Publicado em 24/09/2013
Durante uma das aulas da minha pós-graduação em Administração Estratégica fizemos um exercício para apresentar problemas que encontramos nas organizações em que trabalhamos, lógico que o exercício se concluída com nós sugerindo possíveis soluções para os problemas, enfim o que eu pude notar é que a maioria dos colegas de classe citaram que em suas empresas possuem problemas de comunicação.
Outro ponto interessante é quanto ao relatório divulgado pelo PMI “Why good strategies fail?” este mostra que C-executives necessitam identificar e focar em projetos de relevância para a empresa, para que suas boas estratégias não falhem, e para a implementação destas estratégias os participantes da pesquisa informam que necessitam estar mais engajados em algumas áreas e dentre elas está a comunicação.
Mencionei as informações acima para reforçar a minha posição de que a comunicação é muito importante em projetos e em qualquer outra área que você atua. Então eu lhe questiono o que é uma boa comunicação para você?
No meu ponto de vista uma boa comunicação é aquela que o receptor e emissor se entendem, ou seja, o emissor envia a informação por um meio (fala ou escrita) e o receptor recebe a mesma com clareza, descriptografa a mensagem.
Desta maneira para cada projeto e para cada situação do projeto você deverá escolher um tipo de comunicação a ser utilizado para que esta seja bem sucedida. Então temos os seguintes tipos de comunicação:
1. Escrita Formal
Divulgação de atas de reunião, envio de memorandos e etc.
2. Verbal Formal
Apresentações, palestras e etc.
3. Escrita Informal
E-mail, bilhetes e etc.
4. Verbal Informal
Reuniões, conversas, conversas no café e etc.
Acredito que todos nós utilizamos os tipos de comunicação acima em diversas situações diferentes durante a execução do projeto. A escolha do tipo de comunicação a ser utilizada durante o projeto será baseada na situação, momento, do projeto. A escolha do tipo de comunicação influenciará no resultado da mensagem enviada, ou seja, dependendo do tipo de mensagem que o emissor envia.
Em conjunto com o tipo de comunicação a ser utilizado é necessário escolher o melhor método de comunicação, ou seja, qual é o meio a ser utilizado. Segue abaixo os métodos:
1. Comunicação interativa
Este é o caso de teleconferências, reuniões e etc. Onde uma pessoa fornece informações e fica no aguardo de um feedback, de um retorno do receptor.
2. Comunicação ativa
Fluxo de comunicação no sentido único, ou seja, informações são enviadas de uma pessoa para outra ou de uma para várias, como por exemplo relatórios de status do projeto.
3. Comunicação Passiva
Neste caso é quando a informação esta disponível em algum local e as pessoas acessam este local para ter acesso a estas informações, por exemplo um sistema de gerenciamento de projeto, onde é possível ver o andamento do projeto.
Os Gerentes de Projeto utilizam de todos os tipos e de todos os métodos de comunicação, sempre buscando utilizar a melhor ferramenta para se comunicar com os stakeholders do projeto e quanto maior o número de stakeholders mais complexa é a comunicação no projeto, maior o número de canais de comunicação, esta relação pode ser verificada pela formula apresentada no PMBOK C=[(N*(N-1))/2]. Por isto é muito importante você mapear os stakeholders e mapear o que enviar, quando enviar e como enviar as informações para cada stakeholder ou grupo de stakeholder.
Veja o exemplo abaixo:
Os Gerentes de Projeto que não se preocupam com a comunicação, ou seja, não planeja quem vai receber quando vai receber, o que receber e como receber as informações passará muito tempo elaborando inúmeros relatórios para diversas pessoas conforme a demanda e isto poderá refletir em uma falta de atenção nas outra áreas do projeto e por consequência poderá levar o projeto ao fracasso.
Reforço que todos devem fazer um Plano de Comunicação para os seus projetos, afinal de contas esta é uma das tarefas que mais consome o Gerente de Projeto durante o mesmo, então dedique tempo em seu planejamento para que esta seja realizada da melhor maneira possível! Não pense que seu projeto é pequeno de mais para você ter um plano de comunicação, todos os projetos precisam de um. Isto lhe economizará tempo!
A comunicação necessita ser excelente, pois esta é o meio que você utiliza para divulgar o status do seu projeto se esta vai mal, isto significa que alguma área de conhecimento do projeto esta com problema(s). Resumindo a comunicação ruim é um sinal de que o projeto tem um problema!
Sobre o Colunista:
Daniel A Almeida, PMP, com 10 anos de experiência na área de tecnologia da informação e atuando como gerente de projetos desde 2009, certificado pelo PMI, sou engenheiro eletricista pelo Centro Universitário da FEI e pós-graduando em Administração Estratégica pela FIA. Autor do Blog Daniel Almeida (http://blogdanielalmeida.wordpress.com) o qual tem como objetivo discutir as melhores práticas de gerenciamento de projeto.
E-mail de contato: daalmeida@gmail.com
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