A importância do diligenciamento dos projetos e seus benefícios

RESUMO

Até que ponto é vantajoso a redução de custo a todo custo? O objetivo é demonstrar a necessidade de acompanhamento e diligenciamento dos projetos em fase de implantação e como os mesmos podem reduzir custos em relação ao processo de execução.

Figura 1 – Controle de Execução de Projetos

INTRODUÇÃO

O tema que urge dentro das empresas, organizações e projetos é “Redução de Custo”. Se atentarmos os ouvidos, o que realmente é expressado é “Redução a todo Custo”. Existem diversas formas de destrinchar os gastos que incorrem na organização durante a execução de um item do projeto ou produção que podem facilitar a análise e, posteriormente, implementar soluções que promovam a redução de gastos e custos. Porém, existem alguns tipos de custos que são importantes serem considerados durante a fase de planejamento para que, na fase da execução, as variações e interferências sejam significativamente minimizadas. Este custo levantado na fase de planejamento tem como objetivo principal auxiliar no cumprimento dos pilares da Restrição Tripla[1].

Figura 2 – Restrição Tripla

Segundo OLIVEIRA e TAVARES (2015), “numa visão ampla, diligenciar configura-se como um estágio de apoio para gestão analítica dos riscos em não cumprir os prazos negociados nas compras”.

Abrangendo um pouco mais o conceito explicitado acima, o diligenciamento minimiza os impactos inerentes ao processo como um todo, desde a fase de construção, transporte, implantação, try-out e entrega do item.

Figura 3 – Relação entre Diligenciamento e Restrição Tripla

DESENVOLVIMENTO

É possível mensurar o impacto que a falta do diligenciamento pode incorrer para as empresas? A resposta deveria ser unanime para os tomadores de decisão, tanto os que interferem na fase de projeto quanto na fase de execução.

Hipoteticamente, uma empresa no interior de Minas Gerais está adquirindo um novo equipamento para a substituição de um equipamento atual para a produção de um produto XPTO. Por questões de restrição física de espaço, não é possível os dois equipamentos operarem em conjunto para a instalação do novo e, após validação, descontinuar o atual. Sendo assim, é necessário desligar e remover o equipamento atual e realizar a instalação e try-out do novo equipamento.

O tempo previsto para esta manobra é de 02 horas, desde a chegada do material no galpão da empresa até a realização de try-out e liberação do equipamento novo para a produção.

Durante a fase de planejamento, foi sinalizado para a direção da empresa a necessidade de realizar diligenciamento no fornecedor no interior de São Paulo. Segue os dados levantados para a realização do diligenciamento:

Tabela 1 – Resumo de gastos para diligenciamento

Após a análise da direção da empresa, foi tomada a decisão de não enviar nenhum integrante da equipe deste projeto, pois os custos para realizar este diligenciamento não foram previstos na fase inicial do projeto e não há verba disponível para a realização do mesmo. Inicialmente, a direção da empresa não enxergou riscos para o recebimento deste item e try-out, visto que a empresa dispõe de 02 horas para mitigar quaisquer desvios.

Ao chegar o equipamento, a equipe de manutenção identificou uma divergência entre as furações de fixação entre a base atual e os pontos de fixação do novo equipamento, impedindo a instalação do mesmo. Além desta interferência, o ponto de alimentação do ar comprimido ficou 25mm fora do ponto que recebe o engate rápido da conexão pneumática.

Este impasse gerou interrupção na produção, acima do tempo previsto de 02 horas, pois o equipamento atual era necessário ser removido para instalação do novo. Segue abaixo o resumo de horas e valores que geraram a partir desta anomalia:

Tabela 2 – Resumo de horas e valores de parada de produção

Conforme o resumo, além das 02 horas previstas, gerou horas adicionais de atraso em relação à adequação das anomalias que foram necessárias serem reparadas.

Após realização dos reparos, foram necessárias horas de produção para repor o atraso de produção para atendimento ao cliente final. Segue o resumo conforme demonstrativo abaixo:

Tabela 3 – Resumo de horas e valores de recuperação de produção

Após todas as anomalias sanadas, try-out realizado e atendimento ao cliente normalizado, a direção da empresa fez o balancete de qual foi o transtorno financeiro que a empresa sofreu. Entre horas paradas, horas-extras, aluguel de transporte e multas pagas ao cliente, houve um somatório de R$13.388,97.  Se no início do projeto, houvesse disponibilizado verba diligenciamento e acompanhamento, o valor seria de R$3.421,00, o que poderia ser minimizado no caixa da empresa um prejuízo de R$9.967,97.

CONCLUSÃO

Acompanhamento in loco de projetos que estão em andamento (fase de construção e try-out) são custos que ao final favorece as organizações para não tomarem prejuízos por surpresas que poderiam ser mitigadas na fase de planejamento e execução. Cada vez mais o diligenciamento é de extrema importância para sucesso de projetos, alcançando boa acuracidade da aplicação da Restrição Tripla.

REFERÊNCIA BIBLIOGRAFICA

• GESTÃO  DE  PROJETOS  BRASIL: conceitos  e  técnicas / Arnaldo Renato Pires de Souza; Breno de Campos; Clênio Senra de Oliveira; Fred Jordan; Ítalo de Azeredo Coutinho; Ivo Márcio Michalick Vasconcelos; João Carlos Boyadjian; José Fernando Pereira Jr.; Luiz Henrique Tadeu Ribeiro Pedroso; Pedro Paulo de Oliveira Melo. Instituto de Educação Tecnológica. Belo Horizonte, 2013.
• OLIVEIRA, João Paulo Ramos; TAVARES, Leandro Rodrigues. Diligenciamento em Compras. 2015. 3 f. Artigo (Pós-graduação Engenharia Logística) – Instituto de Educação Tecnológica, Belo Horizonte, Minas Gerais.
• http://escritoriodeprojetos.com.br/restricao-tripla

Nota:

[1] Também conhecida como Triângulo das Restrições ou Tríplice Restrição. Em projetos ou na operação, existem três áreas essenciais para produtos ou serviços de qualidade (Escopo, Prazo e Custo). Um produto ou serviço de qualidade provavelmente: Atende as necessidades implícitas e explícitas do cliente (Escopo); é disponibilizado a tempo (Prazo); com preço e custos compatíveis (Custo).

(Fonte: http://escritoriodeprojetos.com.br/restricao-tripla.aspx)

Sobre o Colunista: 

Elienay Marçal Fialho Fuly é Graduado em Engenharia de Produção, Especialista em Engenharia de Produção Enxuta / Melhoria Contínua, MBA em Administração de Projetos e MBA Executivo em Gestão de Negócios. Atualmente atua como Engenheiro de Processos Sênior no desenvolvimento e implementação de soluções em melhoria contínua de processos no setor automobilístico. Atua também como consultor de soluções em Engenharia de Processos e Melhoria Contínua desde 2014. Palestrante em temas de Redução de Custo, Engenharia de Planejamento, Engenharia de Produção e Melhoria Contínua. Autor de artigos e colunista sobre Gestão de Projetos com foco em Produção, Logística, Melhoria Contínua e áreas correlatas. Está presente na indústria desde 2005, atuando nos setores da indústria automotiva, mineração, caldeiraria, usinagem e construção civil. Possui experiências nas áreas de Gestão e Engenharia de Processos, Controle de Qualidade, PCP, Auditoria ISO 9001, Administração de Contratos e Diligenciamento. Lecionou em escola técnica as disciplinas de Matemática Aplicada e Tecnologia dos Materiais. E-mail de contato: elienayfuly@gmail.com

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