A importância do gerenciamento de riscos nos projetos sob a ótica de custos

Este artigo abordará de maneira sucinta a importância da aplicação do gerenciamento de riscos vinculado aos custos nos projetos, levando em consideração a prática recomendada 63R-11 da AACE – Associação para o Desenvolvimento da Engenharia de Custos.

Esta Norma, visa fornecer orientação, delinear os processos, definir expectativas, exigências e práticas para o tratamento do risco, porém, não cria um padrão para inclusão da gestão de risco durante o planejamento de um projeto ou gestão de ativos, servindo, sobremaneira de base para o controle dos riscos que de alguma forma possam incidir no projeto elevando seu custo.

Introdução:

O gerenciamento de riscos em projetos no Brasil ainda caminha em passos lentos, sendo aplicados em larga escala somente em empresas privadas, as quais prezam em uma gestão eficiente e saudável a todos envolvidos em um determinado projeto. Em órgãos públicos, o país ainda sofre do desuso de boas práticas relacionadas ao gerenciamento de riscos.

É muito importante gerenciar os riscos, pois os mesmos podem acarretar em problemas no prazo de entrega do projeto, nos custos e na qualidade.

A intenção deste artigo é destacar importância do tratamento dos riscos voltado para os custos do projeto, e saber planejá-los adequadamente, uma vez que, independente do sistema de custos adotado por uma empresa, uma das maiores preocupações dos profissionais da área é a flutuação dos custos e dos produtos e serviços em virtude de inúmeras variáveis, tais como: preço da matéria prima, mão de obra, energia elétrica, etc.

Desenvolvimento:

Projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo, a sua natureza temporária indica um início e um término definidos.

Para um projeto bem sucedido a equipe deve selecionar os processos apropriados necessários para cumprir os objetivos, usar uma abordagem definida que possa ser adotada para atender os requisitos, cumpri-los para atender às necessidades e expectativas das partes interessadas, obter o equilíbrio entre as demandas concorrentes do escopo, tempo, custo, qualidade, recursos e riscos, para gerar o produto, o serviço ou o resultado especificado.

Fig.1 – Mapa dos Processos de Gestão de riscos do PMBOK

O gerenciamento dos custos do projeto inclui os processos envolvidos em estimativas, orçamentos e controle dos custos, de modo que o projeto possa ser terminado dentro do orçamento aprovado.

Para que a análise de riscos nos projetos seja desenvolvida, antes disso é necessário analisar a proposta técnica do projeto, depois planejar o escopo e o tempo necessário, logo após começa o planejamento dos riscos cabíveis ao projeto em análise.

O primeiro passo para que se haja um gerenciamento de riscos eficaz e pertinente, é elaborar um plano de gerenciamento de riscos, função esta desenvolvida pelo gerente de projetos. O mesmo irá identificar os riscos, analisá-los qualitativamente e quantitativamente, e finalmente desenvolver uma resposta para os riscos envolvidos no projeto.

A identificação dos riscos acontece por um brainstorm entre a equipe envolvida, analisando a proposta técnica, de forma a levantar a maior quantidade de riscos possíveis do projeto. É um processo interativo porque novos riscos podem ser conhecidos conforme o projeto se desenvolve durante todo o seu ciclo de vida.

O segundo importante passo é o levantamento quantitativo e qualitativo dos riscos. Qualitativamente os riscos são classificados de acordo com critérios estipulados pela empresa, quantitativamente são levantados a criticidade dos riscos, sendo mais críticos ou não, isso pré-estabelecido pela empresa. A análise quantitativa de riscos utiliza técnicas e ferramentas como Análise de Valor Monetário Esperado (VME); Técnica de Diagramas de causa e efeito (Ishikawa); Análise SWOT (PFOA); Modelagem e Simulação – Técnica de Monte Carlos.

Fig. 2 – Matriz de probabilidade e impacto

Finalmente, deve-se planejar as respostas aos riscos levantados quantitativamente. O planejamento dessas respostas é de extrema importância, com possibilidade até de contratação de um parceiro nessa análise, dessa maneira, cabe ao gestor do projeto controlar bem as ações planejadas, uma vez que elas acarretam em custos que podem não ter sido definidas no escopo inicial. Os tipos de Resposta aos Riscos: Prevenir – Eliminar o risco, evitando que ele ocorra. Transferir – Passar os custos da consequência para terceiros. Mitigar – Reduzir a probabilidade, e/ou impacto, do risco (ação realizada independente do risco ocorrer ou não). Aceitar – maneira passiva, não é tomada nenhuma ação em relação ao risco. Lida com o problema se ele ocorrer – maneira ativa, criando um plano de contingência, para ser acionado caso o risco ocorra.

De acordo com a norma 63R-11 da AACE, as boas práticas para um tratamento de risco adequado parte do gestor e sua equipe. São determinados tópicos a serem seguidos, conforme exemplificado abaixo:

• Identificar o dono da ação: Este primeiro passo, consiste em identificar a pessoa que será mais afetada pelo risco, ou a que está na melhor posição para implementar o plano de ação. Cabe ao dono da ação, conceber e implementar o plano de resposta ao risco a favor do projeto e monitorar e reportar o status das respostas, bem como as ações que deverão ser tomadas.
• Recomendar o tratamento do planejamento: Durante o processo de identificação do risco, surgem diversas ideias para as respostas dos riscos. Após ter essas informações, as recomendações específicas para o plano de tratamento dos riscos devem ser desenvolvidas a partir deste ponto.
• Avaliar a existência de controles, de segurança e de contenção: O dono da ação deverá identificar todas as consequências levantadas no plano de risco, isso inclui analisar a existência de segurança, de controles e as características de contenção. Essa lista deve ser desenvolvida com a maior quantidade de detalhes práticos possíveis.
• Avaliar o tratamento ou as opções de respostas: O tratamento do planejamento de risco, deve ser desenvolvido para cada risco não aceito, após determinação das seguranças e contenções. Às vezes, cabe dar prioridade a tal esforço, com base na gravidade ou classificação qualitativa dos riscos, com embasamento na tolerância do risco da empresa. O dono da ação é responsável de determinar a melhor resposta a ser aplicada ao risco.
• Respostas dos riscos para as ameaças: São respostas dadas aos riscos identificados no planejamento inicial do projeto. Se tal análise e tratamento for executado durante a execução, pode estar sendo avaliado um risco que já ocorreu ou está em eminência de ocorrer. Dada a esta peculiaridade, são colocadas em prática os planos de contingência.
• Planos de respostas: Durante o planejamento inicial, várias maneiras de respostas aos riscos podem ser identificadas e definidas pelo dono da ação, selecionando-as para ter uma melhor abordagem possível. A escolha mais óbvia, normalmente não deve ser a melhor, uma vez que uma opção com maior custo inicial pode resultar em riscos menores.

Após o gestor do projeto e sua equipe ter levantado, quantitativamente e qualitativamente os riscos e os seus devidos custos no projeto, ele deverá rever seu plano inicial de custo e acrescentar estes dados, valor este chamado de reserva de contingência. Essa reserva é um valor que a empresa terá que disponibilizar para a execução dos ricos que por ventura possam acontecer, e por isso são contabilizados no planejamento dos custos.

Outra reserva que também deverá ser aplicada, é a reserva de gerenciamento. Reserva esta, destinada aos riscos desconhecidos do projeto, ou seja, riscos que não foram levantados no planejamento inicial.

E é sempre importante lembrar que, além do gestor do projeto, cabe a equipe estar envolvida no levantamento e planejamento dos riscos, bem como monitorá-los do início ao fim.

Conclusão:

A impossibilidade de prever o futuro expõe pessoas e organizações a acontecimentos inesperados, que possam acarretar em custos desnecessários e retrabalhos intermináveis.

O gerenciamento de riscos nos projetos, demonstra algumas maneiras cabíveis para que custos desnecessários e possíveis retrabalhos não venham a ocorrer, para isso é importante que o gestor do projeto siga algumas boas maneiras para impedir o risco eminente. Essas boas maneiras começam com a elaboração do mapa de riscos do projeto em estudo, com um brainstorm com sua equipe para definir os riscos, levantando quantitativamente e qualitativamente, e o passo final que é a elaboração das respostas aos riscos.

Hoje esse gerenciamento de riscos é de extrema importância e necessário para o bem estar do projeto e sucesso do mesmo, partindo desde a necessidade do cliente para uma melhor obtenção de lucro por parte da empresa.

Referências:

• ALMEIDA, A., DANIEL. Planejamento dos riscos no projeto! Disponível em: https://pmkb.com.br/artigo/planejamento-dos-riscos-no-projeto/. Acesso em 21 de março de 2015.
• MORAES, T. LUIZA. Análise de riscos vinculada a custos. 2009. Trabalho de Formatura. Departamento de Engenharia de Produção, Escola Politécnica, Universidade de São Paulo, São Paulo, 2009.
• Um Guia do Conhecimento Em Gerenciamento de Projetos – Guia Pmbok® – 4ª Ed.
• SANTOS, S., R., JONATHAN. Gerenciando Riscos em Projetos de Testes de Software – Parte l. http://smoktest.webnode.com.br/news/gerenciando-riscos-em-projetos-de-testes-de-software-parte-l/. Acesso em 23 de março de 2015.

Sobre os Autores:

Anna Flavia Pimenta de Faria, Bacharel em Engenharia de Produção pela Pontifícia Universidade Católica de Minas Gerais, em julho de 2013. Experiência em Lean Manufacturing, orçamento, planejamento, controle de custos. Atualmente pós graduando em Engenharia de Custos e Orçamento pelo IETEC/MG. – E-mail para contato:  annafpimenta@yahoo.com.br

Danilo Baumgratz Reis, Graduado em engenharia Civil pela Universidade Fumec, em Dezembro de 2013. Experiência inicial como auxiliar de custos, auxiliar técnico de engenharia e hoje como engenheiro de controle e planejamento. Atualmente pós graduando em Engenharia de Custos e Orçamento pelo IETEC/MG. – E-mail para contato: danilo.baumgratzreis@gmail.com

Marcelo Machado da Silva Ramos, Graduado em Direito pelo Centro Universitário da Cidade. Experiência na área Jurídica e na área de Gestão de Contratos. Atualmente pós graduando em Engenharia de Custos e Orçamento pelo IETEC/MG. – E-mail para contato:  machado.pimenta@gmail.com

Contexto: o presente trabalho é resultado de pesquisa realizada com alunos da 7a Turma de Engenharia de Custos e Orçamento – AUEG –  com a coordenação do Prof. Ítalo Coutinho do IETEC. O presente trabalho tem como base a norma da AACE – Recommended Practices – http://www.aacei.org/resources/rp: 63R-11: Risk Treatment.

Se você tem comentários, sugestões ou alguma dúvida que gostaria de esclarecer, aproveite o espaço a seguir.