque talvez pela dinâmica do interessado possa achar que já se tem o conhecimento suficiente do que se quer entregar e que tudo poderá se resolver em reuniões para explicações superficiais e não ache que seja importante detalhar o que o projeto trará de benefícios, quanto tempo de retorno e com a idéia de que está tudo tão claro e que o produto/serviço a ser entregue é óbvio e que certamente trará resultados não é mesmo? Certamente que não.

Um dos grandes objetivos para a realização de um estudo de viabilidade no projeto desejado se não for o maior é conseguir expressar o quanto de retorno que o mesmo irá trazer de benefício monetariamente falando e em quanto tempo será necessário para se alcançar isso, porém é importante também descrever as perdas que ocorreram durante o ciclo de vida do projeto. E para que se possa chegar a estes números eles podem ser calculados com projeções diversas, identificar o quanto que o projeto irá agregar e trazer de receita e o quanto que o projeto terá de custos previstos em todas as suas entregas parciais (caso exista) até a sua entrega e aceite final para o cliente e para que se responda a pergunta: Este projeto vale o investimento? Há diversos indicadores importantes que podem ser considerados e com seus termos e siglas conhecidas para serem compreendidas… Payback, VPL, TIR, há muitas informações por aí sobre o assunto, nosso objetivo não é realizar os cálculo mas divulgar a importância do documento.

Em gerenciamento de projetos temos o termo mais conhecido como Business Case, que seu objetivo é basicamente o mesmo quando se fala em estudo de viabilidade, é um artefato para previsões de resultados, projeta as variações para suporte e uma tomada de decisão na qual decidirá com base em suas recomendações se o projeto poderá prosseguir para seu início de fato e se prosseguirá para demais etapas até a sua implantação, ou não. É um mecanismo para avaliar se o projeto é ou permanece desejável para a empresa.

O documento de BC não tem uma fórmula secreta e absoluta para o seu desenvolvimento, cada empresa costuma ter o seu padrão, cada empresa sabe o que é importante e o que deve ser calculado de acordo com seus interesses e necessidades, pensando também em necessidades de informações mais específicas na qual auxilie para serem analisados de forma comparativa, aprendemos que devemos também pensar em um portfólio de potenciais projetos dentro da empresa para priorizá-los dentro de um universo de tipos de benefícios diferentes, pois podemos ter projetos oriundos da área de TI, outros de Marketing, de RH e por assim vai. Mas podemos entender que há informações que podem ter um grau de importância maior, essencial ou mínimos que darão uma visão para possíveis análises, algumas delas como modelo: Nome do projeto, Razões, Benefícios, Contra Benefícios, Prazos, Custos, Avaliação do Investimento, Principais Riscos. Encaminho um modelo com estas e outras informações que poderão adaptar da forma que melhor lhe atenda.

Conclusão

O Business Case dará apoio na análise e a decisão para a implantação ou não de determinados projetos pela alta gestão, por isso programe o esforço para o seu desenvolvimento e forneça informações necessárias e relevantes com o maior detalhamento que for possível para que se justifique o investimento que está sendo pedido para o seu financiamento e lembre-se que todo projeto deve estar alinhado com os objetivos estratégicos da empresa. Boa sorte e bons projetos!

Dicas

1. Não avalie somente os ganhos que o projeto irá trazer, importante também mapear o quanto de perda o mesmo poderá trazer em seu ciclo de vida.
2. Sempre esteja alinhado com o Business Case, analise sempre para uma visão se o projeto ainda está valendo a pena continuar.

Referências Bibliográficas

• Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK). 5ed., 2013 – PMI. Distribuído por PMI – Project Management Institute.
• Rocha Camargo, Marta, Gerenciamento de Projetos – Fundamentos e Prática Aplicada, Elsevier Editora Ltda, 2014

NOTA DO PORTAL PMKB: Faça download de modelo de Business Case (Plano de Negócios).

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Sobre o Colunista: Ueliton de Freitas Silva, PMP, formado em Gestão da Tecnologia da Informação no Rio de Janeiro, atuando desde 2007 em gerenciamento de projetos, experiência em projetos de TI e telecomunicações, implantações de ERP, infraestrutura e integração/implantação de sistemas diversos e atuando também como consultor de projetos. Profissional certificado PMP pelo PMI, e certificações ITIL e Green IT Citizen. Atualmente é Gerente de Projetos em Curitiba e voluntário PMI, atuando junto ao PMI-PR na diretoria de gestão de pessoas e voluntariado (DGPV).

E-mail de contato: ueliton.freitas@globo.com

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