Fluxo de caixa: Como essa ferramenta pode ajudar no dia a dia do seu projeto

Resumo:

Esse artigo tem por objetivo apresentar ao leitor a importância de se elaborar um fluxo de caixa consistente, bem estruturado e que englobe em sua totalidade todas as despesas inerentes ao seu projeto. Ao elaborarmos o fluxo é possível amadurecer as despesas que o projeto terá bem como esses valores impactarão no projeto.

Introdução:

A evolução dos conceitos e práticas que se estende da elaboração de um fluxo de caixa para servir de base para a gestão de um projeto está intimamente relacionada com a capacidade que se tem de tentar mensurar de forma quantitativa a maior quantidade possível de indicadores e de despesas que irão está presentes no mesmo.

O fluxo de caixa é o instrumento que permite ao gestor financeiro planejar, organizar, coordenar, dirigir e controlar os recursos financeiros de sua empresa para um determinado período, podendo perfeitamente também servir como ferramenta aplicável a um projeto específico.

Na década de 50 o planejamento financeiro era realizado sob uma ótica de sistema fechado, ele se voltava exclusivamente para o ambiente interno da organização. Sua base recaía no controle dos gastos orçamentados e seu horizonte temporal girava em torno de 01 ano. A cultura organizacional influenciava na sua elaboração e na sua execução: normalmente após se estimar as receitas, projetavam-se os gastos a serem incorridos baseados na expectativa que estes iriam se repetir.

Os anos foram passando e percebemos que um planejamento em longo prazo deveria ser elaborado e este sim, levariam em conta os fatores externos, mas que afetam diretamente a organização na validação do seu planejamento financeiro e conseqüentemente na estruturação de um fluxo de caixa que se adéqüe e seja bem otimizado, permitindo que o previsto seja validado com o realizado ou que tenha pequenas variações, mas, nada que faça com que um projeto em ascensão venha a ser prejudicado ou até mesmo paralisado devido à gestão errônea de informações que alimentem o fluxo de caixa.

Quando o fluxo aponta desvios:

Durante a elaboração de um projeto, se estivermos utilizando a ferramenta de fluxo de caixa, observando o seu real objetivo de apurar os somatórios de ingressos e desembolsos financeiros, em determinado momento, prognosticando se haverá excedentes ou escassez de caixa, em função do nível já pré-estabelecido de caixa pelo projeto em questão, facilmente poderemos detectar se haverá ou não algum desvio.

O que poderiam ser estes desvios? Detectar em algum momento que o realizado está sendo acima dos valores previstos, isso pode ser dar por fatores internos e/ou externos ligados ao projeto. A forma quantitativa neste momento auxiliará na busca da análise e na verificação do que ocorreu, o que influenciou no resultado negativo, cria-se aqui um indicador para auxiliar na continuidade deste projeto.

Para que a avaliação do desvio seja adequada, recomenda-se como boa prática de gestão, o estabelecimento na etapa de planejamento de como serão validas as estimativas do orçamento do projeto e também como o fluxo será periodicamente avaliado/auditado.

Os desvios do fluxo poderão através de dados concretos, buscando-se as causas das defasagens e implementando medidas que evitem a repetição dos mesmos problemas no futuro, serem os balizadores da implantação de um projeto consistente.

Dicas de como elaborar um fluxo consistente:

Um fluxo para ser consistente precisa ser elaborado levando-se em conta uma programação das necessidades financeiras do projeto e determinarem-se as fontes de recursos que serão captadas, caberá ao administrador financeiro deste projeto a tarefa de distribuí-los de forma racional e alinhado com a realidade técnica do projeto, escopo e prazo estabelecido.

Levar em conta a realidade técnica da execução dos trabalhos objeto do escopo a ser entregue é fundamental para que não se faça projeção indicação inadequada de receitas a receber. Diante disto recomenda-se que o administrador financeiro ou o responsável pelo assunto, tenha o suporte de um especialista técnico para validação das etapas dos trabalhos e sua consonância com as despesas e recebimentos, obtendo-se assim um fluxo de caixa factível.

Deve-se periodicamente, conferir e avaliar os resultados alcançados, para que possa efetuar as correções que se fizerem necessárias, bem como adotar medidas saneadoras e corretivas sobre os pontos de gargalos detectados no projeto.

Uma dica importante é eleger as principais rubricas do fluxo de caixa que deverão ser avaliadas em periodicidade menor do que o restante do fluxo para sustentarem tomadas de decisões táticas e estratégicas do projeto. Por exemplo, em um projeto cujo maior custo seja a etapa de atividades de execução com grande volume de mão de obra alocada, que essa rubrica seja a eleita para avaliação. Outro exemplo poderia ser um projeto cujo maior despesa esteja na etapa de aquisições. Para as contas eleitas deverá ser estabelecido um indicador, como por exemplo, um teto, e partir desta informação em sinergia com o cronograma avalia-se a “saúde” dessa rubrica, estabelecendo-se se necessário ações corretivas e preventivas para se manter o fluxo consistente.

Outra dica simples é a escolha do software a ser adotado para o lançamento das informações. Escolha uma boa ferramenta eletrônica e que preferencialmente possa filtrar especificamente as informações do fluxo do projeto em si, para que as informações sejam transparentes e claras para subsidiar as tomadas de decisões.

Atentar para que a mão de obra que fará os lançamentos na ferramenta escolhida esteja qualificada para tal, sendo necessária a adoção de perfil de pessoas com facilidade de concentração, destreza para digitação e senso crítico para avaliação da informação recebida e também para avaliar os resultados obtidos no fluxo, de tal sorte que seja capaz de fazer reflexões e conferências diante do cenário obtido.

Por fim e também importante: estabeleça diretrizes claras sobre:

Conclusão

O fluxo de caixa não é uma ferramenta exclusiva das operações da empresa e deve ser explorado e amplamente utilizado na condução da gestão de custos do projeto, para contribuir para uma boa avaliação e apoio nas decisões estratégicas, promovendo um bom auxilio na orientação a ações a serem tomadas para a condução da boa saúde financeira do projeto, que poderá impactar na condição financeira geral da organização.

Referências

• GITMAN, Lawrence. Princípios de Administração Financeira. São Paulo: Harper&Row do Brasil, 1984. Cap.8. P.250-271.
• ZDANOWICZ, José Eduardo. Fluxo de Caixa – uma decisão de planejamento e controle financeiro. Rio Grande do Sul: D.C. Luzzatto, 1986.
• TAVARES, Mauro Calixta. Gestão estratégica. São Paulo: Atlas, 2000.

Sobre os autores

Shirlei Querubina, Bacharel em Administração de Empresas pela PUC-Minas e MBA em Gestão de Projetos pela FGV. Atua no mercado de geração e transmissão de energia pela empresa Sinergia Engenharia e Consultoria, em projetos nacionais e internacionais como especialista em planejamento e gestora de projetos. Professora no Ietec-MG  nos cursos de Gerenciamento de Projetos, Gestão de Projetos em Construções e Montagem, Engenharia de Custos e Orçamentos e Engenharia de Planejamento. E-mail de contato: squerubina@gmail.com

Ana Paula Moreira, Bacharel em Administração de Empresas pela PUC-Minas e MBA em Gestão de Pessoas pelo Centro Universitário UNA. Possui experiência profissional nas áreas financeira, administrativa e de RH de empresas de médio porte de diferentes setores, tais como de Consultoria Organizacional, ramo Imobiliário, Comércio varejista, Medicina do Trabalho e Publicitário. E-mail de contato: ap.moreira2016@bol.com.br