Timesheet versus planejamento e o ruído do escopo

Timesheet é justificável em duas situações:

• Não se tem noção nenhuma por onde estão escorrendo as horas e é necessário criar uma visibilidade destas, ou seja, se entender o que realmente ocorre dentro da organização. Normalmente, esta necessidade vem de uma percepção de diminuição de margem de lucro;
• Fatura o quantitativo de horas, diretamente, para o cliente e este exige este tipo de controle.

Timesheet pode ter duas formas, com play/stop com os desafios deste modelo ou de um quadro de apontamento de horas, dia a dia, onde o recurso informa estas declarando o Projeto e ou Tarefa que trabalhou. Timesheet não é planejamento é levantamento! Por isto, o timesheet, é procurado, pois quando não há nenhuma forma de controle alguma coisa estes dados levantados podem dizer. Nem que seja um simples indicador de horas trabalhadas / horas disponíveis ou horas faturáveis / horas disponíveis. O gráfico acima, de um caso real, mostra o poder da simples exposição de um indicador, vejam o que ocorre nas primeiras semanas. Este gráfico era por equipes.

Mas o interessante é:

inverter o jogo, pensar e planejar o que fazer e ter um resultado melhor do que simplesmente ver o que foi realizado e não conseguir reagir de forma antecipada se evitando atrasos, sobrecustos e ruídos de entendimento do escopo, pela simplificação deste.

Planejar exige um esforço maior inicial. É passar a conhecer, verdadeiramente, os processos, os diferentes tipos de tarefas em seus Projetos, entender os Expertises necessários e em que nível são necessários e se tenho estes recursos para realizar as tarefas ou se vou subcontratar, nivelar corretamente os recursos disputados entre tarefas de diferentes Projetos do seu Portfólio de Projetos e garantir o emprego de boas práticas como tarefas curtas e o não Multitask como muito bem explicado no livro Corrente Crítica a falácia que envolve esta prática. Para planejar tenho que sistematizar o que vou fazer por conhecimento prévio e lições aprendidas de outros projetos onde entendi os elementos (Tarefas e o Esforço necessário), suas ações (Escopo, Pontos de Atenção e Itens de Checklist) e a relação entre os elementos que em um cronograma se traduz na rede de precedências e Corrente Crítica de Recursos dada via nivelamento de recursos, do Project ou ferramenta utilizada. Você já utilizou nivelamento automático de recursos no dia a dia? Em breve falarei da não ficção que é este assunto! Funciona muito bem e hoje já penso até um passo à frente que é a alocação automática de recursos!

Cronograma dá trabalho um trabalho inicial no pensar os modelos (sistemas) de cronograma, depois, na maioria dos casos é replicar e fazer os ajustes necessários. Quem tem repetitividade de Projetos tem uma grande oportunidade de aumentar a sua margem ou competitividade, o que é importante no momento atual. Uma miopia pode ser induzida na questão de custos quando a margem é muito alta, pode falsear a necessidade de um real planejamento e tirar até a visibilidade que a margem está diminuindo sistematicamente, podendo ir até ao ponto que é tarde demais. Então planeje, minimamente antes que seja tarde.

Alia a isto as tarefas, principalmente, se repetitivas terem um Checklist para ajudar a diminuir o ruído do entendimento do escopo destas. Associa o custo de horas mais um controle de despesas eficaz e declaração de receitas conseguimos ter um indicador de margem bruta dos Projetos que realizamos Ontime.

Quem quer entender o significado de eu usar a palavra ruído terá que ler a excelente matéria “O custo da tomada de decisão inconsistente” da Harvard Business Review de outubro/2016 escrito por Daniel Kahneman, Prêmio Nobel de Economia, apesar de ser psicólogo, que fala de ruídos e vieses (tendenciosidade) nos processos decisórios. Esta leitura me levou a pensar dos ruídos que sofremos no escopo (quanto menos claro maior o processo decisório envolvido) mesmo quando planejamos, imagina quando não planejamos! Por que não planejar?

Um livro ótimo que li do Daniel Kahneman, apesar de denso, foi o livro abaixo. Um exercício interessante prático que fiz de uma reflexão que este livro trás foi começar a pensar em algo complexo quando estava correndo e no meio do pensamento ver o que ocorreu com meu pace. Quem corre pode fazer o teste!

Sobre o Colunista: 

Alexandre Ely, Engenheiro Mecânico com experiência em Gestão de Projetos. Consultoria na área de GP para implantação de ferramentas que permitem a colaboração de equipes e que tornem a vida do projeto mais tranquila. Diretor da Ely Projetos. A Ely Projetos tem como mote “Nosso negócio é entregar Performance”. E-mail de contato:   alexandre.ely@elyprojetos.com.br. Veja mais no site da empresa: www.elyprojetos.com.br.

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