Plano de Contingência: sua empresa está preparada?

RESUMO

Gerir projetos ou conduzir quaisquer tipos de operação é a todo momento avaliar os riscos inerentes ao tempo de execução, fluxo financeiro, segurança operacional e demais pilares presentes na gestão do empreendimento. Além de gerir os riscos, é imprescindível dispor de planos secundários para serem aplicados quando falhas de qualquer natureza ocorrerem. O objetivo deste artigo é elucidar a necessidade da elaboração de Planos de Contingência a serem aplicados em anomalias que possam ocorrer. Ao final, espera-se despertar no leitor a sensibilidade sobre a avaliação de riscos potenciais ao empreendimento.

INTRODUÇÃO

Recentemente o mundo esportivo foi acometido de uma tragédia, sucumbindo os integrantes da equipe da Associação Chapecoense de Futebol, com a queda do avião[1] nas montanhas da Colômbia. Identificar os culpados e impor multas para indenização dos envolvidos direta e diretamente é uma ação que já está ocorrendo. Porém, tomar ações punitivas quando ocorrerem eventos como estes não são suficientes para mitigar que ocorram novamente.

No evento envolvendo a equipe da Chapecoense, a ANAC[2] regulamenta que para quaisquer tipos de voo, o planejamento deverá conter o roteiro referente à distância entre a origem e o destino final, opção de um aeroporto alternativo e mais 45 minutos de autonomia para quaisquer emergências.

Figura 1 – Premissas para o voo da Chapecoense

Sem intenção de julgar a ação ocorrida nesta tragédia, o que nos traz a reflexão sobre este evento é que deveria haver um Plano de Contingência a ser posto em prática em situações de emergência. Com certeza, há Planos de Contingências para esta situação, mas foi colocado em prática? Os interessados sabiam utilizá-lo?

Trazendo para a realidade da empresa, projeto, negócio, organização, etc., há um Plano de Contingência para aplicá-lo em momentos de pane no sistema de dados? Ou quando o compressor interrompe a alimentação de ar comprimido? Ou quando o oxigênio de um hospital é interrompido o fornecimento por algum vazamento? Situações como estas podem sucumbir vidas, como no vôo da Chapecoense, como também podem atrasar projetos, atrasar a entrega de um produto ao cliente e colocar em cheque uma aliança comercial, desestabilizar a saúde financeira de uma empresa, etc.

Um Plano de Contingência dever estar à disposição de qualquer cenário e, ao mesmo tempo, ser hábil para ser colocado em prática.

DESENVOLVIMENTO

Como partir do ponto inicial para realizar uma manobra alternativa de uma possível anomalia que possa acontecer na empresa, organização, projeto ou negócio? É provável que existam empresas que não possui ideia alguma de como se comportar em meio à situação que fugiu do controle em relação ao que se tinha prescrito no planejamento ou rotina. Como já dizia a Lei de Murphy[3], “Se alguma coisa tem a mais remota chance de dar errado, certamente dará”.

O Plano de Contingência deve partir de uma análise preventiva, com o objetivo de nortear procedimentos alternativos para o funcionamento normal de um processo, sempre que alguma das funções básicas se encontra em condição de risco ou prejudicada de atendimento ou continuidade.

Cada produto ou serviço de uma empresa é único. Sendo assim, não existem planos de contingências padrões que possam ser copiados e taxados como universal. É a particularidade de cada processo que define os meios produtivos e a saídas alternativas em relação Plano de Contingência. A partir desta premissa, é fundamental que cada empresa identifique sua fragilidade e proponha este plano de modo singular.

Para identificação destes pontos críticos, é primordial que seja feito com uma equipe multifuncional, pois se apenas um setor da empresa propor a fazer este plano, sem a participação maciça das demais áreas, existe a probabilidade deste plano de contingência ficar inconsistente. A partir da formação desta equipe multifuncional, já é possível elaborar um plano de contingência que seja amplo e robusto. Vejamos as etapas que são utilizadas como boas práticas:

1. Pesquisa:

Entender todas as fases do processo de transformação do produto ou serviço é requisito básico para enriquecer o Plano de Contingência. Explorar minuciosamente os pontos de fragilidade e propor as medidas de atuação nos casos emergenciais quando algo sair fora da normalidade.

2. Análise preliminar do risco:

A análise dos riscos auxilia a equipe a definir quais riscos devem ser priorizados, quais ações deverão ser planejadas e que tipos de recursos serão necessários.

3. Identificação dos recursos existentes:

A equipe deverá conhecer quais os recursos disponíveis para a respostas às emergências apresentadas. Comparar, listar e quantificar os recursos que serão necessários facilitará para a resposta efetiva à emergência.

4. Desenvolvimento:
   1. Validação: O Plano de Contingência deverá ser verificado para identificar sua eficácia. A simulação de possíveis distúrbios facilitará esta leitura sobre sua aplicabilidade;
   2. Aprovações ao Plano de Contingência: O Plano de Contingência deverá ser aprovado pela própria equipe, setores internos e externos que possam sofrer com algum impacto em relação à anomalia que o plano está cercando.
   3. Teste do Plano de Contingência: O teste do Plano de Contingência deverá ser realizado em uma condição de simulação de uma anomalia ou emergência, com toda a equipe de elaboração, mas com a o usuário final que é o objetivo final do plano, onde o mesmo deverá aplicar o as ações previstas no Plano e suas funcionalidade e eficácia.
   4. Manutenção: O Plano de Contingência deve ser um documento vivo e dinâmico. Com o passar do tempo, adaptações e melhorias são realizadas nos processos e o Plano de Contingências deverá absorvê-los.
   5. Processo de melhoria: O Plano de Contingências deve ser revistado constantemente como o objetivo de melhorar a condição atual. Posteriormente deverá sofrer todo o processo de validação e treinamento conforme indicado nos tópicos anteriores.
5. Organização:

O Plano de Contingência deve ser elaborado de fácil compreensão para que os usuários encontrem as ações previstas de forma rápida e simplificada.

6. Progressão:

O Plano de contingência deve ser lógico e racional para que o usuário final possa entender o raciocínio lógico que o plano prescreve.

7. Adaptabilidade:

O Plano de Contingência deverá ser organizado de forma sistemática afim de permitir ou uso em situações de emergências inesperadas.

8. Compatibilidade:

O Plano de Contingência deverá facilitar a relação com os demais planos de contingências que poderão ser utilizados e aplicados em situações simultâneas.

A eficácia de um Plano de Contingência deverá ser medida quando alguma condição anômala surgir na empresa e os usuários finais dão sequência nas premissas contidas no plano sem ter a dependência de um dos integrantes da equipe de elaboração estar presente orientando as ações. Para isso treinamentos de reciclagem e simulações de anomalias deverão ser realizadas com frequência para maior absorção.

CONCLUSÃO

Falhas e anomalias em quaisquer tipos de processos não estão imunes a acontecer nas empresas, porém estar preparado para agir em condições não convencionais são premissas fundamentais para a sobrevivência em meio ao caos inesperado. Além de premissa fundamental, o Plano de Contingências deverá um item tão importante quanto o próprio procedimento operacional para a condição normal.

BIBLIOGRAFIA E REFERÊNCIA

• http://g1.globo.com/mundo/noticia/todos-71-mortos-na-queda-do-aviao-da-chapecoense-sao-identificados.ghtml
• https://www.anac.gov.br/
• http://www2.anac.gov.br/anacpedia/por_ing/tr1269.htm
• http://g1.globo.com/mundo/noticia/2016/11/aviao-com-equipe-da-chapecoense-sofre-acidente-na-colombia.html
• http://www.disaster-info.net/lideres/portugues/brasil%2006/Apresenta%E7%F5es/CapAraujo03.pdf

Notas:

[1] http://g1.globo.com/mundo/noticia/2016/11/aviao-com-equipe-da-chapecoense-sofre-acidente-na-colombia.html

[2] Agência Nacional de Aviação Civil (Fonte: https://www.anac.gov.br/)

[3] Recebe esse nome pois foi criada pelo capitão e engenheiro aeroespacial estadunidense Edward Murphy (1918-1990), em 1949. Ela está baseada nas leis da probabilidade e geralmente, possui um teor negativo.

Sobre o Colunista: 

Elienay Marçal Fialho Fuly é Graduado em Engenharia de Produção, Especialista em Engenharia de Produção Enxuta / Melhoria Contínua, MBA em Administração de Projetos e MBA Executivo em Gestão de Negócios. Atualmente atua como Engenheiro de Processos Sênior no desenvolvimento e implementação de soluções em melhoria contínua de processos no setor automobilístico. Atua também como consultor de soluções em Engenharia de Processos e Melhoria Contínua desde 2014. Palestrante em temas de Redução de Custo, Engenharia de Planejamento, Engenharia de Produção e Melhoria Contínua. Autor de artigos e colunista sobre Gestão de Projetos com foco em Produção, Logística, Melhoria Contínua e áreas correlatas. Está presente na indústria desde 2005, atuando nos setores da indústria automotiva, mineração, caldeiraria, usinagem e construção civil. Possui experiências nas áreas de Gestão e Engenharia de Processos, Controle de Qualidade, PCP, Auditoria ISO 9001, Administração de Contratos e Diligenciamento. Lecionou em escola técnica as disciplinas de Matemática Aplicada e Tecnologia dos Materiais. E-mail de contato: elienayfuly@gmail.com

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