Planejar com prazos curtos: quais ferramentas podem ser empregadas

Diante da natural velocidade e do dinamismo do mundo, a agilidade e o senso de urgência têm se tornado preponderante em todos os projetos.

Prazos e orçamento desafiadores tornam a atividade de gerenciar esses projetos uma atividade de risco iminente. Quanto mais os prazos e custos se tornam desafiadores, mais a necessidade de um planejamento meticuloso e detalhado se torna fundamental.

Por outro lado, a urgência no planejamento dessas atividades na maioria das vezes prejudica diretamente a qualidade dos planos desenvolvidos.

O artigo tem como objetivo discutir as causas da urgência na elaboração do planejamento e suas consequências no decorrer do projeto.

Finalmente, o artigo apresenta metodologias que auxiliam no planejamento em curto prazo, minimizando erros e retrabalhos e as etapas necessárias para planejar o escopo, tempo e custo de um projeto.

Introdução

Planejamento, essa é uma daquelas palavras mágicas, que todo gestor está cansado de ouvir, e acredita saber tudo sobre. Quando falamos, então do curto prazo, o plano de ações é constantemente substituído por decisões impulsivas.

Fora do Brasil, nos países em que as pessoas têm o hábito de planejar, o índice de sucesso quanto à conclusão do projeto dentro do prazo, do orçamento e obtenção dos resultados desejados pela organização rondam a casa dos 90%, enquanto no Brasil, esse número dificilmente passa dos 20%. O percentual de dedicação no planejamento nos casos de sucessos gira em torno de 20 a 25% de todo o projeto que é dedicado ao.

Para se chegar nesse percentual dedicação ao planejamento, é necessário tempo suficiente para conhecimento do escopo, e a partir de então elaborar o planejamento do projeto.

 A falta de prazo para o planejamento adequado de um projeto é decorrente de diversos fatores dentro das organizações. Pensamentos de que planejamento é perda de tempo, prazo imediato para execução do projeto, competitividade do mercado e até mesmo o enxugamento do quadro de pessoal onde à demanda de serviço é superior a capacidade de produção.

DESENVOLVIMENTO

Causas que levam a elaboração do planejamento em curto prazo

Culturalmente, o planejamento de um projeto no Brasil não é uma das principais etapas do processo. Tão pouco visto como cunho de ações para deixar de perder dinheiro nas etapas seguintes. Pelo contrário, as maiorias dos gestores pensam que planejar é perder tempo e dinheiro e preferem partir para as etapas seguintes onde estão os recebíveis, conforme representado nos quadrinhos abaixo (figura1).

Figura 1: Pensamento de que planejamento é perda de tempo

Disponível em: <http://marceloplens.blog.uol.com.br/arch2008-06-08_2008-06-14.html>, acessado em 19/05/2016

Este pensamento é um dos principais responsáveis pela curta duração das empresas de pequeno porte no mercado competitivo atual.

Essas empresas cada vez mais vêm se adequando as necessidades impostas pelo mercado. Diante da concorrência, a empresa que deseja se firmar e se manter nesta busca incessante pela excelência, deve não só atender as necessidades básicas fixadas pelos seus clientes, mas também a outros aspectos importantíssimos como os prazos, custos e qualidade em que este serviço deve ser entregue à sua organização.

Em outros casos quando as cobranças e pressões incessantes sejam por parte da empresa contratada ou por parte do contratante, para que o início imediato do projeto aconteça, acaba-se reduzindo o prazo para conhecimento do escopo e planejamento do projeto, causando grandes problemas no decorrer de sua execução.

Isso também acontece quando a demanda de projeto para se planejar é muito maior que a capacidade de produção da equipe, onde o tempo gasto para elaborar o planejamento de um projeto em condições normais pode não ser suficiente devido o aumento da demanda de trabalho, havendo a necessidade de mais prazo.

Todas as situações citadas, podem ocorrer no dia a dia das organizações reduzindo os prazos para planejamento dos projetos, gerando aumento dos  custos, obras inacabadas, multas, descredenciamento em licitações futuras, dentre vários outros fatores negativos que fazem com que os recebíveis das etapas seguintes sejam menor do que o previsto, pois na maioria das vezes é despejados em forma de retrabalhos, gastos com excesso de prazo, despesas não previstas.

Para que o planejamento possa ser cumprido com êxito em um projeto, é necessária uma boa gestão, prazo adequado para a execução de etapas imprescindíveis no planejamento, onde falhas devem ser corrigidas a tempo, objetivando-se assim a qualidade e o menor custo possível, ou seja, fazendo com que ao seu final ele possa ser considerado um projeto de grande sucesso.

Etapas necessárias para planejar o escopo, tempo e custo de um projeto

• Definição do Escopo

Defina claramente o objetivo do projeto. A definição deve ser acordada entre o cliente e a pessoa ou organização que vai executar o projeto.

• Estrutura Analítica do Projeto – EAP

A estrutura analítica de projeto – EAP – é uma árvore hierárquica de elementos ou itens realizados ou produzidos pela equipe. Em geral, a EAP define os responsáveis por cada pacote de trabalho.

• Definição das Atividades

Identifique as tarefas específicas que precisam ser executadas para cada pacote de trabalho, a fim de atingir o objetivo do projeto.

• Sequenciamento das Atividades

Ilustre graficamente as atividades na forma de um diagrama de rede. Esse gráfico apresenta a sequência necessária e as dependências das atividades para alcançar o objetivo do projeto.

• Estimativas de Recursos das Atividades

É fundamental determinar que tipos de recursos são necessários, e como estes serão usados, para que cada atividade seja realizada no prazo estimado.

• Estimativa de Duração da Atividade

Prepare uma estimativa de quanto tempo cada atividade levará para ser completada.

• Desenvolvimento do Cronograma

Existe a necessidade de se fazer um alinhamento da disponibilidade dos recursos com as atividades atribuídas a cada um deles. Isso é feito através do cálculo do cronograma de um orçamento para determinar se o projeto pode ser concluído dentro do prazo necessário, com os fundos alocados e os recursos disponíveis. Caso contrário, é necessário fazer ajustes no escopo do projeto, nas estimativas de duração das atividades ou nas atribuições de recursos até que se chegue a um plano base viável e realista.

• Orçamento – Estimativas de Custos

Faça uma estimativa de custo para cada atividade. Ela se baseia nos tipos, nas quantidades e no tempo de uso dos recursos necessários para cada atividade.

 Método para planejar em curto prazo

Para se atender diretamente a necessidade de um planejamento em curto prazo, é preciso simplificar o processo de gestão. A simplificação se dá através da análise cuidadosa dos processos que podem ser considerados fundamentais e indispensáveis. É importante ressaltar que somente os processos considerados cruciais devem ser feitos, uma vez que a prioridade é a velocidade do desenvolvimento, não significando que outros processos que não são listados não sejam também agregadores de resultados no planejamento do projeto.

O planejamento em ondas sucessivas (Rolling Wave Planning) é uma técnica que auxilia no planejamento em curto prazo. Ele é uma forma de planejamento de elaboração progressiva em que o trabalho que será realizado em curto prazo é planejado em detalhes em um nível baixo da estrutura analítica do projeto, enquanto o trabalho distante no futuro é planejado em um nível relativamente alto da estrutura analítica do projeto. Porém, o planejamento detalhado do trabalho a ser realizado dentro de mais um ou dois períodos no futuro próximo é feito conforme o trabalho está sendo terminado durante o período atual.

Traduzindo de forma bem pragmática, significa planejar o que se conhece de forma detalhada e o que não se conhece de forma mais superficial. Como à medida que o projeto avança o conhecimento a seu respeito aumenta.

A figura 2 apresenta um exemplo de planejamento em ondas sucessivas.

Figura 2: Planejamento em Ondas Sucessivas

Disponível em: <http://jkolb.com.br/planejamento-em-ondas-sucessivas/>, acessado em 19/05/2016.

DICAS

Analise os objetivos, comece questionando quais são os objetivos que sua empresa deseja atingir com o planejamento operacional. Elabore um estudo detalhado sobre a situação atual da organização e quais serão os objetivos projetados para os próximos meses. Faça um levantamento do fluxo de caixa da empresa, das receitas mensais, do número de clientes e funcionários, bem como outras informações relevantes para montar um plano operacional apropriado para as necessidades do empreendimento.

Monte uma equipe com profissionais qualificados, por mais que você domine e saiba montar um bom planejamento operacional, dificilmente terá êxito, se realizar sozinho. Para que o tempo seja otimizado e as possibilidades de sucesso sejam aumentadas, é recomendável montar uma equipe com profissionais qualificados.

Procure ter na sua equipe, profissionais que possuem ideias e que queiram realizar os objetivos da empresa, dessa maneira o trabalho progredirá naturalmente, resultando em bons frutos. Embora cada colaborador tenha uma atividade específica para cumprir, o ideal é que toda a equipe esteja integrada, que compreendam a importância do planejamento operacional para a empresa e saiba da real dimensão do projeto.

Elabore um planejamento operacional para cada atividade, com os objetivos em mãos e a equipe de profissionais qualificados, é hora de colocar em prática um planejamento operacional para cada atividade. Ou seja, quais procedimentos serão realizados para que cada tarefa seja executada, qual o custo envolvido e qual o tempo que será dedicado para a concretização.

Estipule metas e prazos. O ideal é que toda a equipe tenha uma única meta e que os profissionais designados como responsáveis para a execução de cada atividade tenham metas individuais, uma vez que cada uma possui suas particularidades. Além disso, é importante estipular qual o prazo de cumprimento das metas. Desta forma, a equipe tende a trabalhar mais focada, uma vez que devem cumprir um prazo estabelecido, evitando que as atividades se estendam além do tempo e se tornem inacabadas.

CONCLUSÃO

Planejar rapidamente visando atender ao senso e à necessidade permanente de urgência das organizações é uma tendência evidente no trabalho com projetos. Visando atender esse senso crítico de urgência, muitos projetos são executados sem qualquer tipo de planejamento sob o pretexto de que o planejamento leva tempo ou que o projeto é de execução imediata e prejudica o senso de urgência pretendido. Quando existe um tempo mínimo aceitável para o desenvolvimento de um plano estruturado para planejar o escopo, tempo e custo de um projeto, esse plano se torna indispensável. A utilização de metodologias que permitem um planejamento rápido apenas é recomendada quando não existe nenhuma possibilidade de construção de um plano estruturado para o projeto. O que para isso demanda tempo e mão de obra especializada.

REFERÊNCIAS

• Disponível em: < http://www.gestaodeprojeto.info/porquefalham>, acessado em: 11/05/2016.
• Disponível em: < http://www.ricardo-vargas.com/pt/podcasts/urgent-project/>, acessado em: 12/05/2016.
• Disponível em: <http://www.blogdaqualidade.com.br/o-ponto-critico-do-planejamento-a-curto-prazo/>, acessado em: 16/05/2016.
• Disponível em: < http://www.ricardo-vargas.com/pt/podcasts/understanding-the-rolling-wave-planning/>, acessado em 11/05/2016.
• Disponível em: <https://pmkb.com.br/artigo/planejamento-ruim-causa-engenharia-ruim/>, acessado em 11/05/2016.
• Barcaui, André B.; Borba, Danubio; Silva, Ivaldo M. da; Neves, Rodrigo B. Gerenciamento de Tempo em Projetos. Rio de Janeiro: FGV, 2008.
• PMI. A Guide to the Project Management Body of Knowledge. 5°  Edição, 2013.
• Dias, Fabiano. Planejamento de projetos. Artigo publicado disponível em <http://www.tiespecialistas.com.br/2011/08/planejamento-de-projetos-como-fazer/>, acessado em 11/05/2016.
• Silva, João Bosco Vieira.  A falta de planejamento das pequenas empresas na construção civil. Artigo disponível em <http://www.ecivilnet.com/artigos/planejamento_pequenas_empresas_construcao_civil.htm>, acessado em: 11/05/2016.

Sobre os Autores:

Rodrigo Fuertes Campos, Graduado em Engenharia de Minas pela Universidade Federal  de Ouro Preto – Escola de Minas / MG, pós-graduando em Engenharia de Planejamento pelo Instituto de Educação Tecnológica – IETEC. Iniciou sua carreira profissional como estagiário em empresas de mineração acompanhando os trabalhos de lavra e beneficiamento de minérios. Experiência profissional em coordenação e supervisão, em operações de mina a céu aberto, desenvolvimento de galerias em minas subterrâneas, britagem de minério, obras de túneis,  levantamentos geofísicos e liderança em equipes operacionais de campo coordenando trabalhos de perfuração e desmonte de rochas. Cursos e especializações em utilização de explosivos, formação de Blaster pela Britanite e técnicas de administração pela Compuway Cursos de Informática. Conhecimento intermediário nos software Microsoft Office ( Excel e MS Project ). E-mail: rfcatr@yahoo.com.br

Rafaela Cristina Val Gomes, Graduada em Engenharia Química pela Faculdade Única de Ipatinga – UNICA, pós-graduanda em Engenharia de Planejamento pelo Instituto de Educação Tecnológica – IETEC. Experiência profissional desenvolvida na área de planejamento e controle de projetos em Light Steel Frame, Construção civil e Sinalização de rodovias. Conhecimento avançado no pacote Office e conhecimento intermediário no MS Project 2010 e AutoCad. Email: rafaelavalgomes@gmail.com

Jefferson F. Novaes Miranda, Engenheiro Eletricista. Cursando Engenharia de Planejamento pelo IETEC. MBA em Gestão de Pessoas pela Fundação Getúlio Vargas e Graduado em Engenharia Elétrica pela UNIVALE . Inglês Intermediário. Atuação no gerenciamento de obras de distribuição de energia elétrica, envolvendo compatibilização de projeto, coordenação de mão-de-obra, fiscalização, controle de qualidade, suprimentos e controle de orçamento. Realização de controle dos processos produtivos, fiscalização de serviços terceirizados, medições e check list de entrega das obras.

Contexto: Artigo apresentado como trabalho na pós graduação Engenharia de Planejamento ministrada pelo Prof. Ms. Ítalo Coutinho da turma 12 do IETEC.

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