Plano de comunicação: por que Gestores de Projetos devem priorizá-lo

INTRODUÇÃO

Quando se trata de gestão de projetos, a comunicação é vital para muitas partes diferentes de seu ciclo de vida. Em várias empresas ao redor do mundo, problemas de comunicação são uma das maiores ameaças para o sucesso dos projetos.

A comunicação eficaz deve estar na essência de toda empresa, independe se é feita através de e-mail, telefonema, pessoalmente ou quaisquer outros métodos. A comunicação eficaz pode motivar equipes, convencer os líderes a aumentar verbas, influenciar a opinião pública e aumentar drasticamente o índice de sucesso de projetos.

Mesmo assim, comunicação eficaz, seja interna ou externa, é uma prática incomum em muitas empresas devido à falta de clareza, conteúdo, método, estrutura e habilidades interpessoais. Às vezes, alguns desses problemas acontecem pela insistência de um gerente de projeto em detalhar cada passo técnico aos patrocinadores do projeto, ou a inabilidade dos líderes de transformar a estratégia planejada em um escopo de projeto e objetivos.

Isso pode levar a vários problemas e colocar em risco o sucesso de seus projetos. Por exemplo: a falta de apoio dos stakeholders, erros de desenvolvimento, confusão e até mesmo falhas de projeto. Então a pergunta é: como os gerentes de projeto podem reduzir esse risco e superar problemas de comunicação?

É papel do gerente de projeto controlar ativamente as mensagens transmitidas por sua equipe, artefatos e entregáveis do projeto, que seus patrocinadores, usuários e o público em geral terão acesso.

É muito comum que projetos de alta visibilidade tenham alguns equívocos ou boatos imprecisos sendo espalhados. No entanto, uma das funções do gerente de projeto é garantir que o público tenha informações precisas e que esses rumores não se espalhem, pois podem colocar em risco o sucesso do projeto.

Construir um plano de comunicação rigoroso leva tempo, mas seu esforço vale a pena, pois ele ajuda a evitar riscos. Portanto, a criação de um plano deve ser incluída na agenda do projeto. Isso fará com as partes interessadas se reúnam, formulem um plano de ação e discutam os seus objetivos.

Alguns projetos podem afetar também a comunidade fora da organização. Por isso, o plano de comunicação não deve se restringir apenas às partes internas interessadas.

Através da criação de um plano de comunicação, sua organização poderá concentrar esforços para que as pessoas certas recebam a mensagem correta da maneira certa, e definam responsabilidades de comunicação, bem como comuniquem claramente a estratégia do projeto para todos os stakeholders, em todas as etapas do projeto.

QUEM É O SEU PÚBLICO?

De acordo com a metodologia do Instituto de Gestão de Projetos (PMI), um projeto iniciado da forma adequada já tem suas listas de stakeholders identificadas. No entanto, pode ser importante realizar uma sessão de brainstorming para listar e identificar a maior quantidade possível de stakeholders, já que nem todos projetos seguem essa metodologia.

Um gerente de projeto sozinho não consegue criar uma lista completa. Portanto, é importante pedir que membros da equipe ajudem a criar uma lista de parceiros, pessoas ou departamentos que podem se envolver no projeto.
Não rejeite até mesmo as sugestões e opiniões mais implausíveis, pois elas podem levar seu grupo a um avanço contínuo. O principal objetivo dessa fase é garantir que todos e quaisquer stakeholders que mereçam ser comunicados sejam identificados.

Após definir quais serão os alvos da comunicação, é essencial priorizar as metas. Durante esse processo, você pode determinar quais stakeholders exigirão um estilo de comunicação mais formal, com qual frequência e que tipo de informação será distribuída.

O QUE ELES PRECISAM SABER?

Todos stakeholders precisam saber exatamente a mesma coisa? A resposta é claramente “não”. Enquanto algumas pessoas anseiam por e-mails cheios de planilhas anexas, outros querem um texto simples. Essas preferências devem ser consideradas ao desenvolver a comunicação de um projeto.

Agora, devemos determinar quais informações cada stakeholder precisa e tem o direito de saber. Isso envolve realizar uma reunião com os stakeholders para determinar quais são seus interesses e chegar a um acordo sobre quais informações serão fornecidas.

Já tivemos experiências onde a gerência sênior, que achávamos que esperava apresentações muito detalhadas não estavam interessadas em recebê-las. Por outro lado, também já passamos por situações onde stakeholders com menos senioridade tinham expectativas que precisavam ser ajustadas. De uma forma ou de outra, antes do projeto entrar em execução, todos sabiam quais informações receberiam.

QUANDO INFORMÁ-LOS?

Comunicação regular entre a equipe do projeto e a liderança organizacional é uma etapa crítica da Gestão de Riscos, e muitas organizações ignoram seus impactos. Relatórios de projeto frequentes, anúncios e mensagens da equipe ajudam a manter patrocinadores, líderes e clientes atualizados sobre o progresso do projeto e também ajudam a identificar potenciais problemas.

Desde que o projeto ainda esteja em fase de planejamento, as expectativas sobre quantas vezes serão produzidos relatórios precisam ser gerenciadas. A principal vantagem é que ao entender quando serão disponibilizados relatórios, tais como status financeiros, aqueles telefonemas que causam estresse e fazem a equipe do projeto trabalhar até altas horas da noite podem ser eliminados.

Quando as equipes mantêm clientes e stakeholders atualizados sobre o progresso, riscos e possíveis problemas do projeto, cria-se a confiança de que a equipe está entregando o esperado. Isso torna possível resolver eventuais problemas assim que eles surgem.

QUAL MÉTODO USAR?

Cada meio de comunicação tem as suas características próprias, e consequentemente, os seus efeitos específicos. Isso faz do meio um elemento importante da comunicação e não somente um canal de passagem ou um veículo de transmissão. Foi a partir deste entendimento que Marshall McLuhan cunhou a célebre afirmação “o meio é a mensagem”.

Diante disso, a escolha do meio de comunicação em um projeto deve ser tão cuidadosamente pensada quanto a mensagem. Para corrigir o déficit de comunicação, as organizações devem fazer de tudo para que todos aprendam a dizer as coisas certas para as pessoas certas nos canais corretos, comunicando com eficácia a visão por trás do projeto.

Muitas vezes, a cultura da organização irá ditar como a comunicação é gerenciada. Atualmente, há uma variedade de métodos disponíveis. Na SoftExpert descobrimos que o método mais eficaz e eficiente na raiz desse processo é um portal onde todos os documentos do projeto são armazenados e acessíveis a qualquer pessoa relacionada ao projeto.
Dependendo da informação que os stakeholders querem ou o formato que eles preferem, eles podem visualizar uma planilha de finanças, um PDF da estrutura de divisão do trabalho, uma matriz de riscos ou um relatório de status. Se eles preferirem, a comunicação também pode ser enviada diretamente para as partes interessadas.

Chegar a um acordo sobre a formalidade da comunicação também é importante. Gerentes de projeto devem evitar o risco de adivinhar que eles sabem o método preferido do receptor da comunicação. Alguns gerentes sêniores, particularmente aqueles que vêm de empresas menos hierárquicas, podem não preferir apresentações formais. O mantra pode ser “Diga-me o que preciso saber.”

CONCLUSÃO

Enfatizar a complexidade da comunicação humana durante projetos não precisa ser tão difícil quanto algumas pessoas fazem parecer. Dedicar um tempo para discutir as expectativas antes do primeiro relatório de status do projeto reduzirá drasticamente as chances de problemas de comunicação serem apontados como a causa dos desafios do projeto.

Infelizmente, devido ao ambiente corporativo atual, a comunicação muitas vezes cai para o fundo da lista de prioridades dos gestores. Reuniões são canceladas, relatórios ignorados e dúvidas não são esclarecidas.
Gerentes de projeto precisam deixar bem claro quais são as funções de comunicação, as responsabilidades e a governança que compõem o plano do projeto. Caso contrário, as pessoas perderão o foco e haverá confusão. Se as pessoas entendem a importância do planejamento de comunicação, elas estarão mais propensas a dedicar mais atenção e mais tempo para executá-lo.

Comunicação é o que permite que projetos e organizações funcionem eficientemente. E o plano de comunicação é o que permite que organizações foquem seus esforços para que as pessoas certas recebam a mensagem certa pelo canal correto, promovendo a compreensão explícita dos benefícios do projeto estratégico para todos stakeholders, em todas as fases do projeto.

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Sobre o Autor:

Gustavo D. Oliveira, é gestor Internacional de Produto e Mercado da SoftExpert e tem mais de dez anos de experiência no setor financeiro e de desenvolvimento negócios. É formado em Administração e Economia pela Universidade de Massachusetts – Dartmouth (EUA) e trabalhou como analista financeiro, consultor de estratégia de negócios e consultor de projeto em grandes empresas nos Estados Unidos e no Brasil.

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