Publicado em 30/05/2017
Eu não sei você, mas 2 em cada 3 projetos que gerenciei em minha carreira contaram com equipes remotas, total ou parcialmente. Essa disposição de equipes já é uma realidade em muitas empresas, não só no Brasil, mas no mundo inteiro. Projetos onde você lida com pessoas alocadas em outras cidades, regiões e até mesmo países. Pessoas com diferentes culturas, rotinas e fusos horários, onde a única forma de contato é via telefone, Skype e ferramentas de gestão colaborativa. Então uma pergunta pode ser feita: “é difícil gerenciar projetos com equipes remotas?”.
Resposta: – Depende! Mas eu vou chegar lá.
Eu tenho dedicado os últimos 2 anos da minha vida a estudar sobre assuntos que pouca gente, principalmente Gerentes de Projetos, se interessam, tais como filosofia e antropologia.
– Tá, e o que isso tem a ver com equipes remotas?
– Tudo, ué!
O gerenciamento de projetos tem um princípio básico que pouca gente lembra ou simplesmente desconhece. Este princípio diz que a gestão de projetos é baseada em PPF (Pessoas, Processos e Ferramentas).
Calma, agilista! Respira fundo!
Como 99% dos praticantes em gerenciamento de projetos, no início da minha carreira como GP, também passei mais tempo preocupado com processos e ferramentas do que com pessoas e isso é um erro grave, porque lidamos com pessoas todos os dias. Processos podem ser criados, ferramentas podem ser descartadas, mas as pessoas são complexas, demasiadamente complexas. Por isso resolvi ler sobre filosofia e antropologia, exatamente para aprender a lidar e conhecer melhor as relações humanas. Se com equipes fixas, alocadas no mesmo local de trabalho, já demanda do GP jogo de cintura na gestão de pessoas, imagina com gente que está a 100, 1.000, 10.000 quilômetros de distância?Eu por exemplo já liderei uma equipe com 6 pessoas, alocadas em 4 cidades diferentes: Recife, São Paulo, Rio de Janeiro e Salvador. Tínhamos realizado a reunião de Kickoff e combinado uma série de rotinas para que o trabalho pudesse ser feito da melhor forma possível. Apesar do meu receio inicial devido a sua complexidade, o projeto foi um sucesso, já que atendeu aos requisitos, o cliente ficou satisfeito, a empresa faturou e fidelizamos o cliente. Porém isso só foi possível devido a fatores importantes:
- Processos: Patrocinador forte “besuntando” o time e os processos internos, tarefas trabalhadas como sprints, reuniões diárias de follow-up, entregas semanais, rotinas, etc…
- Ferramentas: grupos no Whatsapp, Google Drive, Trello, Skype…
- Pessoas: Equipe engajada, boa comunicação, entendimento holístico dos processos, feedback contínuo, premiação por produtividade, respeito à cultura de cada indivíduo (muito importante)…
Isso explica o “Depende” que coloquei como resposta da pergunta feita no início do artigo.Você pode ter a sorte que eu tive ou pode ter o azar que também já tive eu um projeto que liderei:
- Processos: Patrocinador apático, processos empresariais mal-definidos e engessados, autoridade do GP sobre o projeto drasticamente reduzida, burocracia em autorizações e pouco comprometimento da alta gerência com o projeto.
- Ferramentas: planilhas e arquivos diversos compartilhados apenas via e-mail.
- Pessoas: Equipe assoberbada de tarefas em outros projetos, comunicação deficitária, pessoas recrutadas sem avaliação e acreditação do GP, ato de injuria racial denunciado pelo GP e ignorado pelo RH e alta gerência.
Tive que lidar com insatisfação de colaborador com a empresa, convencendo-o a não pedir demissão (ele era meu melhor desenvolvedor), intermediei discussões acaloradas, tive que intervir em uma série de discordâncias entre os membros da equipe, passei uma madrugada inteira repassando procedimentos a novos integrantes da equipe (depois que retiraram 2 bons recursos do meu time para alocar em outros projetos sem me consultar), e por aí vai. Sem ter empatia e não entender as relações humanas, um GP surta com situações de pressão extrema as quais muitos projetos sofrem.Equipes remotas têm como agravante a questão das comunicações. É, sem dúvida, o maior ofensor para este tipo de projeto. Exatamente por isso é que projetos com equipes remotas obtêm sucesso (na sua maioria) em empresas com nível de maturidade em gestão de projetos de médio à elevado. Empresas onde há um engajamento da alta gerência, com um patrocinador “guerreiro”, afastando os obstáculos do projeto, com processos bem definidos e automatizados, com equipes comprometidas e empoderadas e com ferramentas que permitam a colaboração dos membros durante todo o ciclo de vida do projeto.Portanto não existe uma fórmula pronta, tudo vai depender dos ativos e fatores ambientais da empresa; dos seus processos, pessoas e ferramentas. Obviamente não custa lembrar que isso não vale só para projetos com equipes remotas, mas para qualquer projeto dentro do ambiente empresarial. O que muitas empresas ainda não sabem é que para conquistarem sucesso em seus empreendimentos, o gerenciamento de projetos precisa realmente ser tratado como algo estratégico, como já é feito, por exemplo, nas 100 maiores empresas do mundo.
Sobre o Colunista:
Wagner Borba, Gerente de Projetos da Tecnoset IT Solutions. Graduado em Gestão da Tecnologia da Informação pela FG/Laureate International Universities de Pernambuco e MBA em Gestão de Projetos pela Universidade Estácio de Sá. Possui certificado Project Management Professional (PMP®) pelo PMI, Certified ScrumMaster (CSM®) pela Scrum Alliance, International Product Owner Foundation (IPOF) pela Scrum Association e Lean Six Sigma Yellow Belt (SSYB). Possui 10 anos de experiência em projetos nas áreas de Telecomunicações e Tecnologia da Informação em empresas multinacionais como Alcatel-Lucent, Isolux Corsan e Huawei Technologies, atuando em projetos de grande porte para as maiores operadoras de telefonia do país. Também atuou como consultor em gerenciamento de projetos para empresas das áreas de TI, Saúde Ambiental, Construção Civil e Logística. Hoje atua com projetos de TI e Serviços voltados para o setor público e preside o Conselho Fiscal do PMI-PE. Email de contato: wagner.borba@pmipe.org.br /wborbaconsultoria@gmail.com
Se você tem comentários, sugestões ou alguma dúvida que gostaria de esclarecer, aproveite o espaço a seguir.
Boa noite Vitor,
Obrigado por complementar a mensagem deixada no artigo. Realmente hoje temos uma gama de ferramentas extremamente úteis para a gestão de projetos com equipes remotas. A opção de trabalho home office vem realmente ganhando mais espaço entre muitas empresas ao redor do mundo. Por isso mesmo é que faço questão de ressaltar a importância da cultura empresarial sobre os projetos. Também não custa lembrar que o um Gerente de Projetos sem um forte perfil de liderança dificilmente irá conseguir extrair bons resultados do seu time remoto. É fundamental a criação de rotinas e estratégias de acompanhamento da execução do projeto.
Desejo-lhe sucesso em seu carreira!
Att,
Wagner Borba
Boa noite Caroline.
Primeiramente, obrigado pelo comentário. Se há um fato que é indiscutível dentro dos projetos é que o grande ofensor está nas comunicações. Obviamente o fato de trabalhar com equipes remotas exige de todo o time do projeto bom senso e proatividade. A cultura empresarial também pode facilitar ou complicar ainda mais o trabalho. As ferramentas de gestão colaborativa disponíveis hoje no mercado ajudam demais a melhorar essa comunicação, porém sem esse entendimento do trabalho em time de nada adianta investir em ferramentas.
Desejo-lhe sucesso no seu novo empreendimento.
Wagner Borba,
É muito díficil mesmo trabalhar com uma equipe quando não se tem comunicação e o leader não ajuda. Sai a pouco tempo da equipe porque simplesmente os outros integrantes se reuniam e não me passavam o que tinha decidido eu ficava igual a uma boba. Só ficava sabendo da mudança quando falava com o cliente e ele chamava a minha atenção. Hoje em dia estou trabalhando para mim, no meu projeto (http://www.boloebrigadeironopote.com) sozinha e quando meu projeto crescer e precisar de mais pessoas, procurarei pessoas próximas a mim, para ver se conseguirei ter confiança no trabalho novamente.
Hoje é muito comum o home office também, que se popularizado nas organizações e que permitem aos seus colaboradores trabalharem em projetos remotamente por tempo integral ou com uma frequência mínima necessária (para reduzir custos por exemplo de transporte, refeição, infraestrutura de escritório, reduzir custo do produto ou serviço final ao cliente…) e também para melhorar a qualidade de vida do colaborador (redução do estresse gerado pelo trânsito, possibilidade de escolha do horário de trabalho, alimentação mais saudável, proximidade com a família…). Na minha opinião, o Wagner ao citar quais ferramentas utiliza com suas equipes nos projetos remotos, nos mostra que são todas acessíveis e muitas já utilizamos para fins pessoais também, como Skype, Whatsapp, Google Drive, Trello entre outras permitindo a gestão das pessoas, processos e ferramentas. Hoje há uma enorme variedade de recursos na nuvem que permitem ao gestor de projetos e sua equipe, trabalharem com eficiência. Ressalto também, a importância de serem definidos calendários e agendas virtuais compartilhadas, para gestão de cada etapa do projeto e definição de quais tipos de ferramenta de comunicação serão utilizadas para construção dos arquivos e documentação do projeto. As próprias Microsoft e Google, por meio do Office 365 e Docs, possibilitam que os membros da equipe construam coletivamente os documentos do projeto, garantindo integração e coletividade nas entregas.