Como aplicar a GVA (Gerenciamento de Valor Agregado)

No meu último post falamos sobre do que se trata a GVA (Gerenciamento de Valor Agregado). Hoje, darei algumas dicas de como aplicar em seu projeto.

Para aplicar bem a técnica, é importante que se tenha disponível em seu planejamento os valores previstos para a realização de suas atividades (VP), os valores estimados efetivamente realizados (VA) e os Custos Realizados (CR). É recomendável, para ter uma maior precisão, se trabalhar com valores monetários para cada uma destas variáveis.

Mas pela minha experiência, em muitos projetos, o gerente de projetos não tem acesso aos valores efetivamente gastos e muitas vezes nem ao orçamento. Isto é uma questão cultural que deve ser vencida nas organizações. O gerente de projeto para gerenciar precisa de informações. Mas ok… não vamos ficar lamentando. Na ausência destas informações, é possível se trabalhar com a GVA utilizando os tempos no lugar de valores monetários. Por exemplo, tempo previsto para a atividade (VP), tempo estimado efetivamente realizado (VA) e tempo gasto (CR). Esta abordagem é útil principalmente para se fazer diagnósticos e estimativas de tempo (Cronograma). Não é tão útil para se diagnosticar e estimar custos. Mas se os recursos previstos e realizados são os mesmos, este diagnóstico se aproxima da realidade. De qualquer forma, vale utilizar a técnica, mesmo com esta restrição de acesso as informações, nem que seja só como um sinal de alerta para o gerente de projetos agir.

Para exemplificar a aplicação da técnica, vamos utilizar um software bastante conhecido da comunidade de gerenciamento de projetos: o Microsoft Project. Mas é claro, poderia ser feito utilizando vários outros softwares.

Para exemplificar, criei um projeto no project com as seguintes atividades (ou tarefas na nomenclatura do project):

Projeto Exemplo atividades

Em seguida, considerando que tenho acesso aos valores unitários dos meus recursos, eu entro com estes valores na planilha de recursos do project, conforme abaixo:

Valor recursos

Assim, posso agora atribuir os meus recursos as atividades e o sistema já calculará as durações das atividades e de acordo com o sequenciamento que defino, já calcula a data de entrega final do projeto (ver ilustração abaixo):

Cronograma

Como já entramos com os valores unitários dos recursos, e simplificando nosso estudo de caso considerando que nossos custos são todos relacionados aos recursos de trabalho José Carlos e João Silva, já podemos gerar nossa linha de base que contém a linha de base de custos. Para visualizá-la, basta exibir a coluna Linha de Base de custo:

Orçamento

Assim, considerando que este é o nosso planejamento aprovado, temos todos os insumos para calcular o Valor Previsto (VP) em nosso GVA.

Agora considere que o projeto já está sendo executado. O projeto tem duração total de 22,5 dias úteis e já se passou uma semana de projeto (5 dias úteis – estamos no dia 20/10) e temos concluído somente as atividades “Item A.1″ e “Item C.1″. O trabalho real do João Silva nesta semana foi de 36 horas e do José Carlos foi 42 horas. Para informar estas horas ao project, adicione a coluna “Trabalho Real”. Assim, após estas atualizações podemos visualizar a tabela de custos (No Menu Exibição, Em Tabelas selecione custo). A tabela abaixo é apresentada:

Acompanhamento custos

Neste contexto, perguntamos: Qual é a situação do projeto? Estamos atrasados? Adiantados? O orçamento sob controle ou acima do previsto?

Assim, selecione a tabela de Indicadores de Cronograma de Valores Acumulados (Em Exibição > Tabela) para que o project apresente os valores de GVA de cronograma:

VA Cronograma

Olhando o IDP do projeto, vemos um índice em 0,53. Isto é muito mal! Indica que o avanço foi só a metade do que o previsto em termos de cronograma.

Agora, selecione a tabela de Indicadores de Custo de Valor Acumulado (Em Exibição > Tabela) para que o project apresente os valores de GVA de Custo:

VA Custos

Olhando o IDC do projeto vemos também uma situação preocupante: 0,67. Isto significa que estou gastando R$1,00 para produzir R$0,67. O project também mostra outras variáveis importantes como o Orçamento no Término (ONT), Estimativa no Término (ENT) e o Índice de Desempenho Para Término (IDPT). Assim vemos que seguindo o ritmo atual de gastos, o projeto que tinha um orçamento de R$4.260,00 deve gastar R$6.390,00. E também indica o novo ritmo de gastos do projeto para que consigamos atingir a meta de orçamento definida: 1,1. Ou seja, para cada R$1,00 gasto, temos que produzir R$1,1.

Esta é uma forma fácil de aplicar o GVA no project. Para deixar didático, coloquei exemplos muito simples, e é claro em projetos assim muitas vezes conseguimos visualizar a situação de forma intuitiva. Mas considerando nossos projetos complexos do dia a dia, esta técnica, aliada a ferramentas como o MS Project permitem uma poderosa análise integrada de escopo, cronograma e custos.

Sobre o Colunista: Thomaz Ottoni é um profissional de TI com mais de 20 anos de experiência na área de desenvolvimento de sistemas, sendo que há 18 anos gerenciando projetos e portfólios, com experiência na implantação e gestão de PMO e na instrução em gerenciamento de projetos. Formado em Ciência da Computação na UFES e MBA em Gestão Empresarial pela FGV, obteve sua certificação em gerenciamento de projetos PMP em 2008. Foi palestrante no Congresso de Gerenciamento de Projetos do PMI-ES, “Gerenciando um Portfólio de Projetos em empresas públicas” e instrutor de treinamento preparatório para certificação PMP. Sócio-fundador da Mogai, atuou como diretor e gestor da mesma por cerca de 10 anos. Na Nipsa há mais de 3 anos, tem gerenciado grandes projetos como o Gis Corporativo na CESAN, projeto premiado pela ESRI nos Estados Unidos. É autor do blog http://excelenciaemprojetos.com. Atualmente atua além da gestão de projetos, como consultor e instrutor de temas relacionados ao gerenciamento de projetos.

E-mail de contato: thomaz.ottoni@gmail.com

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