Publicado em 02/05/2017
RESUMO
Não devemos ignorar o momento de documentar as Lições Aprendidas, seja nas etapas finais de um projeto, ou na aplicação do PDCA durante o processo de monitoramento e controle do projeto.
Este é um hábito saudável e eficaz para assegurar o sucesso dos projetos seguintes.
Ademais, os gestores podem identificar as causas fundamentais dos sucessos e fracassos em todos os projetos, documentando os acertos e desvios, aumentando as chances do projeto respeitar o prazo acordado, dentro do orçamento e alinhado com os requisitos.
INTRODUÇÃO
As lições aprendidas não são apenas mais um formulário a ser preenchido, mas sim verdadeiras oportunidades de crescimento para a organização e disseminação do conhecimento, interessada em alavancar os seus negócios de forma sustentável, otimizando tempo e dinheiro.
Os esforços de toda a organização em projetos devem ser controlados individualmente e coletivamente, de tal forma que eles possam incitar o alcance dos objetivos estratégicos da organização, codificando o conhecimento na forma de Lições Aprendidas, comprovando dessa forma a utilidade dos Projetos para Organização.
Para que a implantação do PMO possa ser realizada com êxito e melhorar o desempenho dos projetos durante a execução, algumas Lições Aprendidas devem ser consideradas (quadro 1) como a presença do sponsor nas primeiras reuniões de alinhamento e disseminação do conceito de GP, para legitimar os membros do PMO, além da implementação do processo de Gestão de Benefícios: ter bem claro qual a finalidade do projeto (senso de propósito), por que estamos fazendo (investimentos x benefícios), o que esperamos do retorno investido – valor agregado, criando um Portfólio sustentável, onde os benefícios sejam maiores que os custos, pois o fluxo de valor deve ser baseado nas necessidades estratégicas.
(Quadro 1 – adaptado pela autora)
A padronização das informações, com o objetivo de realizar comparações de desempenho do projeto e entre projetos, é de suma importância quando o assunto refere-se às Lições Aprendidas, pois são relativas às práticas de gerenciamentos de projetos, com foco no processo de melhoria contínua, envolvendo mudanças bem realizadas e sustentadas no ambiente das organizações.
CONSIDERAÇÕES GERAIS
Ademais, considerar as premissas e levar em conta os fatores críticos de sucesso para implementação de um PMO, passa a ser fundamental no registro das Lições Aprendidas para que as mudanças tenham sucesso.
Cabe ressaltar que, as Lições Aprendidas é mola propulsora para que a organização atinja resultados ambiciosos, para isso devemos ter em mente perguntas que reflitam diretamente no aumento da chance de sucesso dos projetos: “Como melhorar os resultados dos projetos na empresa, otimizando tempo, recursos e oferecendo produtos e serviços de qualidade, além de atender às necessidades e expectativas dos clientes?”
Em suma, de maneira mais efetiva o PMO deve proporcionar à alta direção uma visão de todos os projetos sob a sua governança com uma perspectiva mais estratégica e sistêmica, criando um sistema de base de dados para “Lições Aprendidas”. Além de, aproximar a estratégia do negócio às pessoas e aos processos, uma vez que, os projetos são orientados objetivamente para os resultados.
Destarte, acreditamos que as Lições Aprendidas na implementação de um PMO garantem a perenidade e sustentabilidade da organização por meio da definição das melhores práticas de gerência de projetos a serem adotadas, no desenvolvimento de uma cultura corporativa e na institucionalização da disciplina de gestão de projetos na organização.
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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- TREFF L, BATTISTELLA LR. Inovação em Gestão de Projetos na Administração Pública. Rio de Janeiro: Brasport, 2013
Sobre a Colunista:
Lilian Treff, Mestre em Gestão Empresarial – Programa de Mestrado Profissionalizante pela Universidade Cidade de São Paulo. Especialista em Didática do Ensino Superior, pela Universidade Mackenzie, em Gestão de Projetos pela Fundação Carlos Alberto Vanzolini – USP e em “Gestão do Conhecimento, Educação Corporativa e Aprendizagem Organizacional” (FIA/USP). Graduada em Pedagogia – Licenciatura Plena, com foco em Administração Escolar, pela Universidade São Judas Tadeu. Autora do livro Inovação em Gestão de Projetos na Administração Pública. Certificada em Coach – Personal & Professional Coaching (PPC) e Executive Coaching. Practitioner em Programação Neurolinguística. Sólida experiência na criação de metodologia de gerenciamento de projetos, implementação de Project Management Office (PMO), e Change Management. Co-Autora (patente) do Registro de Programa de Computador – “Sistema de Gestão dos Resultados na Atenção em Saúde Bucal às Pessoas com Deficiência para Sistema Único de Saúde” – Instituto Nacional da Propriedade Industrial (INPI) e UNESP. Atualmente Consultora de Projetos Change Management – Strategy Business. E-mail de contato: ltreff@uol.com.br
Se você tem comentários, sugestões ou alguma dúvida que gostaria de esclarecer, aproveite o espaço a seguir.
Concordo com a autora sobre a importância quanto a documentação e organização das lições aprendidas em cada projeto e que o mesmo pode, economizar dinheiro e tempo, em projetos futuros.
Acredito que um ponto forte na implantação de um PMO na organização é garantir que as lições aprendidas entre os diferentes projetos da empresa sejam compartilhados e aproveitados entre si, para que os objetivos em comum sejam todos atingidos.
Na empresa onde trabalho, por exemplo, poucos projetos documentam as lições aprendidas e, os que o fazem, não compartilham as mesmas entre si. Estamos atualmente implantando um PMO para tentar suprir dentre outras, essa necessidade.
Concordo plenamente com a autora Lilian a respeito da importância das lições aprendidas no gerenciamento de projetos como um todo, mais especificamente na implementação de um PMO. Achei interessante como a Gestão de Benefícios pode ser uma aliada forte do PMO, mostrando em números claros os resultados dos projetos, e a comparação entre eles. A presença do sponsor nas primeiras reuniões também é uma excelente estratégia. O artigo é denso e seu conteúdo muito interessante. Apesar do texto ter sido bem claro, não acredito que seja fácil essa implementação de um PMO com as estratégias citadas. Obviamente que elas facilitam, mas o trabalho aparenta ser extremamente desafiador, pois a experiência que tenho na área diz que não basta seguir o PMBOK para que tudo dê certo.