Dicas para o correto gerenciamento de riscos nos projetos

Resumo

O mercado mundial está cada vez mais exigente no que se refere ao escopo, custo, prazo e qualidade dos projetos. Isso quer dizer que os gestores estão mais preocupados em gerir os riscos diversos que existem em cada projeto, a fim de garantir que tais riscos não causem impacto negativo no planejamento.

Introdução:

O mercado vem exigido cada vez mais das empresas que conseguem sobreviver às suas variações. Mas para que isso aconteça, é necessário que por traz dessa empresa se tenha um planejamento minucioso de todas as consequências que um determinado projeto pode resultar. Um dos principais fatores que podem tornar um bom projeto em um verdadeiro fiasco é a falta de gerenciamento de riscos.

Gerenciar riscos é primordial para traçarmos as possíveis variações que um projeto pode sofrer e esse gerenciamento se faz necessário durante todo o projeto, pois qualquer mudança pode causar grandes variações ou, até mesmo, forçar o seu cancelamento.

De acordo com Pires, o gestor de projetos está cada vez mais tendo dificuldades para driblar e essas situações, pois com o aumento da complexidade dos projetos, exigências de menores custos, menores prazos e evolução tecnológica vêm fazendo com que seu trabalho resulte em mais responsabilidades.

Fatores como falhas ao identificar riscos, planejamento superficial, preocupação tardia com o assunto, custo, qualidade e tempo, são exemplos de ameaças que resultarão em grandes impactos no resultado final de um projeto. Assim, todos os futuros riscos, mesmo que pequenos, terão que ser analisados e levados em consideração, para que todas as ações sejam tomadas o quanto antes, evitando que o projeto tenha acúmulo de riscos, transformando-se em uma “bola de neve”.

Com isso, as empresas estão utilizando cada vez mais recursos para minimizar essas situações de incertezas, se resguardando de possíveis riscos que possam aparecer. Riscos são comuns de acontecer no decorrer de um projeto, com isso, as empresas fazem previsões de possíveis perdas e se asseguram desde riscos financeiros até riscos contra acidentes.

Como tornar o gerenciamento de riscos mais efetivo?

Em tempos de crise econômica, uma das grandes preocupações dos gestores é a viabilidade de seus projetos. Existem vários estudos no país que exemplificam essa dificuldade de gestão, conforme citado abaixo:

“…. num estudo realizado com 7.400 projetos de TI em diversas empresas, que apenas 24% foram concluídos dentro do cronograma e orçamentos previstos. No mesmo estudo, ainda, foi verificado que apenas 30% das organizações conhecem realmente os riscos inerentes a seus investimentos de TI ” (Dias apud BACCARINE, SALM;&LOVE,2004).

Identificar os riscos não é uma tarefa fácil, algumas ferramentas podem auxiliar o gestor nesta tarefa. A ferramenta fundamental para o processo de gerenciar os riscos de qualquer projeto é a Análise de Decisão, a qual consiste na tomada de decisão a partir dos dados (certezas) do projeto junto à probabilidade de ocorrência de determinados eventos. Um dos métodos utilizados para essa análise é Árvore de Decisão.

Árvore de Decisão – É o primeiro método a ser abordado e, de acordo com Rodrigues, é uma das ferramentas mais úteis no gerenciamento de riscos. Segundo Pires, a árvore de decisão é a representação gráfica do cálculo do valor esperado (VME – valor médio esperado). É uma ferramenta que, visualmente, provê uma análise mais eficaz para cenários mais complexos e auxilia o gestor a avaliar financeiramente quais projetos são viáveis ou não.

Veja um caso de fracasso na Figura 1, no qual ambos os cenários estimam um alto valor de prejuízo. O cenário mais conservador, no qual se tem um menor investimento, prevê um valor esperado maior que o cenário mais agressivo, que estima um maior valor de investimento.

Figura 1 – Fracasso

A Figura 2 ilustra um caso de sucesso, no qual as duas estimativas ilustram cenários de lucro, de sucesso independente do cenário de escolha. Neste caso, o gestor deve optar sempre o que estimar um maior valor esperado.       

Figura 2 – Sucesso

Entre os dois exemplos, citados anteriormente, percebe-se que a diferença entre eles são as probabilidades de sucesso e fracasso.

Além da Árvore de Decisão, existem vários outros métodos capazes de mensurar o impacto do risco e suas consequências.

Entretanto, muitas empresas adotam estratégias passivas, como o financiamento do risco, que se concentra apenas nas consequências (não se preocupa com as causas do problema). Esse tipo de estratégia também pode atrapalhar na identificação de todas as ameaças a que o projeto está exposto (quando o foco é voltado para alguns riscos apenas), além de desviar-se do objetivo (sucesso do projeto) preocupando-se mais com a proteção contra as possíveis consequências no caso de ocorrência dos riscos. (PIRES, 2013)

Dicas

Para uma bem-sucedida Análise de Risco nada mais imprescindível que o total entendimento dos termos mais abordados:

• Fator de Risco: É qualquer evento que possa prejudicar, total ou parcialmente as chances de um projeto, isto é, as chances do projeto realizar o que foi proposto dentro do prazo e fluxo de caixa que foram estabelecidos. (ALENCAR e SCHMITZ, 2009);
• Risco: É a probabilidade de que um fator de risco venha a assumir um valor que possa prejudicar, total ou parcialmente, as chances de sucesso de um projeto. (ALENCAR e SCHMITZ, 2009);
• Objetivo de um Projeto: É aquilo que o projeto tem que realizar dentro de um limite de tempo e fluxo de caixa, predeterminados. (ALENCAR e SCHIMITZ, 2009).2) Seguir o Fluxograma do processo de Análise de Risco contribui para o sucesso da gestão de riscos:

Início → Identificar objetivos do projeto → Estimar impacto dos Fatores de Risco → Definir resposta aos Fatores de Risco → Redefinir plano do projeto → Final (ALENCAR e SCHIMITZ, 2009).

Boa comunicação entre a equipe é fundamental para o sucesso das contenções e contingências para o cumprimento dos objetivos do projeto, para que os fatores de risco não sejam mal analisados e comprometam o projeto.

Conclusão:

O gerenciamento de riscos é fundamental para o sucesso de um projeto e é imprescindível que sempre existam riscos a serem mitigados. Tanto na vida quando nos projetos, é preciso se expor aos riscos ao invés de fugir deles. É necessário encará-los de forma racional, através das metodologias para gerenciamento dos riscos, e não permitir que as emoções comandem as decisões.

Referências:

• PIRES, Arnaldo Renato de Souza et al. Gestão de Projetos Brasil. 3ª ed. Direito exclusivos do Ietec, 2013. 211 p.
• RODRIGUES, Eli. Árvore de decisão. Disponível em: <http://www.elirodrigues.com/2013/09/20/como-gerenciar-riscos-arvore-de-decisao/> Acesso em: 05 de Out. 2015.
• ALENCAR, Antonio Juarez; SCHMITZ, Eber Assis. Análise de Risco em Gerência de Projetos
• Portal PMKB. Disponível em: https://pmkb.com.br/
• DIAS, Evandro Dotto, et al. Fatores de risco no gerenciamento de projetos de tecnologia da informação no setor público brasileiro. Disponível em: <http://www.revistaespacios.com/a12v33n08/12330812.html> Acesso em: 06 de Out. 2015.

Sobre os Autores:

Guilherme Galvão Silva de Padua; Formado em Gestão da Produção Industrial pelo Grupo Unis. Pós-graduado em Engenharia Logística pelo IETEC. Analista de Materiais pelo Woodbridge Group. E-mail de contato: gui-galvao@live.com

Gustavo Santos Sena de Oliveira; Engenheiro Civil graduado pela Universidade FUMEC. Cursando pós-graduação em Gestão de Projetos pelo IETEC.  E-mail de contato: gustavosena.oliveira@gmail.com

Leonardo Gontijo; Engenheiro Mecânico graduado pelo Centro Universitário Newton Paiva. Cursando Pós-graduado em Gestão de Projetos pelo IETEC. Atuação como Técnicos em Mecatrônica e Vendedor Técnico. E-mail de contato: leonardo.gontijo@yahoo.com.br

Luiz Felipe Cardoso Pereira; Cientista da computação graduado pela Universidade Federal de Itajubá. Cursando MBA em Gestão de Projetos pelo IETEC. Líder da equipe de AMS da empresa REPLY do Brasil. E-mail de contato: luizfelipecp.ps@gmail.com

Contexto: Artigo apresentado como trabalho da matéria de Gestão de Projetos ministrada pelo Prof. Ms. Ítalo Coutinho da turma GPPP (Pós em Gestão de Projetos) T155 do IETEC.

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