Saiba como processos bem definidos podem ajudar na eficiência do seu projeto

Entregar um produto ou serviço com a qualidade esperada para encantar os clientes vai depender inteiramente da forma com a qual o gestor de projetos encara a organização dos processos. Muitos ignoram o fato de que definir um conjunto de processos e preparar os profissionais para a sua execução pode elevar o padrão de qualidade dos projetos.

Além de tornar o negócio altamente lucrativo. Segundo a empresa americana Standish Group, uma pesquisa realizada pela companhia revelou que aproximadamente 20% dos projetos encomendados não atingem a expectativa do cliente, 40% deles apresentam falhas após a entrega e apenas 35% alcançam o resultado esperado.

Diante desses fatos, é perceptível a necessidade de focar esforços na definição dos processos para melhorar os resultados. Um software de gerenciamento de projetos pode representar uma solução muito eficiente. Com profissionais treinados, a ferramenta pode potencializar as habilidades individuais, otimizar os processos e garantir projetos entregues com melhor qualidade para os clientes. Por isso, preparamos esse post para você que deseja melhorar a qualidade dos projetos da sua empresa!

Como garantir que os processos ocorram de forma eficiente

Para um projeto ser bem sucedido, basicamente, o gestor deverá focar seus esforços para a organização e controle de quatro elementos fundamentais: profissionais qualificados e treinados, recursos disponíveis (materiais), ferramentas de apoio (software de gerenciamento de projetos) e tempo necessário para a realização. Como o foco aqui é a definição de processos, vamos focar nos elementos mais importantes para realizar esse objetivo: uma ferramenta adequada e profissionais preparados para utilizá-las.

Aposte em um software de gerenciamento de projetos

Existem alguns frameworks interessantes para a gestão de projetos. PMBOK, PRINCE2 e Agile são alguns exemplos muito utilizados e que oferecem adaptabilidades incríveis para a criação de um cenário próprio que atenda a necessidade particular de cada projeto. No entanto, estes frameworks carecem de uma aplicação computacional, ou seja um software, para atingir os objetivos propostos, principalmente em projetos complexos ou ambientes de múltiplos projetos .

Um software de gerenciamento de projetos complementa e permite agregar ainda mais viabilidade a essas operações. Essencial para empresas que tem o gerenciamento de projetos como portfólio de produtos e serviços oferecidos, um software específico vai além e oferece um auxílio para a elaboração de um plano mais detalhado, com um mapa estratégico, Canvas, análise qualitativa dos riscos envolvidos, cronograma, ciclo do projeto, diagrama de rede, gráfico de gantt, declaração de escopo e a priorização e exploração de portfólio. Além disso, possui um importante auxílio na tomada de decisões mais complexas através da análise AHP (Analytic Hierarchy Process).

Qualifique os profissionais que compõe a sua equipe de projetos

Formar uma equipe com alto potencial produtivo também será importante para melhorar a qualidade da gestão. Profissionais capacitados para o trabalho, envolvidos com o objetivo e integrados com as ferramentas do software de gerenciamento de projetos serão cruciais para garantir a boa execução das tarefas e na colaboração para estruturar processos com alto padrão de precisão.

Considere o treinamento da sua equipe de projetos como uma qualificação que os incentive a ir além de suas capacitações e experiências obtidas para superarem limites individuais e coletivos. O treinamento é fundamental para melhorar a experiência do profissional em contato com ferramentas mais avançadas e permitir um nível mais elevado de engajamento dele com o software de gerenciamento de projetos implantado.

Elabore processos bem definidos na prática

Um método bastante eficiente para ajudar na elaboração de processos bem definidos começa na escolha dos profissionais com o perfil mais adequado as necessidades do projeto avaliando suas habilidades e qualificações que permitam o seu perfeito engajamento aos processos.

Após essa etapa, você deverá estabelecer os objetivos e metas de forma clara dentro de um cronograma. É nesse momento que a utilização de um software de gerenciamento de projetos mais específico fará toda a diferença. Distribua as tarefas correspondentes a cada profissional respeitando o cronograma. Informe os recursos que terá a disposição e ferramentas que deverão utilizar no software.

Para o gestor do projeto, a utilização das ferramentas de acompanhamento de desempenho e análise de resultados é fundamental para garantir a eficiência de sua gestão dentro e fora do software. Também poderá melhorar o planejamento de projetos futuros com base na análise do histórico de performances registradas nos projetos anteriores.

Com o apoio de um software de gerenciamento de projetos o gestor poderá colocar essas dicas em prática e adquirir processos mais bem definidos com atividades melhor organizadas, otimização do tempo de execução e aumento da qualidade da sua gestão.

Agora, gostaríamos de saber de você. O que faz para elaborar processos bem definidos? Conta para a gente!

Sobre o Colunista: Hayala Curto, CEO da Seed e idealizador do software NetProject. Principal acionista da empresa, Hayala é mestrando em Informática pela PUC Minas, graduado em Ciência da Computação e tem MBA em Gerência de Projetos e Gestão Empresarial pela FGV. Tem mais de 15 anos de experiência coordenando projetos de TI. Especialista em plataforma WEB e Business Inteligence. Participou da criação e do desenvolvimento de diversos DataWarehouses e aplicações WEB corporativas para clientes como a Telemig Celular, Vale, Prefeitura de Betim, CEMIG, entre outros. É membro do PMI, Project Management Institute, atuante no capítulo de Minas Gerais, desde 2004.

E-mail de contato: contato@seedintelligence.com / http://www.seedintelligence.com

Se você tem comentários, sugestões ou alguma dúvida que gostaria de esclarecer, aproveite o espaço a seguir.