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A relação entre a satisfação dos stakeholders com os principais fatores que geram atrasos em projetos

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Publicado em 02/02/2017

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Resumo

O presente trabalho procurou mostrar que existem fatores que podem causar atrasos nos projetos prejudicando-os. Desse modo, o gerenciamento do tempo feito da forma correta possibilita o cumprimento do cronograma como também seu controle durante todo o projeto, trazendo assim confiabilidade para as partes interessadas.

Introdução

O prazo é uma das causas que mais afetam os projetos. O mau planejamento dele, pode ocasionar insatisfação das partes interessadas, como perda de capital investido e frustração da equipe envolvida. Isso não só em grandes e complexos projetos, como também em projetos pequenos ou em simples tarefas que realizamos no dia a dia.

Cabe ao gerente de projeto juntamente com a equipe, controlar todas as etapas das atividades desempenhadas, para que as mesmas terminem dentro dos prazos estimados e que os objetivos de cada fase sejam cumpridos. Porém, às vezes, nem tudo sai como o esperado, e por diversas razões ocorrem atrasos no projeto, que serão abordadas nesse trabalho.

Com isso, é preciso um bom planejamento, principalmente na gestão de mudanças, evitando os possíveis atrasos.

Objetivos

Objetivo geral

  • Identificar os principais motivos que ocasionam atrasos nos projetos.

Objetivo específico:

  • Levantar causas que geram atrasos nos projetos;
  • Explicitar quais motivos levam a essas causas;
  • Encontrar soluções adequadas para as causas encontradas.

Desenvolvimento

O atraso nos projetos podem ocorrer por diversos fatores, entre eles podemos citar: Escopo mal definido, falta e má alocação de recursos, riscos que não foram identificados, dependência de terceiros e falta de treinamentos.

Ao se fazer o escopo do projeto, a falta de clareza e a não definição correta dos requisitos, podem ser prejudiciais para definição do prazo, uma vez que o time não absorve com clareza o que deverá ser efetuado e poderá perder uma boa parte do tempo para retornar ao escopo e tentar entende-lo.

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Figura 1: Ciclo do Projeto

Fonte: Escritório de projetos

Com isso, o gerente de projeto deve se atentar aos detalhes do produto a ser entregue, como também o que realmente o cliente precisa. Por se tratar de uma fase inicial, falhas na definição do escopo, geram prejuízos para o projeto como um todo.

O mau planejamento também pode ocorrer quando se depara com a falta de recursos, ou seja, pode ter sido orçado uma quantidade distante do que se realmente precisa. Não apenas recursos materiais, mas também insuficiência de membros da equipe ou pessoas alocadas erroneamente, com perfis diferentes do adequado. Nesse sentido, a área de recursos humanos precisa estar alinhada com o objetivo do projeto, afim de selecionar profissionais coerentes com as atividades que devem ser desempenhadas.

Na identificação de riscos, toda a equipe deve conhecer bem os detalhes do projeto, pois a falta de conhecimento dificulta a identificação dos cenários positivos e negativos, e maneiras de mitigar cada risco. Em muitos casos, a falta de conhecimento também ocorre em processos extensos, em que as informações mais relevantes encontram-se na alta cúpula da gestão do projeto. A falta de entendimento e absorção do objetivo do projeto, para executantes, pode se configurar em longo prazo em atrasos.

A dependência de terceiros ocorre principalmente quando o fornecedor domina o mercado ou tem mais experiência do que o próprio negócio, isto é, quando seu poder de barganha é maior do que o comprador. Isso também pode ser atrelado a falta de recurso disponível, pois se houver mau planejamento nesses recursos utilizados e os fornecedores contratados atrasarem a entrega, o atraso no projeto pode ser muito maior. O ideal é que a equipe de gestão do projeto busque conhecer amplamente o mercado escolhendo de fornecedores e desenvolver um relacionamento lucrativo, bom para ambos.

Figura 2: Corrida contra o tempo

Fonte: 5 Dicas rápidas para melhorar os prazos de entrega

Um projeto é composto por uma equipe de projeto e para que tudo saia como o esperado,é preciso que essa equipe possua domínio sobre o assunto. Com isso, um bom treinamento é fundamental. Pois é preciso saber cada detalhe e qual é o resultado esperado pelas partes interessadas e que toda informação esteja alinhada com a equipe. A gestão de recursos humanos também deve agir de forma preventiva, isto capacitando funcionários para além de suas funções, pois nunca há garantia completa de que a equipe se manterá a mesma até o a entrega do projeto.

Dicas

Saber administrar o tempo é um desafio, desse modo, devemos manter distância dos fatores que podem causar a perda de produtividade. Para evitar atrasos, o gerente de projeto pode:

1 – Delegar tarefas: saber delegar e saber quais tarefas podem ser delegadas auxiliam na otimização do tempo.

2 – Executar reuniões objetivas: No ambiente de trabalho é comum realizar reuniões improdutivas que não geram o resultado inicialmente planejado. o ideal é convocar as pessoas certas para participarem e que os envolvidos saibam o que será tratado e já venham com possíveis resoluções e contribuições.

3 – Fazer um bom levantamento de riscos: Os riscos quando bem definidos, e um bom plano de ação planejado para contê-los ajudam a evitar o atraso dos projetos.

4 – Controlar: principalmente o cronograma, garantindo cumprimento de fases e desenhando possíveis caminhos alternativos para redução do prazo final, além de identificação do caminho critico, e analise de recursos necessários para cumpri-lo sem atrasos.

5 – Planejamento: item primordial ao projeto como um todo, ainda é uma das principais dicas para garantia de cumprimento de prazo em um projeto. Planejar e organizar recursos financeiro/humanos para execução de tarefas é de suma importância podendo conter riscos e atrasos futuros.

Conclusões:

Portanto, um escopo bem elaborado, com as definições claras para toda a equipe, fornecedores e mão de obra adequada, bons treinamentos e clareza da necessidades do cliente irá proporcionar um bom desempenho do projeto, evitando atrasos no cronograma, impactando positivamente as partes interessadas.

Um projeto é envolvido de stakeholders e esses devem estar interessados e serem sempre avisados do que está ocorrendo no projeto. O envolvimento colaborativo das partes, enxergando à importância de se atingir a qualidade no resultado final, contribui para o sucesso e para e entrega no tempo estimado. Satisfazendo assim, todos os envolvidos.

Referências

Artigos_pmkb

Sobre os Autores:

Glaucia Valentim,  Administração – UFJF (2010-2014). Experiência profissional: Trabalhou como diretora da área de Qualidade da Empresa Junior e atualmente trabalha no financeiro de uma empresa de Eventos de Juiz de Fora-MG. E-mail do contato: glauciavalentimc@gmail.com

Ana Darc da Silva, Administração – UFJF (2010-2015). Experiência profissional: Atua na área comercia e administrativa de uma empresa multinacional de tecnológica na unidade de Juiz de Fora-MG. E-mail do contato: anadarcdasilva@gmail.com

Mariana Valinote Ramalho, Administração –  Faculdade Metodista Granbery (2010-2015). Experiência profissional: Atua como Analista de Projetos da área de Finanças,  na Zurich Seguros em São Paulo. E-mail do contato: marianavalinote@hotmail.com

Contexto: Artigo apresentado como trabalho na Pós-Graduação em Gerenciamento de Projetos ministrada pelo Prof. Ms. Ítalo Coutinho da Pontifica Universidade Católica de Minas Gerais – PUC-MG, Juiz de Fora/MG.

Se você tem comentários, sugestões ou alguma dúvida que gostaria de esclarecer, aproveite o espaço a seguir.

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