Como gerenciar o tempo em seus projetos

Você já teve a impressão de que, por mais que você corra, não consegue sair do lugar nas suas atividades diárias? Possivelmente isso não se deve a quantidade de trabalho que você tem diariamente gerenciando os seus projetos, mas a qualidade desse trabalho que está sendo feito. Dez em cada dez Gerentes de Projetos que conheço reclamam de falta de tempo para dar conta de tudo o que acontece durante o ciclo de vida de um projeto, principalmente durante a execução do mesmo.

Isso também acontece (e com maior complexidade) em ambientes multi-projetos. Às vezes você se vê “tocando”, ao mesmo tempo, dois, quatro, seis projetos e precisa dar conta do trabalho diário sem deixar que um impacte no outro. Só que muitas vezes você deixa escapar alguma coisa, deixa de responder a algum e-mail, de atender algum cliente ao telefone, esquece de passar um report e fica tão louco que não consegue, sequer, lembrar o aniversário do filho, da esposa, da mãe ou do casamento. Nem pensa como o seu trabalho diário está impactando na sua vida profissional e isso é muito grave. Quando isso acontece, pequenos sinais de instabilidade nas comunicações começam a se amplificar exponencialmente, impactando principalmente no cumprimento dos prazos e no relacionamento com o cliente e demais partes interessadas.

Com certeza boa parte de tudo que falei até agora já aconteceu comigo e com você, mas diante do exposto, o que fazer para gerenciar melhor o nosso tempo durante o ciclo de vida dos projetos? Bem, vou passar pra você o que eu, particularmente, faço para poder organizar minhas tarefas diárias e cumprir minhas rotinas evitando assim maiores impactos com clientes e diretoria.

Organize todos os seus projetos individualmente: Você pode usar um quadro, um caderno ou qualquer outra plataforma para que isso seja feito. Eu uso uma plataforma muito interessante e já bem conhecida no mercado chamada Trello. Nele consigo dividir meus projetos, inserir checklists, colocar flags para melhor orientação sobre prioridades e que tipo de abordagem cada atividade demanda. Você pode inserir uma data e horário limite para conclusão e o Trello envia um e-mail te informando isso. É uma boa ferramenta para organizar suas tarefas.

Reorganize sua caixa de e-mails: Todo o dia eu recebo muitos e-mais e ter o Inbox abarrotado não ajuda na localização e tratativa dos mesmos. Isso porque, muitas vezes exercendo um cargo de gestão, entre 60% e 90% dos e-mails que recebemos não são direcionados a nós especificamente, somos colocados em cópia apenas. Uma primeira dica que dou é ‘deixe sempre a caixa de entrada limpa’, dessa forma você pode fazer uma triagem e priorizar a tratativa de cada um. Crie uma estrutura de pastas no arquivo morto, dividida por projeto, por fase, por mês ou por ano. Outra dica é categorizar os e-mails. Para as partes interessadas chaves, indique uma cor (flag) para tratativas emergenciais. Há e-mails que precisam ser respondidos com brevidade e outros que podem ir para trás da fila. Lembrando sempre a célebre frase: “E-mail não resolve, apenas formaliza“. Uma conversa presencial ou um telefonema são bem mais eficazes.

Priorize suas atividades: Uma coisa é certa, não dá pra resolver tudo ao mesmo tempo. Você, com certeza, vai ficar louco se tentar tratar tudo ao mesmo tempo. Use um caderno, simples, onde você possa relacionar todas as atividades que devem ser executadas durante o dia ou durante a semana. Em todas as atividades que você deve trabalhar sempre haverá as emergenciais, àquelas solicitadas pela alta gerência ou que estão no caminho crítico do seu projeto e precisam de uma solução imediata. Porém é muito importante que você não exponha sua lista de prioridades e nem informe a um determinado cliente que ele não está inclusivo nela, todo cliente quer tudo pra ontem mas, com confiança no seu trabalho e na sua capacidade, ele entenderá se for feito amanhã.

Decomponha suas atividades em Post-its: Quem trabalha com modelos ágeis de gestão conhece bem o quadro Kanban. O quadro kanban é super simples de usar, você só precisa adquirir um quadro branco (pode ser de 65×45 ou 60×40 mesmo) e dividi-lo conforme figura abaixo:

Cada post-it corresponde a uma tarefa. Você pode atribuir cores a urgência de cada uma ou para diferenciar os clientes, criando assim uma fila de atividades e gerenciando as tratativas de forma ordenada e visual.

Não deixe para fazer amanhã o que você pode fazer hoje: Pense sempre no seguinte – amanhã terão outras atividades, outras pendências e outras necessidades. Quando você tem tempo pra resolver algo hoje e, por uma questão de comodismo ou princípio de cansaço, resolve deixar para amanhã, você pode estar criando um futuro mais complicado que o presente. Trabalhando em projetos, todo o dia você vai ter coisa nova pra fazer ou ‘pipino’ pra resolver. Conselho meu, resolva o que tiver para resolver no mesmo dia, a não ser que não haja realmente condições de uma solução imediata. Dando tratativa à toque de caixa, você ganha tempo para focar em outras coisas durante o dia. Foque no essencial.

Delegue as atividades dos seus projetos às pessoas certas: Você deve conhecer a sua equipe e saber de suas habilidades e competências. Quando você delega algo para alguém e esse alguém não rende o que você precisa que ele renda, quem acabará tendo que resolver o problema é você. Toda a fila de prioridades para e você terá que buscar uma solução de contorno imediata para evitar ruídos. O melhor goleiro fará as melhores defesas para garantir a vitória, porém a vitória só vem se houver um bom atacante lá na frente pra fazer o gol. Se você inverter os papéis o resultado pode ser catastrófico. Tenha consciência de que, sendo o responsável pelo projeto, no final das contas você terá que responder pela baixa produção da sua equipe.

Otimize as reuniões: Em 80% dos casos as reuniões sempre extrapolam o tempo determinado (quando este é determinado) e pouco se resolve. As reuniões precisam ser objetivas. Comece no horário marcado, respeite a pauta pré-determinada e seja objetivo no que se deseja. A reunião deve ser encarada como um momento para que todos falem a mesma língua e consigam se comprometer em suas atividades diante de toda a equipe, evitando aqueles e-mails que mais parecem um chat, e não como uma cerimônia formal com pompa e circunstância.

Respeite suas rotinas: Se o plano de comunicação de um determinado projeto prevê o envio de Status Report diário até as 17h, envie sem falta até as 17h. Se é semanal, tendo que ser enviado toda a quinta-feira, faça! Reports fazem parte da rotina de um gestor, quando você deixa de fazê-lo, começa a passar a impressão de falta de compromisso, afetando sua credibilidade com o cliente e demais partes interessadas. Eu mesmo já apanhei muito com isso, mas é um aprendizado que todos temos que absorver. Para o cliente não há justificativa para o não cumprimento do plano de comunicação.

Bem, essas foram apenas algumas dicas. Espero que você absorva isso para o seu dia-a-dia e passe a organizar um pouco mais o seu tempo no intuito de criar “buffers” para ações que demandem ações emergenciais.

Sobre o Colunista: Wagner Borba, Gerente de Projetos da Tecnoset IT Solutions. Graduado em Gestão da Tecnologia da Informação pela FG/Laureate International Universities de Pernambuco e certificado Project Management Professional (PMP®) pelo PMI. Possui 10 anos de experiência em projetos nas áreas de Telecomunicações e Tecnologia da Informação em empresas multinacionais como Alcatel-Lucent, Isolux Corsan e Huawei Technologies, atuando em projetos de grande porte para as maiores operadoras de telefonia do país. Também atuou como consultor em gerenciamento de projetos para empresas das áreas de TI, Saúde Ambiental, Construção Civil, Logística e Telecomunicações. Hoje atua com projetos de TI e Serviços voltados para o setor público é voluntário e facilitador no grupo de estudos preparatório para certificação PMP oferecido pelo PMI-PE.

Email de contato: wagner.borba@pmipe.org.br /wborbaconsultoria@gmail.com

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