Projetos não são apenas para mega acontecimentos

Outro dia, conversando com uma pessoa sobre Gerenciamento de Projetos (GP), escutei um relato curioso. Os cursos e palestras sobre GP normalmente trazem como cases ou exemplos apenas grandes projetos. Fala-se sobre empreendimentos em construção civil, sobre implantação de sistemas em grandes empresas, implantação de novas unidades de fábricas, etc. Mesmo que a princípio sejam dados inúmeros exemplos clássicos de projetos como uma festa, uma viagem, escrever um livro, etc., no decorrer destes cursos e palestras as discussões afastam-se dessa “escala” de projetos e adentram os mega acontecimentos.

Pois bem, resolvi tratar desse tema para argumentar basicamente sobre dois aspectos:

1- Porque os cases acabam recaindo em projetos de maior porte?
2- Como aplicar GP em projetos de menor porte, pessoais, em pequenas organizações?

Primeiramente devemos entender que o conhecimento em GP foi construído (e continua em desenvolvimento) a partir de grandes projetos. Historicamente o GP (particularmente algumas de suas principais ferramentas) nasceu em projetos da NASA. Novas técnicas e ferramentas foram incorporadas à medida que as necessidades de controles e previsibilidade se tornavam mais completas e, consequentemente, mais complexas. E assim, até hoje, este conhecimento vem se desenvolvendo.

Ora, se não as técnicas, exatamente como são aplicadas em grandes projetos, os conceitos basilares do conhecimento em GP permitem a construção de um enredo sistêmico que em teoria é aplicável a qualquer projeto. E de fato são! Isso inclui projetos mais simples nas organizações e até projetos pessoais. Vejamos alguns casos…

Um exemplo clássico de projeto pessoal é uma “viagem de férias”. Não há dúvida que isso se encaixa perfeitamente no conceito de projeto, pois tem data pra iniciar e pra terminar, nenhuma viagem é igual a outra (é, portanto, única), tem um escopo bem definido (todo mundo sabe o que quer fazer nas férias), envolve fornecedores, outras partes interessadas (família, por exemplo), e por aí vai. Enfim, “viagem de férias” é, sem dúvida, um projeto.

Quando você marca suas férias, você está de certa forma emitindo o seu Termo de Abertura do Projeto (com a anuência do sponsor, a empresa em que você trabalha). Quando você define para onde vai e o que vai fazer, está definindo seu escopo. Quando pensa no que vai levar na mala, está, de certa forma, especificando ações ou produtos que atendam aos requisitos do seu escopo. Quando contrata uma agência de viagem ou revisa seu veículo para a jornada, está contratando serviços.

Eu, na última viagem, tive que adquirir um daqueles baús de colocar no bagageiro superior do carro e fiz isso 8 h antes de viajar (a viagem estava agendada há pelo menos 6 meses). Só foi possível fazer isso, porque eu previ o risco de não caber tudo no porta-malas em cima da hora, pesquisei antecipadamente fornecedores e preços destes baús e estava preparado para responder a esse risco, caso ocorresse (e ocorreu). E ainda tive um contratempo adicional com o bagageiro que me custou alguns reais a mais ocasionando um desvio de custo de 10% no bagageiro, mas de cerca de 1% no orçamento global da viagem (porque o bagageiro era previsto na minha verba de contingência).

Outro exemplo interessante usei certa vez num programa de treinamento para alunos de uma faculdade. Defini a organização de uma palestra como piloto para introduzir o uso de algumas ferramentas de gerenciamento de projetos. O projeto Palestra (como foi batizado) durava 30 dias e tinha pontos de controle semanais a princípio, a cada dois dias a partir de um ponto, quase que a cada hora no dia do evento e, acreditem, tínhamos verificações com intervalos de alguns minutos durante a palestra. Isso apenas no quesito de controle do tempo (cronograma). Havia outros planejamentos e controles (escopo, qualidade, recursos, etc.)… Eram todos controles simples, mas eficazes para aquele pequeno projeto.

Na minha viagem de férias construí a Estrutura Analítica do Projeto (EAP) na minha própria cabeça (nem coloquei no papel), mas planejei os custos numa planilha simples. Gerenciei minha família ora como partes interessadas e ora como equipe do projeto. Tínhamos uma matriz de responsabilidades combinada verbalmente.

O projeto Palestra tinha uma EAP (figura abaixo), planilha de custos, organograma da equipe (inclusive prevendo um job rotation a cada edição do projeto), matriz de responsabilidades, cronograma, fichas de inspeção, etc.

Eu poderia aplicar as técnicas e ferramentas de GP com maior rigor na minha viagem e com menor rigor no projeto Palestra, mas em nenhum deles eu poderia prescindir do conhecimento em GP.

Ora, os cursos e palestras de GP usam cases ou exemplos para mostrar como as técnicas e ferramentas nos ajudam no gerenciamento dos projetos e, para isso, precisam de projetos em que elas foram ou são usadas realmente. Se nós não usarmos nos projetos pessoais, eles nunca servirão de cases para mostrar técnicas e ferramentas, mas continuam sendo bons exemplos de projetos.

Gostaria de concluir esse texto reafirmando que o conhecimento em GP é útil a praticamente qualquer pessoa em praticamente qualquer atividade. O rigor no uso das técnicas e ferramentas é que pode variar bastante. Incentivo qualquer profissional a conhecer GP. Tenho certeza de que esse conhecimento lhe será útil de uma forma ou de outra.

Sobre o Colunista: 

Renê Guimarães Ruggeri, Formado em Engenharia Civil, MBA em Gestão de Projetos, Especialista em Gestão de Empresas, 20 anos como Coordenador de Projetos AEC, autor dos livros “Redescobrindo o Processo do Projeto” (2015) e “Gerenciamento de Projetos no Terceiro Setor” (2011), Eng. Máster Coordenador de Projetos na Vale S/A (2011-2015), Professor da Academia Militar de MG no CFOBM (2003-2010), Diretor de Projetos da FEOP(2006-2008), participação em mais de 100 Projetos AEC de variados portes e tipologias (1995-2015), Instrutor, palestrante e escritor nas áreas de Engenharia de Projetos e Gestão de Projetos. Atualmente é Sócio-Proprietário da Renê Ruggeri Engenharia e Consultoria e atua com Gestão de Empreendimentos com foco em Gestão de Engenharia. Email de contato: rgruggeri@gmail.com – Site: www.reneruggeri.com