As lições aprendidas são entradas e saídas de muitos processos do PMBOK

Lição aprendida é um bastante mencionado no PMBOK, as lições aprendidas são entradas e saídas de muitos processos do PMBOK, porém como estas devem ser utilizadas? Qual é a melhor maneira de gerar e se armazenar.

Primeiramente temos que ter em mente de que as lições aprendidas servem para maximizar nossos acertos e minimizar os nossos erros, estou informando isto para tirar aquela impressão de que lições aprendidas são apenas para não cometermos os mesmos erros ou conforme mencionado para minimizar os erros. Um exemplo de maximizar os acertos são por exemplos históricos de EAP’s, cronogramas e etc.

Pelo PMBOK a recomendação é que a documentação das lições aprendidas devem ser realizadas ao final de cada fase ou projeto, porém eu digo que estas devem ser realizadas, ou seja, elaboradas e documentadas conforme os fatos do projeto vão acontecendo. O que eu quero dizer é que é recomendado que seja reservado um tempo dentro do projeto, onde este tenha uma frequência durante sua execução, por exemplo conforme as reuniões de acompanhamento do projeto para que sejam discutidas as lições aprendidas.

Outro ponto é como registra-las, este tipo de informação deverá ser o mais simples e objetiva possível, se possível utilizar-se de vídeo ou fotos para exemplificar a situação e contexto ou ocorreu o erro ou ação assertiva foram aplicadas no projeto. Após a sua elaboração esta deverá ser registrada juntos aos documentos de lições aprendidas para que seja possível ser consultada em projetos futuros.

A documentação da lição aprendida é muito importante, é interessante que o seu escritório de projeto (PMO) lhe forneça um padrão de como registrar esta informação de lição aprendida, para que a sua base não seja alimentada com informações em diversos formatos diferentes e dificulte sua pesquisa . Quando falo isto estou pensando na maneira mais simples de registrar as informações do projeto, como por exemplo uma planilha, a qual poderá ser armazenada em conjunto com os documentos do projeto e estará disponível para consulta no futuro.

Lembre-se o importante da documentação das lições aprendidas é a facilidade de realizar o seu resgate em projetos futuros e para isto existem diversas maneiras de se armazenar estas informações, desde softwares elaborados de pesquisas como uma simples planilha.

Para me auxiliar no gerenciamento dos projetos utilizo uma ferramenta web, onde concentro informações como EAP, cronograma e lições aprendidas. Como muitas vezes os projetos que gerencio frequentemente são similares uns aos outros estas informações são utilizadas na elaboração do planejamento de novos projetos e toda vez que é inicio o seu planejamento eu e a equipe de projeto analisamos as lições aprendidas, justamente para analisar se ações que deram errado e as que deram certo nos projetos passados.

Este processo atualmente pode ser considerado simples, devido a eu estar fisicamente próximo a minha equipe de projeto, porém existem projetos que a equipe pode estar espelhada por todo país ou então em países diferentes, neste casos é recomendado que seja realizada uma apresentação das lições aprendidas, a qual poderá ser realizada utilizando-se de ferramentas de apresentação remota ou até mesmo as mídias sociais. Nestes casos é recomendado que o apresentador, que pode ser o próprio Gerente de Projeto ou membros da equipe, siga as seguintes dicas:

• Trate todos os membros da equipe com respeito, ou seja, não deixe que seja feita uma apresentação com sarcasmos, culpa ou degradação.
• Trate os membros da equipe como se eles estivem fisicamente perto de você, ou seja, mesmo que você esteja utilizando ferramentas para fazer uma apresentação remota para um parte da equipe, trate-os como se estivessem próximos a você, ou seja, não se distraía com outras conversas atente-se com a apresentação que está sendo realizada no momento.
• Coloque um rosto ao nome, ou seja, coloque uma foto para o apresentador, para que o público que esta assistindo a apresentação isto facilita as discussões por traze maior envolvimento do público. 

   

  Abaixo segue link para leitura complementar:

  http://blogs.pmi.org/blog/voices_on_project_management/2012/06/maintain-control-in-lessons-le.html

Sobre o Colunista: Daniel A Almeida, PMP, com 10 anos de experiência na área de tecnologia da informação e atuando como gerente de projetos desde 2009, certificado pelo PMI, sou engenheiro eletricista pelo Centro Universitário da FEI e pós-graduando em Administração Estratégica pela FIA. Autor do Blog Daniel Almeida (http://blogdanielalmeida.wordpress.com) o qual tem como objetivo discutir as melhores práticas de gerenciamento de projeto.

E-mail de contato: daalmeida@gmail.com

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