Matriz de priorização em projetos de melhoria contínua: injetar energia no projeto certo na hora certa

Resumo

Injetar energia em projeto que não tem potencial para resultado rápido, conforme se espera, tem a tendência em gerar stress na equipe de projetos, gestores, patrocinadores e fatalmente no cliente final. Este cenário se complica mais ainda quando a escassez de recursos é cada vez mais nítida nos ambientes de investimentos para projetos. Neste artigo o objetivo é demonstrar a importância de fazer racionalmente a matriz de priorização, deixando de lado as emoções e preferências, com o foco em resultados rápido e de impacto. Espera-se ao final que haja uma concordância entre os projetos e os desejos da maioria dos envolvidos da equipe e o que a Matriz de Priorização preconiza em sua indicação.

Figura 1: Gráfico de Priorização

Introdução

É comum ouvir nos bastidores e nas reuniões de empresas sobre a urgência dos temas e das entregas a serem feitas. O prazo negativo, o famoso é para “ontem”, já é considerado um clichê nos ambientes das organizações em qualquer esfera. Definir datas e realizar as entregas com prazo acessível, com o custo dentro do previsto e com a satisfação do cliente com o atendimento do escopo é o princípio básico de toda boa gestão de projetos, conforme a restrição tripla. A questão é quando há prioridade em meio a tantas demandas e é necessário realizar escolhas entre os diversos projetos que estão em pauta.

Dar prioridade naquilo que gosta de fazer é bastante cômodo. Mas priorizar aquilo que não necessariamente é sua paixão em fazer ou realizar, a escolha já torna-se bastante emocional. Escolhas nem sempre são tão simples de serem feitas, pois está diretamente ligadas á preferir algo em detrimento às outras opções, tendo ou não proximidade por elas.

Em diversos ambientes corporativos, organizacionais, cotidiano, etc., demandas diversas e prioridades distintas sempre aparecem e geram o ponto de questionamento que põe em discussão qual será a aposta correta e em qual prosseguir naquele devido momento.

Apesar de todo o planejamento, que é primordial investir horas e horas para este tema durante a fase antecedente à execução, existem situações que o inesperado acontece: seja o atraso de uma resposta de um “aceite” do projeto, seja o fornecedor que teve dificuldades rodoviárias para entregar a matéria-prima no prazo, seja a indisponibilidade de um profissional-chave que precisou se ausentar por motivos de saúde. Enfim, por mais difícil que seja de acreditar, a Lei de Murphy[1] pode acontecer em qualquer ambiente organizacional.

O ponto central é realizar a ponderação da Matriz de Priorização sem levar em conta as emoções, pois as mesmas podem levar equipes, organizações, clientes e projetos a situações bastante dificultosas.

Desenvolvimento

Fazer a escolha certa, no momento correto, de qual melhor projeto em relação ao prazo, ao custo, à disponibilidade de capital, à disponibilidade de recursos, é possível e não tem muita complexidade. A questão-chave é realizá-la racionalmente e não emocionalmente. A Matriz de Priorização deve realizada sem interferência das emoções impostas por membros da equipe e até mesmo pelos gestores e patrocinadores. Ela deve ser conduzida de forma imparcial e sem ater aos caprichos e desejos daqueles que se familiarizam por determinados temas ou projetos das quais devem ser postos à mesa para a discussão da priorização.

O modelo de priorização que se apresenta tem como objetivo nortear o melhor projeto com a ponderação dos critérios de em relação à relevância de cada projeto:

Tabela 1 – Matriz de Priorização Genérica
Fonte: Outros projetos em ambientes de Melhoria Contínua

Entendendo um pouco melhor a Matriz de Priorização:

• O peso para cada critério deve ser discutido entre os gestores e a equipe para que tenha-se uma uniformidade;
• Para cada projeto em relação ao critério, atribui-se uma nota de 0, 3, 6 ou 9, de acordo com a relevância do mesmo;
• A nota final de cada sub-projeto é o somatório dos produtos da relevância atribuída em cada critério em relação ao peso;
• Ao final, a maior pontuação do subprojeto deverá ser admitida como o item a ser priorizado.

Abaixo um exemplo prático da utilização da Matriz de Priorização em projetos de Melhoria Contínua.

Tabela 2 –  Matriz de Priorização Aplicada
Fonte: Exemplo genérico de indústria têxtil automotiva

Conforme destacado acima, o projeto que deverá ser priorizado será o item 4: “Melhoria na rota de abastecimento do componente para o subproduto Z no processo X35”. Os demais poderão receber o mesmo critério de priorização após a execução do item em questão. Caso haja novos entrantes, será necessária uma nova reavaliação da Matriz de Priorização para identificar o projeto a ser atacado.

Conclusão

Priorizar o que é obvio não é papel difícil de realizar, mas atentar as diversas necessidades que estão postas à mesa e que todas precisam ser executadas, deve ser avaliado com cautela e a Matriz Priorização é uma aliada nestes momentos. A prática e a habilidade na utilização da Matriz de Priorização farão dos projetos vindouros uma boa ferramenta para atingir resultados cada vez mais concretos e robustos com o objetivo de racionalização dos recursos disponíveis.

Bibliografia:

• GESTÃO DE PROJETOS BRASIL: conceitos e técnicas / SOUZA,Arnaldo Renato Pires de; CAMPOS, Breno de; OLIVEIRA, Clênio Senra de; JORDAN, Fred; COUTINHO, Ítalo de Azeredo; VASCONCELOS, Ivo Márcio Michalick; BOYADJIAN, João Carlos; JUNIOR, José Fernando Pereira; PEDROSO, Luiz Henrique Tadeu Ribeiro; MELO, Pedro Paulo de Oliveira. Instituto de Educação Tecnológica. Belo Horizonte, 2013.
• http://www.pmimg.org.br
• http://www1.folha.uol.com.br/livrariadafolha/941129-descubra-se-a-lei-de-murphy-tem-fundamento-cientifico.shtml

[1] “Se alguma coisa pode dar de errado, com certeza dará” é a afirmação atribuída ao cientista norte-americano Edward A. Murphy Jr. (1917-1990). Fonte: www.folha.uol.com.br

Sobre o Colunista: Elienay Marçal Fialho Fuly é Graduado em Engenharia de Produção, Especialista em Engenharia de Produção Enxuta / Melhoria Contínua, MBA em Administração de Projetos e MBA Executivo em Gestão de Negócios. Atualmente atua como Engenheiro de Processos Sênior no desenvolvimento e implementação de soluções em melhoria contínua de processos no setor automobilístico. Atua também como consultor de soluções em Engenharia de Processos e Melhoria Contínua desde 2014. Palestrante em temas de Redução de Custo, Engenharia de Planejamento, Engenharia de Produção e Melhoria Contínua. Autor de artigos e colunista sobre Gestão de Projetos com foco em Produção, Logística, Melhoria Contínua e áreas correlatas. Está presente na indústria desde 2005, atuando nos setores da indústria automotiva, mineração, caldeiraria, usinagem e construção civil. Possui experiências nas áreas de Gestão e Engenharia de Processos, Controle de Qualidade, PCP, Auditoria ISO 9001, Administração de Contratos e Diligenciamento. Lecionou em escola técnica as disciplinas de Matemática Aplicada e Tecnologia dos Materiais.

E-mail de contato: elienayfuly@gmail.com

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