Tipos de interfaces conhecidas e gerenciadas em projetos

Resumo: Nos dias atuais a necessidade de melhorar a efetividade dos projetos, principalmente os de maior complexidade e que demandam diferentes profissionais de várias disciplinas, trouxe o tema do gerenciamento de projetos como base na busca de melhores resultados. Um dos temas a ser melhor tratado é o referente a gestão das interfaces. Neste artigo serão explanados os principais mecanismos para gerar as interfaces conhecidas dentro do processo de gerenciamento de projetos e toda a sua complexidade frente às experiências atuais.

Introdução

O Gerenciamento de Interfaces tem rapidamente despertado o interesse dos gerentes de projeto, assim como merecido sua atenção.  A complexidade na gestão de projetos, com os pacotes de trabalho distribuídos em várias disciplinas e inúmeros contratados, demandam bastantes zelo e esforço.

Dada a importância do envolvimento humano na maioria das operações, é importante que as interações entre as pessoas sejam gerenciadas e cuidadosamente coordenadas para evitar incidentes resultantes de mal-entendidos e falta de informação.

Não precisamos realizar uma pesquisa aprofundada para descobrirmos vários incidentes nas últimas décadas que mereçam registro e que demonstrem a necessidade de realizarmos um intercâmbio consistente de informações entre as equipes envolvidas em um projeto. O ineficiente gerenciamento de interface é, muitas vezes, responsável por falhas em grandes projetos. Projetos esses que apresentam dificuldades no monitoramento e progresso dos riscos das interfaces ao longo da sua execução. São várias empresas contratadas com escopos distintos e culturalmente somos resistentes em estabelecer acordos que visem melhor interação das interfaces ao longo do ciclo de vida do projeto.

Em algumas situações o projeto enfrenta a dificuldade de ter participantes espalhados em diferentes culturas e locais geográficos. Na gestão do projeto planilhas, bancos de dados tradicionais, cronogramas de entregas e sistemas de gerenciamento baseados em papel limitam a eficiência das interações entre contratados.

MORRIS (1979) identificou que o adequado Gerenciamento de Interfaces é uma etapa crucial e crítica para o sucesso de um projeto. Portanto, a gestão de interfaces é um componente chave na liderança eficaz em qualquer organização.

Segundo ele, os princípios de gerenciamento de interface são:

1. O controle rigoroso de interfaces dinâmicas é essencial para alcançar metas de custo, cronograma e escopo do projeto;
2. As interfaces estáticas devem ser mantidas claramente definidas ao longo da vida do projeto;
3. Os fatores organizacionais não devem ser autorizados a inibir a integração de projetos necessários;
4. As estruturas de organização do projeto geralmente precisam mudar conforme o desenvolvimento do projeto;
5. O controle antecipado e firme do projeto é essencial para o controle efetivo do projeto;
6. A interface de projeto / produção é a mais crítica do projeto e também a mais difícil de gerir;
7. A quantidade necessária de esforço exigida no gerenciamento de projetos é função de tamanho, velocidade e complexidade do projeto.

Uma boa prática na gestão de interfaces está em concentrarmos nosso esforços em três pontos principais:

• Reconhecermos a importância do alinhamento de todas as partes interessadas do projeto em metas de gerenciamento de interface;
• Aplicarmos uma abordagem disciplinada no gerenciamento da comunicação e dos limites de responsabilidades comuns entre as partes do projeto;
• Implantar ferramentas adequadas de gerenciamento das interfaces;

O alinhamento inicial dos participantes de um projeto é fundamental para assegurarmos que todos estejam trabalhando com os mesmos objetivos e que os métodos para solução de conflitos potenciais sejam conhecidos e discutidos entre todos os participantes. Uma boa prática é o desenvolvimento de um plano de gerenciamento para as interfaces, garantindo dessa maneira que conflitos ou barreiras possam ser superados através de estratégias consistentes de comunicação entre todas as partes.

A comunicação entre participantes deve ser eficaz, incentivando a participação e colaboração de todos, independentemente de onde estejam fisicamente ou se há diferenças culturais e linguísticas. Os envolvidos no projeto devem saber quais informações devem comunicar, como e quando comunicá-las. A consistência na comunicação não só reduz o risco mas também incentiva a colaboração entre as partes.

As interfaces devem ser identificadas e definidas claramente. À medida que o projeto progride devemos fazer o rastreamento e acompanhamento contínuo, evitando que interfaces inicialmente identificadas não tenham o gerenciamento adequado e possam trazer riscos e gerar conflitos desnecessários. Interfaces devem ser documentadas e os diretamente envolvidos devem trocar informações relacionadas a esta interface. Caberá ao gestor do projeto monitorar para que as partes interessadas interajam adequadamente. Concluída ou sanada, é importante que as principais partes interessadas sejam comunicadas.

Para dar suporte na gestão das interfaces, é essencial termos uma solução colaborativa. Podendo ser um programa de gerenciamento que permita que inúmeras interfaces, planilhas e cronogramas sejam gerenciados. Entretanto, o investimento necessário em uma ferramenta de gerenciamento de interface deve considerar a natureza dinâmica dos projetos, reconhecendo que não há dois projetos idênticos. Sendo necessária uma análise criteriosa dos custos de aquisição de ferramentas e no tempo despendido pela equipe no desenvolvimento de soluções que permitam gerenciar estas interfaces.

Desenvolvimento

Alinhamento e a Prática de Gerir as Interfaces

Pelo Instituto Best Practice, “…o alinhamento é a condição em que os participantes apropriados do projeto estão trabalhando dentro de tolerâncias aceitáveis para desenvolver e atender a um conjunto uniformemente definido e entendido de objetivos do projeto. Alinhar a equipe do projeto envolve o desenvolvimento de objetivos claramente compreendidos por todos os membros da equipe e tendo o compromisso de trabalhar na direção dessas metas.”.

Os programas de gerenciamento de interface são gerados para diminuir ou extinguir as desconexões durante a execução e planejamento, onde a maioria dos problemas de interfaces são revelados e identificados.

Um dos fatores críticos para cumprir os objetivos do projeto é o alinhamento da equipe. Por isso é de suma importância implementar um programa de gerenciamento de interfaces no começo do projeto.

Com o programa de gerenciamento de interfaces em execução será possível gerenciar de maneira precavida as interfaces do projeto para que evite incidentes com mal uso das informações ou mesmo mal entendidos por não haver uma comunicação de boa qualidade. Além disso, as tomadas de decisões se tornarão ágeis e terão mais clareza para escolher os melhores caminhos e seguir com andamento do projeto.

Alinhamento além da organização

O alinhamento de todos os fornecedores, partes interessadas e membros da equipe do programa de gerenciamento de interface é essencial para assegurar que todos estejam fazendo os seus esforços para alcançar as metas do projeto e para isso é necessário ter métodos claros para solucionar os conflitos que serão gerados ao longo de todo o projeto. Seguem abaixo os fatores que podem afetar o alinhamento e o insucesso do programa de gerenciamento de interface:

• Barreiras – obstáculos como uma definição pouco clara dos papéis, responsabilidades dos contratantes e partes interessadas no programa de gestão de interface;
• Cultura – as atitudes, valores, comportamento e ambiente da organização proprietária, do (s) contratado(s), das(s) partes interessada(s) e da equipe de planejamento;
• Processo de Execução – os sistemas de projeto, processos e procedimentos que são usados ​​para definir pontos de interface e desenvolver acordos de interface;
• Informações compartilhadas – os elementos de dados usados ​​para definir pontos de interface e estabelecer acordos.

Para que haja o alinhamento do seu programa de gerenciamento de interface, averigue-se que:

• Papéis e responsabilidades claras são estabelecidos precocemente;
• A comunicação dentro da equipe e com as partes interessadas seja aberta e eficaz;
• As reuniões de equipe sejam oportunas e produtivas;
• A cultura da equipe promova a confiança, a honestidade e os valores compartilhados;
• Ferramentas de gerenciamento de interface sejam efetivamente utilizadas.

Promover uma Comunicação aberta e eficaz

Cerca de 80% de todas as interfaces são descobertas durante a etapa de planejamento do projeto. É muito mais fácil influenciar positivamente e reduzir os riscos quando se identifica e cuida das interfaces no começo do projeto.

Interfaces não gerenciadas cuidadosamente tendem a elevar os custos, estourar o prazo e aumentar os riscos do projeto. Além desses fatores quando não se identifica e soluciona um problema com uma ou mais interfaces no início do projeto ele só será descoberto durante o período de execução do projeto. Isso deixa evidente como a comunicação e o gerenciamento das informações são fundamentais para qualquer programa de gerenciamento de interface e porque todos devem saber quais informações devem ser passadas para cada indivíduo que esteja relacionado com o projeto.

Quando se trabalha com megaprojetos e os envolvidos estão globalmente dispersos, a comunicação se torna ainda mais decisiva, pois as partes interessadas geralmente estão geograficamente separadas, com culturas distintas, idiomas diferentes, valores éticos desalinhados, aspectos de legislação diferentes, dentre outras coisas a serem identificadas durante o planejamento do projeto. Nesse caso, a necessidade de trabalhar de maneira eficiente e em conjunto é maior, para que haja uma comunicação eficaz, favorável e fazer com que seja bem sucedido o gerenciamento das interfaces do projeto.

É impressionante a quantidade de canais de comunicação existentes quando se elabora um plano de comunicação forte que aborda o jeito que esses diversos canais de comunicações serão gerenciados e isso é imprescindível para a gestão de interface. Hoje se utiliza muito de planilhas e e-mails para fazer o gerenciamento de interfaces, mas isso não possibilita que a informação seja atualizada em tempo real e nem controlada. A equipe do projeto, incluindo também os contratos externos, deve usar sofisticadas ferramentas e processos para monitorar e controlar a comunicação relacionada às interfaces. Caso contrário, as informações serão perdidas, esquecidas, não documentadas ou simplesmente não compartilhadas, podendo causar complicações futuras.

Conclusão

A Gestão de interface pode melhorar o desempenho geral do projeto, mas o sucesso dependerá do alinhamento de todas as partes com o plano mestre de interface dos projetos. Uma estratégia de comunicação que suporte o volume e complexidade dos canais de comunicação e ferramentas que proporcionam um ambiente de trabalho colaborativo para todas as partes envolvidas.

A implementação dessas melhores práticas ajudará a melhorar a capacidade de gerenciar interfaces de projetos, com a recompensa de um programa de Gerenciamento de Interface implementado com sucesso. Avanços significativos estão sendo feitos na disciplina de Gerenciamento de Interface, sendo esse um componente chave de uma liderança eficaz em qualquer organização.

Referências:

• Morris, Peter W. G. – Interface management: an organization theory approach to project management –
• https://www.pmi.org/learning/library/interface-management-theory-approach-pm-5729
• Hignett, Terezinha  – Spotlight on Industry Research – University of Waterloo and the Future of Interface Management http://www.coreworx.com/spotlight-industry-research-university-waterloo-future-interface-management-blog/
• Maloney, Kelly – What is Interface Management?
• http://www.coreworx.com/coreworx-products/interface-management/what-is-interface-management-lunch-and-learn-webinar-series/
• Tobin, Paul – Construction interface risks: what you need to know –
• http://www.sparke.com.au/insights/construction-interface-risks-what-you-need-to-know/
• Fm, Itegi – Improving Organization Performance: Project Management Approach Sustainable Development in Face of Globalization –
• https://www.omicsgroup.org/journals/improving-organization-performance-project-management-approachsustainable-development-in-face-of-globalization-2169-026X-1000155.php?aid=62990

Sobre os Autores:

Ana Paula Pires, E-commerce de exportação e importação de produtos sem estoque, Graduada em Negócios Internacionais. E-mail de contato: anappires03@gmail.com

Bruno Lage, Arquiteto e Urbanista, com experiência em planos e projetos urbanísticos, revitalização de áreas urbanas degradadas e revisão de legislações urbanísticas. E-mail de contato: fcss.arq.eng@gmail.com

Danilo Coelho, Engenheiro Civil, pós graduado em Engenharia de Planejamento, com experiência em orçamentos e gestão de obras de pequeno e médio porte. E-mail de contato: danilogomescoelho@gmail.com

Leonardo Galvão Albino, Engenheiro Eletricista com especialização em Engenharia Econômica , Marketing e Engenharia de Planejamento. E-mail de contato: leonardo@lga.eng.br

Sólon Soares, Arquiteto de software e líder técnico do setor de pesquisa e desenvolvimento da empresa Axxiom S.A. (Grupo Cemig).  E-mail de contato: solonbh@gmail.com

Contexto: Trabalho apresentado ao curso de Pós-Graduação em MBA em Gestão de Projetos do IETEC – Instituto de Educação Tecnológica do Prof.º Ms. Ítalo Coutinho.

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