Qual o benefício de um cenário desfavorável? Percepção do real nunca foi tão importante! Uma ferramenta

O que vejo acontecendo hoje é as organizações queimando dinheiro, estas dos mais diversos segmentos e portes. Algumas tem verdadeiras fornalhas. 2015 será um ano difícil! Não, será um ano de uma oportunidade magnífica de entender e racionalizar processos e estruturas de projetos sem espaço para desperdícios. Não gosto muito da expressão fazer mais com menos, para mim é fazer o importante com o justo e isto é um verdadeiro pensamento enxuto. Nada de heróis, nada de vítimas. Pensar, sentir e agir no presente onde expressões de ordem devem ser: “o justo”, “atenção aos detalhes”, “proibido deixa assim”, “curiosidade para inovar”, “7C´s” e outros C´s, “fixar o conhecimento” no momento que a informação é trabalhada entre outras. Meu método de diagnóstico nas organizações sempre foi mais simples que o tradicional, basta entender a lista de desculpas do time e atuar sobre ela. Como uso o Design Thinking nas minhas abordagens a lista de desculpas é uma forte inspiração!

Esqueça Gestão de Performance, Gestão de Projetos, momentaneamente, vamos ver a Gestão do Trabalho. Indicadores? Primeiro organize e tenha dados reais, consistentes e automatizados, mas o desenho do todo pode se começar pelo quadro de indicadores o fim! Cansei nas consultorias de “chefes” querendo indicadores a partir do nada ou na base da força bruta. Na grande maioria das vezes o problema está na Gestão do Trabalho, do dia a dia da equipe, no entendimento do que está acontecendo e como os processos/entregas, verdadeiramente, acontecem, suas desculpas, suas brechas e suas falhas.

O Counter e a Gestão do Trabalho

Entender o que realmente acontece na empresa muitas vezes é o primeiro passo. Isto não só com base em percepção, mas com números e informações. Fácil? Não. Impossível? Não, também. Isto foi meu principal motivador para a dois anos atrás criar a partir de uma sugestão interna uma ferramenta na empresa para auxiliar na visão do dia a dia do trabalho realizado chamada, inicialmente de EPNS (Ely Projetos Nosso Sistema, muito original!) e depois Counter. Hoje ele é um produto simples com quatro diretrizes básicas:

• Ter os dados centralizados no meu CRM e aproveitar o banco de dados no mesmo;
• Registrar o realizado de tarefas (contar tempo, daí venho o nome Counter, que mantivemos apesar do espectro mais amplo que a ferramenta está tomando) com objetivo de ter base de dados para refinar estimativas em próximos projetos e entender em tarefas do mesmo tipo quem desempenha melhor e claro por fim verificar resultados verdadeiros dos projetos;
• Ter registro de anotações do pedido no pedido a partir de anotação na tarefa em execução de forma a cada um que se envolve com o projeto ter acesso as suas notas e das outras tarefas do pedido. Assim acaba-se com o terrível “papelzinho”. A mesa de trabalho deve ser “clean” com elementos criativos e não bagunça. Bagunça não pode ser desculpa para a criatividade!
• Ter um indicador de produtividade. Este indicador deve ser “ontime”, o indicador é gerado pelas ações do trabalho.

Após criada tarefa é automaticamente iniciada. Duplo clique sobre tarefa já stopa a anterior e inicia a próxima. Eu imagino no futuro isto permitir um indicador de nível de multitarefa! De forma simples posso colocar uma anotação na tarefa.

Duplo clique sobre a tarefa posso ver todas navegando para frente e para trás. Anotações não podem ser alteradas e como as horas realizadas vão para log da tarefa que então é um extrato da tarefa sincronizado com o CRM. Usuário não pode alterar o realizado.

Indicadores de produtividade a partir de dados do Counter. Imagina como fiquei na semana que o % foi de 40% (aqui horas disponíveis sobre horas realizadas). Cruza este indicador com faturamento que é a prova da capacidade de entrega e teremos a riqueza criada “ontime”. Hoje com o add-in Power Query do Excel 2013 é possível ter consulta de todos os dados do CRM no Excel e então ter automatizado os gráficos e não depender de relatórios.

Nosso primeiro flyer com os elementos principais identificados e estilizados.

Começamos na época com uma aplicação desktop e usamos até então exclusivamente a base de dados do CRM Dynamics da Microsoft, onde mantemos o registro de todas as informações da empresa Nas entidades do CRM como Oportunidades, Pedidos, Ocorrências e Contratos são sincronizadas tarefas criadas no Counter para estas (Referente da figura da tela) então. Como no CRM tenho também a entidade Faturas (que são minhas entradas) originárias das entidades anteriores e customizado, de forma fácil como o Dynamics permite, a entidade Contas a Pagar (que são minhas saídas), usando o CRM no conceito de uma ferramenta de xRM, onde x são outras necessidades da empresa tenho a partir dos dados de lá minha Gestão do Trabalho e Financeira. Aliando uma integração que o CRM tem com o Outlook onde é possível controlar os emails no CRM, tenho a vida dos pedidos lá. Na época por ser parceiro Microsoft já usava o CRM e não me gerava custo, mas para o nosso cliente sim devido a necessidade de implantar este era um investimento alto. No momento atual temos o CRM Online, ou seja, não temos custos de implantações e temos disponibilidade imediata do ambiente a um custo bem menor, acessível ao pequeno agora. Na versão Counter Web App ele terá base própria e a sincronização com o CRM será uma opção.

O Counter gera então um conjunto de informações do trabalho realizado não só horas consumidas, mas anotações realizadas durante a execução do trabalho. Quando uma pessoa coloca uma anotação em uma tarefa ela é colocada na verdade no Pedido, então qualquer um que se envolver no Pedido terá acesso a esta evitando desculpas do tipo não sabia que. A pessoa é o elemento chave do trabalho e a gestão do que ela faz, o que ela diz, e o quanto de esforço ela empenha é a base para a Gestão do seu Trabalho. Com dados é possível priorizar de forma justa, outro elemento chave da Gestão do Trabalho.

Da Informação ao Indicador

No slide abaixo que uso em algumas apresentações montei o caminho das informações para os indicadores que de uma forma ou outra passará pela pessoa. Informação só é conhecimento depois de tratada. Por exemplo, qual é o tempo médio para realizar um determinado tipo de trabalho, 10, 20, 30h, chute, estimativa de um herói, gordura de um medroso, aí voltamos para a necessidade do justo no nosso cenário inicial. Muito se fala em planejar, mas o grande desafio não está aí, acreditem planejar é fácil, o difícil que exigirá esforço, processos e ferramentas consistentes é ter estimativas mais próximas possíveis do real, a partir do realmente realizado em outros projetos, entender como de verdade um trabalho acontece, entender o nível de quebra, entender o volume e impacto da multitarefa na realização do trabalho. Isto tudo a partir dos dados coletados pelo Counter é possível de ver. Simples avanços de %´s mascara tudo isto.

O Counter Web App, nosso MVP

Agora consolidando aprendizados do nosso uso interno e clientes que foram adontes iniciais aliado a um processo de transformação da empresa aonde respiramos cada vez mais como uma Startup estamos prestes a lançar um MVP (Minimal Viable Product) da versão Web do Counter, o Counter Web App. O simples fato deste ser web já trará uma série de vantagens tais como:

• Pode ser usado por usuários móveis, nos dá a ambição de gerenciar qualquer tipo de trabalho e não estamos mais preso à desktop´s em escritórios!
• Uma tarefa pode ser iniciada no desktop e terminada no Smartphone;
• Tem uma base própria e vários indicadores extras são possíveis, bem como termos estatísticas dos recursos mais relevantes permitindo um continuo aperfeiçoamento da interface;
• Nova versão instantaneamente disponível, novos recursos serão colocados no ar assim que disponíveis, não haverá nova versão e sim melhoria continua.

Para projetos a nova versão do Counter, Counter Web App permitirá:

• Criar estruturas de projetos multiníveis, foco gerencial, até se chegar a entrega entidade nova aonde serão criadas as tarefas. Um projeto tem várias entregas;
• Partir de uma lista de entregas pré-definidas, muitos clientes têm estas devido a terem repetição de projetos;
• Sincronizar tarefas do Project Online, antigo Project Server agora na nuvem do Office 365 e que hoje está super simples de implantar (veja sobre o EP Lean) por não haver mais requisitos de infraestrutura de servidores e de licenciamento de banco de dados, aplicação e clientes. O plano do Project estará então disponível como entregas a serem realizadas no Counter. O avanço no Counter dará o avanço no Project;

Para processos ou emprego de métodos ágeis:

• Criação de n quadros de Kanban;
• Permitirá tarefas recorrentes associadas a um Kanban específico;
• Estabelecer WIP, e com o tempo a partir dos dados perceber lead-time de processos;

Para indicadores e gestão do projeto ou processo:

• Indicadores diretos na interface quanto ao meu desempenho, dos projetos, dos processos e da empresa como um todo. Não preciso perguntar para ninguém;
• Ficha corrida do andamento a um clique;

Mais:

• Anotações serão classificada (tipos) e passarão a ser chamada de detalhes;
• As entregas terão uma classificação de tipos de entregas e a estes tipos poderão estar associados checklist´s pré-estabelecidos. Isto é importante no passo que prazo e qualidade são forças opostas;
• Sincronização com o CRM será uma opção e não um pré-requisito;
• Cadastro com usuário de mídias sociais e permitir formar grupos de trabalho;
• Apontamento para Sharepoint relacionado;
• Boas práticas de GP;

Futuro, não neste MVP, pensados não validados:

• Billing de Projetos/Processos;
• Integração com TFS;
• Integração com Exchange;
• Apps para IOS, Android e Windows Phone;
• Entre outros…

As imagens abaixo podemos ver o estágio atual, a interface é simples, mas funcional e responsiva, ou seja, neste último se adapta a qualquer navegador em qualquer dispositivo. O ER da aplicação está congelado e o foco agora é interface e a sincronização Project Online.

O cronograma está apertado e a medida que avançarmos nos comentários vou atualizando as telas.

Visão

Nossa visão é “Gerenciar qualquer tipo de trabalho”. Isto é muito interessante, pois a cada tipo, forma de trabalho que vejo penso como o Counter poderia ajudar. No MVP temos o objetivo de validar um determinado recurso fazendo experimentos para isto, monitorando o uso dos recursos respeitando a privacidade dos dados. Por exemplo, podemos futuramente chegar à conclusão que ninguém está usando recurso x e então não colocaremos mais esforço neste e sim naqueles que são usados ou demandas de feedback dos clientes. Internamente vamos começar esta semana o uso, em março serão os clientes iniciais selecionados e em abril teremos o MVP “for all”.

Estou aberto a quem desejar ser um cliente inicial da versão Web já em março. Terá como vantagem um serviço de Concierge no uso do produto e no pensamento da organização de equipes com o Counter. Podem enviar um email para contato@elyprojetos.com.br com o assunto Counter Web App e Inbox responderemos como será este processo. Estes clientes terão um custo diferenciado durante o período do primeiro ano.

Desafios

Eu sou um apaixonado pela questão da gestão de pessoas, os desafios envolvidos, ainda mais comandando hoje minha empresa onde estou 80% do tempo a distância o que está sendo uma excelente oportunidade aprendizado e reforçar algumas necessidades para a ferramenta. O Counter será uma excelente ferramenta para gestão de Grupos de Trabalhos remotos. Para um amigo é o famoso “Projeto Coqueiros”.

No meu último post falei em priorização, os 4D’s ali já tem uma lição muito importante que tirei em 2014. Uma coisa é processo desenhado outra é processo executado. Neste ponto o Counter é uma grande ferramenta ele dá o realizado de forma precisa. Com os treinamentos em MS-Project e Gestão de Projetos e Riscos, feedbacks e relatos de experiências de alunos e vivência em Projetos que participei e entregamos com sucesso já consolidei que por incrível que pareça “é fácil planejar o difícil é a disciplina necessária para manter o controle sistemático de forma a refletir o real frente ao planejado e possibilitar fazer os ajustes de rotas então de forma confiável e precisa e não na base de incêndios”.

A Startup Enxuta

Fiquei muito feliz com um usuário do Counter, de um cliente chave e querido, me colocar que na empresa dele hoje eles conseguem ver que determinado processo não é 10h, mas o triplo e outro a metade do tempo, por exemplo. Que hoje pelo realizado conseguem perceber quem é mais rápido em cada tipo de entrega que realizam. Estão conseguindo usar o Counter para otimizar o trabalho, ou seja, fazendo Gestão do Trabalho. Ainda mais que eles têm a grande oportunidade da repetição de trabalhos, estes são praticamente proibidos de queimar dinheiro. Só este fato de refinar estimativas é uma brutal economia e fator de competitividade importante no cenário deste ano. Isto para mim da forma franca como foi colocado gera um forte indicio de aprendizado validado para quem leu a Startup Enxuta, sobre o mecanismo principal do Counter.

Nosso próximo passo é a partir deste MVP termos as métricas para ajudar a validar de uma forma mais consistente o que realmente importa para o cliente. Cada novo experimento de uma nova abordagem de um novo recurso será numericamente e qualitativamente validado. O qualitativo será em cima dos adotantes iniciais. Tenho que ter muito cuidado, pois ao mesmo tempo que somos o desenvolvedor somos cliente, mas um apenas, um na métrica.

Claro minhas vivências permitiram entender os gap´s a necessidade dos meus clientes quanto a Gestão do Trabalho para então evoluir para Gestão de Projetos, Gestão de Performance de uma forma consistente com menos empirismos e desculpas. Também nunca esquecer da tríade Processos x Pessoas x Ferramentas. O Design Thinking que já falei e citei aqui no blog por diversas vezes, me ajudou a consolidar muito do que está na ferramenta. Anos atrás quando falava em Inspiração, simplesmente observar o trabalho, Ideação, criar as opções e fazer as escolhas envolvendo o máximo de pessoas e experiências possíveis para então pensar na implementação, me olhavam com um ar cético, hoje como está na “moda” o olhar é outro.

Concorrentes há, mas com peças desconectadas, acredito que entregaremos para o mercado algo como uma visão integrada de muitas coisas dissociadas até então. O projeto na verdade é muito maior aqui é a ponta do Iceberg.

Sobre o Colunista: Alexandre Ely, Engenheiro Mecânico com experiência em Gestão de Projetos. Consultoria na área de GP para implantação de ferramentas que permitem a colaboração de equipes e que tornem a vida do projeto mais tranquila. Diretor da Ely Projetos. A Ely Projetos tem como mote “Nosso negócio é entregar Performance”.

E-mail de contato:   alexandre.ely@elyprojetos.com.br. Veja mais no site da empresa: www.elyprojetos.com.br.

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