Engenharia ou Pastelaria: Rima ou Rixa?

RESUMO

Resultado de uma atividade que já foi um projeto e hoje é produto: o pastel. Possui tamanho variado, aroma, sabor, origem dos mais distintos lugares. Em uma pastelaria, é só pedir, e em instantes, estará ao seu dispor para saborear. Esta realidade é bastante distinta em comparação ao setor de projetos de qualquer empresa. Ouvir, entender, pesquisar, planejar, projetar, desenvolver e executar projetos, no qual ele é único e distinto pelas particularidades, não é uma atividade que se encontra à disposição em vitrines: requer horas a fundo das ações anteriores. O presente artigo tem como objetivo demonstrar as diversas dificuldades que o gerenciamento de escopo sofre decorrente às solicitações tardias, e até mesmo inesperadas, quanto às mudanças de escopo em todas as etapas de um projeto. Ao final, espera-se sugerir alternativas para contornar situações que porventura os profissionais possam deparar durante as etapas de condução na gestão de escopo em projetos.

INTRODUÇÃO

Após a tragédia do dia 03 de Julho de 2014[1] em Belo Horizonte, ocorrida pela queda de um viaduto em construção na Avenida Dom Pedro I, vários comentários foram postados nas redes sociais por pessoas expressando indignações, críticas e dos mais variados tipos de desabafo sobre o ocorrido. Mas um destes comentários me chamou a atenção. José Geraldo F. de Andrade Jr.[2] publicou: “uma Obra de Arte Especial (OAE), não pode ser feita na mesma rapidez como se pede um pastel na feira. Não temos Viaduto ou Vigas de concreto na prateleira.”

Muitas das vezes restringe-se somente ao que é projeto no âmbito profissional ou empresarial e esquecemos aqueles micro-projetos que desempenhamos diariamente. Existem inúmeros casos no dia-a-dia que deparamos com situações com a necessidade (seja ela por vontade própria ou imposição) de mudança no curso do objetivo traçado. Estes vão desde simples tarefas ou até mesmo situações complexas e de difícil tomada de decisão. Vejamos dois exemplos do cotidiano que demonstram tal realidade:

• No lanche da manhã, a esposa está preparando para seu esposo, café e biscoitos. Enquanto ela se prepara para coar o pó de café misturado à água fervente, ele diz: “Poderia mudar o cardápio deste lanche? Prefiro beber leite com chocolate e comer uma fatia de bolo”;

Figura 1 – Demonstração de refeição matinal

• Um grupo musical, exaustivamente preparando um repertório para apresentar em um festival, inesperadamente recebe às vésperas da apresentação a solicitação de alteração do repertório pelo patrocinador do evento;

Figura 2 – Listas distintas de repertório (datas meramente ilustrativa)

Para o exemplo do lanche matinal, a alteração pode implicar numa demora maior no preparo do novo cardápio e, conseqüentemente, um atraso no horário de chegar ao trabalho ou alterar todo planejamento do dia para demais atividades. No segundo exemplo, em contrapartida, a alteração do repertório poderá fatalmente gerar em diversos transtornos, como por exemplo: mais dedicação de horas para ensaios de novas músicas (em projetos acarreta em horas extras não previstas), stress entre músicos (fragilizando o clima da equipe) e possivelmente um despreparo e desentrosamento no dia da apresentação (insatisfação do cliente final). Ambos os exemplos, a função principal do projeto não foi corrompida ou alterada. No primeiro a função principal era fornecer um lanche matinal e, no segundo, a apresentação musical. Diariamente deparamos com situações similares, que é solicitada a partir de atividades, execução de projetos e são sugeridas, até mesmo impostas, inclusões ou exclusões que podem acarretar vários transtornos para o projeto.

Uma economia que oscila constantemente regida pela cotação do dólar, flutuação pela instabilidade de decisões políticas, desastres naturais que devastam cidades, empresas, sonhos e entre outros fatores, propiciam decisão de diretores, patrocinadores, empresas e até mesmo do estado, a tomarem decisões de alteração ou inclusão de partes no escopo de projetos que podem gerar distúrbios sem precedentes à organização.

A grande questão é como evitar ou minimizar estes transtornos decorrentes das diversas demandas e oscilações do ambiente que está inserido.

DESENVOLVIMENTO

Ao migrar a ótica da rotina diária fora do trabalho para um ambiente empresarial, é assustador o quanto estas variações de mudanças podem impactar em projetos, seja no escopo, prazo ou custo. Em gestão de projetos, a essência é fazer com que a restrição tripla (escopo, prazo e custo) seja respeitada até o término. Para ter o conceito vívido sobre o que é projeto, recorramos ao PMBOK, que declara a respeito:

“Projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único. A natureza temporária dos projetos indica que eles têm um início e término definido. O término é alcançado quando os objetivos do projeto são atingidos ou quando o projeto é encerrado porque os seus objetivos não serão ou não podem ser alcançado, ou quando a necessidade do projeto deixa de existir”. (Um guia de Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK) – Quinta edição, 2013).

Vasconcelos (2013), citando o glossário do PMBOK, reafirma que escopo é a “soma dos produtos, serviços e resultados a serem fornecidos de forma de projeto.”

É comum deparar com pequenas inclusões ou exclusões de pacotes de trabalho negociadas de qualquer forma. Pedidos e solicitações realizadas nos corredores e bastidores de projetos, podem acarretar na “inflamação” da restrição tripla, pois em qualquer pilar que afetar, seja o escopo, prazo ou custo, necessitará de baterias de “antibióticos” para conduzir o projeto e evitar que o mesmo não seja atendido pela má administração do escopo ou a falência do projeto.

Existem casos extremos que são inegociáveis e irreversíveis a não condução da inclusão ou exclusão de algum item no escopo. Abaixo alguns questionamentos e alternativas para que possa minimizar os impactos mais devastadores:

CONCLUSÃO

A gestão de escopo em projetos é tão sensível quanto em qualquer outra área de conhecimento dentro da gestão de projetos. Não é proibido solicitar alterações no escopo do projeto, mas é sensato realizar tais alterações em fóruns que as partes interessadas tenham conhecimento e posicionamento quanto às demandas propostas. Não há projeto de pronta entrega igual ao pastel, mas a flexibilidade de gerenciar o escopo deve ser estrategicamente similar à jogar xadrez: às vezes é necessário perder algumas peças, por mais que sejam especiais, para alcançar o objetivo maior que é capturar o rei. No contexto de gestão de projetos: entregar o projeto com escopo, prazo e custo perfeitamente atendidos, garantindo a satisfação do cliente.

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

• UM GUIA DO CONHECIMENTO EM GERENCIAMENTO DE PROJETOS (GUIA PMBOK®). – Quinta Edição. 2013. 589p.
• GESTÃO DE PROJETOS BRASIL: conceitos e técnicas / Arnaldo Renato Pires de Souza; Breno de Campos; Clênio Senra de Oliveira; Fred Jordan; Ítalo de Azeredo Coutinho; Ivo Márcio Michalick Vasconcelos; João Carlos Boyadjian; José Fernando Pereira Jr.; Luiz Henrique Tadeu Ribeiro Pedroso; Pedro Paulo de Oliveira Melo. Instituto de Educação Tecnológica. Belo Horizonte, 2013. 373p.
• https://brasil.pmi.org/brazil/KnowledgeCenter/Articles/~/media/9022ADD02E6542CDB08F8D23F733EBA8.ashx
• https://brasil.pmi.org/brazil/AboutUs/WhatIsProjectManagement.aspx
• http://www.estudoadministracao.com.br/ler/16-11-2014-como-fazer-citacoes-internet
• http://www.escritoriodeprojetos.com.br
• https://www.linkedin.com/pulse/engenharia-n%C3%A3o-%C3%A9-pastelaria-jos%C3%A9-geraldo-f-de-andrade-jr-

[1] http://veja.abril.com.br/noticia/brasil/viaduto-desaba-em-belo-horizonte-uma-pessoa-morreu/

[2] https://br.linkedin.com/in/jos%C3%A9-geraldo-f-de-andrade-jr-206a9a96

Sobre o Colunista: Elienay Marçal Fialho Fuly é Graduado em Engenharia de Produção, Especialista em Engenharia de Produção Enxuta / Melhoria Contínua, MBA em Administração de Projetos e MBA Executivo em Gestão de Negócios. Atualmente atua como Engenheiro de Processos Sênior no desenvolvimento e implementação de soluções em melhoria contínua de processos no setor automobilístico. Atua também como consultor de soluções em Engenharia de Processos e Melhoria Contínua desde 2014. Palestrante em temas de Redução de Custo, Engenharia de Planejamento, Engenharia de Produção e Melhoria Contínua. Autor de artigos e colunista sobre Gestão de Projetos com foco em Produção, Logística, Melhoria Contínua e áreas correlatas. Está presente na indústria desde 2005, atuando nos setores da indústria automotiva, mineração, caldeiraria, usinagem e construção civil. Possui experiências nas áreas de Gestão e Engenharia de Processos, Controle de Qualidade, PCP, Auditoria ISO 9001, Administração de Contratos e Diligenciamento. Lecionou em escola técnica as disciplinas de Matemática Aplicada e Tecnologia dos Materiais.

E-mail de contato: elienayfuly@gmail.com

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