Monitoramento de custos, reservas de contingência e rebaixamento de custos

RESUMO

Em um processo de seleção, é selecionada a empresa que atenda a qualidade desejada e que apresente a proposta com o menor custo, dentro da margem de gasto esperada. Para a execução correta da proposta, é fundamental que se conheçam todos os detalhes do projeto e as ferramentas disponíveis para a elaboração do orçamento. Em todo o processo, merecem destaque o monitoramento dos custos, as reservas de contingência e o rebaixamento de custos. O entendimento e aplicação destes conceitos, é de extrema importância para a elaboração de orçamentos com menores custos, mas que proporcionem o lucro desejado. O objetivo deste artigo é definir estes conceitos, mostrar como são aplicados, apresentar o mapa mental, dar exemplos, dicas e a conclusão.

O QUE É

O termo contingência significa algo que pode ou não acontecer, algo incerto, que é provável que ocorra, embora não se tenha certeza.

Em um orçamento, o termo pode ser considerado uma reserva, derivada do lucro, considerada para cobrir custos de contingência, ou seja, despesas que aconteceram, mas não estavam previstas.

Monitoramento de custos que dizer acompanhar os gastos de um projeto em execução, através de medições e comparações entre os gastos reais e gastos previstos, ou entre níveis estabelecidos, considerados ideais.

Rebaixamento de custos são estratégias traçadas pelos responsáveis pelo orçamento, com objetivo de substituir atividades com custo elevado, por atividades que suprem as mesmas necessidades, porém com menor custo.

COMO SE APLICA

Aplica-se a reserva de contingência para suprir custos derivados de imprevistos que não foram previstos em orçamento, diferença de preços, quantitativos, índices de produtividade e etc.. Não existem regras definidas para serem seguidas ao estipular o percentual da contingência, O acerto depende muito da experiência do orçamentista, todos os possíveis riscos, cenários ou fatores externos devem ser estudados e entendidos com clareza para a correta estimativa da reserva.

A verba deve ser considerada em todos os índices que compõem o orçamento, como serviços de Engenharia, Equipamentos, Materiais e etc.

Os itens típicos cobertos pela contingência incluem:

• Erros e omissões no processo de estimativa e de design;
• Variação de quantidade (por exemplo, desenvolvimento de design excluindo mudança de escopo);
• Variação de Produtividade;
• Variação de Taxas/Compensação;
• Variação de Preço (excluindo o escalonamento).

A contingência não inclui:

• Mudanças no escopo (para o proprietário, o escopo são as exigências acordadas com o cliente produto de especificação “x”, de capacidade “y”, entregue na data “z”);
• Grandes interrupções inesperadas no trabalho;
• Desastres como furações, tornados, etc;
• Escalonamento (tendências de preço prevalecendo por todas as categorias de custo);
• Reservas (riscos não amenizáveis para o gerenciamento da contingência, ou coisas em potencial que o gerenciamento pode “querer”).

O monitoramento dos gastos, geralmente é feito por profissionais com o perfil detalhista. O acompanhamento é feito durante toda a duração do projeto, cada etapa deve ser acompanhada atentamente através de medições, comparações entre os gastos previstos e gastos reais em um projeto e comparações entre índices pré-estabelecidos, considerados ideais.

O acompanhamento vai acusar tarefas que extrapolaram o valor orçado, e assim, podem ser compensadas, reduzindo custos em outras tarefas, evitando assim que o projeto “estoure o orçamento” em sua conclusão.

O profissional consegue reduzir custos do orçamento, basicamente buscando atividades alternativas com custo inferior. Para que isso aconteça, é necessário o conhecimento de todas as etapas da execução do projeto, as técnicas, materiais e equipamentos que poderão ser utilizados . Também são estratégias utilizadas com o fim de reduzir custos, a escolha do tipo do contrato, a correta administração do contrato, adotar reajustes contratuais, executar corretamente a negociação das aquisições, avaliar os critérios de importação e optar pela adoção de padrões.

4-MAPA MENTAL

5-EXEMPLOS

Para a reserva de Contingência, adotou-se como exemplo o Método dos Três Valores, um método simples que considera três valores a saber:

• O mais otimista, isto é, o mais baixo que, no exemplo, seria $ 80;
• O valor calculado: $ 100; e
• O mais pessimista, que seria o mais alto ou $ 130.

O método consiste em se calcular a média ponderada entre esses três valores, atribuindo-se ao valor calculado um peso maior.
No exemplo, o cálculo seria::

Valor mais provável = $ 80 + 6 x $ 100 + $ 130 = $ 101,2

O comentário que se pode fazer a respeito deste método é o fato de ele, no modo como foi aplicado acima, não ter considerado uma tendência comum às estimativas, que é de quase sempre apresentarem valores efetivos maiores que o valor calculado. No exemplo acima, admite-se que o valor mais otimista (o mais baixo) e o valor mais pessimista (o mais alto) têm as mesmas probabilidades de ocorrerem, e é por isto que se atribui o mesmo peso (1) a cada um deles, dando-se mais peso (6) apenas ao valor calculado da estimativa.

Uma vez que se trata de uma tendência dirigida para desvios de valores maiores, conforme informa a AACE, sugere-se, neste artigo, atribuir-se um peso maior, digamos 2, ao valor mais pessimista e reduzir-se para 5 o peso do valor calculado. Neste caso, o cálculo seria:

Valor mais provável = $ 80 + 5 x $ 100 + 2 x $ 130 = $ 105

São exemplos de ferramentas adequadas, utilizadas no Monitoramente e Controle de um Projeto:

Escopo: o monitoramento e controle do escopo, na maioria dos casos, é realizado através da EAP – Estrutura Analítica do Projeto, que permite verificar tudo aquilo que deve ser executado, evitando que se faça mais ou menos do que o esperado pelo cliente.

Prazo: a forma mais usual de controle do prazo é o acompanhamento do cronograma, que permite a identificação de atrasos e folgas, a verificação das próximas atividades a serem realizadas e o replanejamento com base na realidade do projeto.

Custos: o controle de custos está diretamente ligado ao cumprimento do orçamento do projeto. Além de fornecer a estimativa de gastos totais, na maioria dos casos, ele contém todos os valores que foram considerados para as atividades e os índices de produtividade. Sendo assim, sua análise e comparação com os valores desembolsados na prática permite a identificação de “estouros” em tarefas e de oportunidades de economia, visando atender ao custo planejado.

Qualidade: o controle da qualidade depende muito da organização responsável e do próprio projeto. Em primeiro lugar, é preciso ter em mente os critérios de aceitação do cliente, que envolvem seguir um manual descritivo ou condições contratuais específicas, além de, geralmente, haver um prazo mínimo de garantia de desempenho associado ao produto ou serviço entregue.

Além disso, principalmente em empresas certificadas, é comum um sistema de garantia da qualidade baseado em manuais ou normas e que costuma conter a metodologia, os parâmetros de avaliação e os níveis aceitáveis para cumprimento da qualidade.

Risco: o controle de riscos envolve buscar a mitigação das incertezas que podem trazer algum tipo de dano ao projeto ou ao cumprimento de seus objetivos. Sendo assim, normalmente estabelece-se um nível considerado aceitável de risco e o mesmo é utilizado para todo tipo de tomada de decisão que possa de alguma forma afetar os resultados esperados.

São exemplos de abordagens de redução de custo:

• Especificação dos Itens do Projeto
• Análise do Fornecedor
• Análise de “Total Cost of Qwnership” – TCO
• Análise de Fazer ou Comprar
• Análise de Alugar ou Comprar

6-DICAS

O uso das 3 ferramentas citadas neste artigo, deverá abordas os seguintes tópicos:

• Objetivos, expectativas e exigências do cliente;
• Processo Sólido referente à Gestão de Riscos;
• Levar em consideração quaisquer outras características contextuais ao projeto, que podem ou não influenciar na metodologia adotada;
• Metodologia aplicada deve claramente “linkar” os fatores de risco com o resultado dos custos;
• Considerar experiência / competência
• Fornecer probabilidade na estimativa de resultados de uma forma eficaz, apoiando tomadas de decisão e gestão dos riscos.

7-CONCLUSÕES

Conclui-se que, o conhecimento e domínio do uso das ferramentas, Monitoramento de Custos, reservas de contingência e rebaixamento de custos, é fundamental para a correta elaboração de um orçamento, com custos baixos, que sejam suficientes para suprir toda a execução do projeto, proporcionando o lucro desejado e também para execução do projeto, obedecendo aos limites estipulados pelo orçamento.

8-REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

• LAJE, Luciana Dias. Conceito e a forma de aplicação de Contingência na Engenharia de Custos e Orçamentos. Disponível em: https://pmkb.com.br/artigo/o-conceito-e-a-forma-de-aplicacao-de-contingencia/. Acesso em 22 de setembro de 2016.
• MATOS, Bruno Augusto . As etapas do Gerenciamento de Projetos> O monitoramento e controle. Disponível em:https://pmkb.com.br/artigo/as-etapas-do-gerenciamento-de-projetos-o-monitoramento-e-controle/ . Acesso em 21 de setembro de 2016.
• Contingência. Disponível em: <http://conceito.de/contingencia>. Acesso em 21 de setembro de 2016
• CONFORTO, Sérgio. Grau de Precisão de Estomativa. Disponível em: <http://spranger-estimativa.com/art19.htm>. Acesso em 21 de setembro de 2016.

Sobre os Autores:

Fellipe Ribeiro Fernandes, Formado em Engenharia Civil pelo Centro Universitário Newton Paiva, ano 2014. Experiência em gestão de obras pela Construtora Caparaó S/A. E-mail de contato: filliperfernandes@gmail.com.

Simão André de Araújo, Formado em Engenharia de Produção pela Faculdade Pitágoras, ano 2010. Experiência no segmento automotivo nas áreas de qualidade e engenharias de produto e processo. E-mail de contato: araujo.simao@gmail.com.

Christian Marcelino Teixeira, Formado em Engenharia Civil pela Faculdade Pitágoras, ano 2015. Fundador e proprietário da Branor Construtora. E-mail de contato: branorconstrutora@yahoo.com.br.

Contexto: Artigo apresentado como trabalho na pós graduação de Engenharia de Custos e Orçamentos ministrada pelo Prof. Ms. Ítalo Coutinho da turma 10 do IETEC.

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