Gerenciando reuniões com eficácia

Gerenciar uma reunião nem sempre é uma tarefa fácil, principalmente se esta exigir alto grau de eficácia nas estratégias a serem adotadas para a melhoria dos resultados. O mediador eficaz, antes de mais nada, deve fazer uma prévia do brainstorming que está por vir, reunindo desta forma as ideias mais recorrentes e eliminando assim as redundâncias.

Não é incomum os participantes se depararem num cenário de pura cogitação, onde se passam horas discutindo assuntos ou estratégias vazias, com atas de reunião que mais parecem revistas e com um interminável número de “informações”, abdicando assim, as necessárias ações que deram origem à reunião.

Considera-se ineficaz toda reunião cujo encerramento se propagou apenas como informativo não desencadeando ações e responsáveis para os planos fundamentais na melhoria do atendimento de um contrato ou até mesmo de um produto.

O mediador da reunião deve buscar assertividade em torno da proposta da reunião, antes de mais nada, deve criar um cenário estabelecendo algumas regras:

Adotar uma atitude defensiva para os seus principais argumentos:

– analisando os pontos fracos que o projeto tem ante os resultados internos e externos, no que se refere a produtos, mercado e organização;

– analisando as ameaças do entorno.

Adotar uma atitude ofensiva:

– determinando os pontos fortes que a reunião tem ante suas necessidades, tendo em conta a mesmas variáveis;

– identificando as oportunidades oferecidas pelo entorno.

As políticas adotadas devem constituir ações associados às pautas, pois procedimentos e regras servem para estimular, apoiar e orientar o comportamento de todos os envolvidos. Sua função é limitar o campo das estratégias, com a finalidade de canalizá-las para o alcance da missão e dos demais objetivos.

Após contar com a lista das diferentes variáveis (pontos fortes, pontos fracos) aproveite a reunião para validar essas propostas, buscando um consenso sobre elas e com todos os envolvidos; avalie os riscos (combinando forças e ameaças) e os desafios (combinando deficiências e oportunidades) para, posteriormente poder armar as estratégias em virtude dos objetivos estratégicos planejados.

Convoque apenas quem irá contribuir para com o processo e não abuse de sua plateia, pois você corre o risco de diminuir a produtividade diária de um determinado grupo de colaboradores que não serão responsáveis pelas ações imediatas. Não esqueça, o bom gerente de projetos não aumenta as horas improdutivas de seus comparsas de trabalho.

O mediador da reunião deve ser preciso nos resultados. Deve ser capaz de dar início à combinação de suas propostas com as outras na seguinte ordem: forças com oportunidades, forças com ameaças, deficiências com oportunidades e deficiências com ameaças, ou seja, deve fazer um Maxi (aproveitar no máximo ou melhorar) e Mini (eliminar, reduzir no mínimo ou neutralizar) situações que não são produtivas e que não irão contribuir para a melhoria dos resultados.

Na prática, a missão de uma reunião, a qual expressa sua razão de ser, distingue-se de outros eventos e nunca deve ser improdutiva. É a expressão geral de suas aspirações com todos os envolvidos. Requer um objetivo principal pois sua missão é estabelecer as prioridades e a forma como serão dirigidos esses negócios, identificando as falhas e pontos fortes do cenário que se deseja atingir, os produtos a oferecer e com quais competências-chave responderá aos propósitos então apresentados.

Uma missão, em sua definição, deve apresentar sempre dois elementos-chave:

– As capacidades organizacionais que serão utilizadas para responder ao cumprimento destes propósitos.

A missão da reunião deve ser:

– fundamental e inspiradora;

– ampla e abrangente;

– duradoura, mas pouco imutável;

– especificamente expressa.

O mediador eficaz deve ter em mente que é necessário considerar os componentes fundamentais dos atuais sistemas de gestão de reuniões e poder desenvolver os próprios sistemas com seu derivado modelo funcional, respondendo à necessidade do natural ou do “traje sob medida”.

Considera-se eficaz todo encontro que proporcionar rápida discussão e ações para as entraves existente em projetos. É eficaz quando se envolve as pessoas certas e com aptidão para negociação e habilidades para resolução.

Lembre-se: Para que o projeto se execute com normalidade e eficiência, o mediador da reunião deve ter habilidades para Dirigir os convocados para que as atividades sob sua responsabilidade realizem-se tal como se tem especificado no plano do projeto; Assegurar que é recolhida a informação necessária que permita confeccionar relatórios do progresso para conhecer o avanço real dos trabalhos e principalmente, Avaliar o rendimento da equipe de trabalho, incluindo o responsável pela reunião.

Sobre a Colunista: 

Sandra Santos é gestora de processos gerenciais pela universidade Metodista de São Paulo; MBA em gerenciamento de projetos pela AVM Cândido Mendes; MBA em petróleo e gás pela AVM Cândido Mendes; Especialista em docência para nível superior pela FGV; Mestranda em desenho, gestão e direção de projetos pela Universidade Miguel de Cervantes; Graduanda em administração de empresas pela universidade Estácio de Sá; Atuante na administração contratual de projetos de grande porte no setor de óleo e gás.  Co-autora dos Livros Ser Mais com Equipes de Alto Desempenho, Damas de Ouro, Editora Ser Mais.

E-mail de contato: ssantosdesouza@gmail.com

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