O mundo vai acabar em reuniões e e-mails!

Não é a primeira vez e não será a última que preveem o fim do mundo. A previsão do título é uma das mais sérias e convincentes. Foi feita por um aluno da pós-graduaçãoe após muitas risadas, alguém sugeriu, que começássemos a rezar. Como professor, não poderia deixar a turma num clima apocalíptico.

O fato é que há uma dose de realidade nesta brincadeira. Vamos recordar: quantas vezes participamos de reuniões que não chegaram à conclusão alguma? Ou entramos mudos e saímos calados? Pensamos: qui qui tô fazendo aqui? Aproveitamos o tempo para arrumar a bolsa, limpar a caixa postal do celular, enfim procuramos alguma coisa de útil para fazer?

Reunião é uma importante ferramenta gerencial, mas é preciso saber usar e com parcimônia. Vejamos algumas recomendações:

1. Evite reuniões! Isto mesmo: evite reuniões. Como? Telefone, troque e-mails (epa!), tenha conversas paralelas e focadas, enfim, evite reuniões. Mas, temos reuniões que são inevitáveis, necessárias e periódicas, como as de gerenciamento de projetos.

2. Sendo a reunião inevitável escolha a dedo os participantes. Se possível poucos. Não faça como alguns gerentes ou diretores que solicitam à secretária que convoquem toda a equipe.

3. Faça uma pauta e divulgue para os participantes. Além de ser falta de respeito não divulgar a pauta, a solução procurada pode ficar na mesa de algum dos participantes.

4. Respeite o horário de início e término da reunião. Reunião tem que ter hora para acabar, mesmo que a pauta não tenha sido vencida. Se as pessoas gerenciam bem seu tempo, provavelmente devem ter agendado compromissos ou têm afazeres, após a reunião.

5. Garanta a palavra de cada um que você convocou. Afinal se você convocou alguém é porque esta pessoa tem algo a contribuir com o tema.

6. Use o 5 W – 2 H.

7. Faça uma ata simples e objetiva, com os 3 W fundamentais: o que deve ser feito (What?), quem é o responsável pela tarefa (Who?) e qual o prazo para a tarefa (When?).

8. Distribua a ata para os presentes e para os ausentes que necessitam saber das decisões.

Estas recomendações praticamente garantem o sucesso da sua reunião, isto é, ninguém vai sair dela com a sensação de que a única coisa resolvida foi o agendamento da próxima.

Numa outra oportunidade vamos falar dos e-mails e mais sobre reuniões, afinal o mundo pode acabar desse jeito.

Sobre o Colunista:

Roberto Guidugli, Engenheiro Civil, Especializado em Engenharia Econômica pela Fundação Dom Cabral e mestre pela UFMG. É consultor de várias empresas privadas e estatais. Consultor associado a Luis Borges Assessoria em Gestão. Como professor, ministra cursos in company e em vários cursos de pós-graduações (lato sensu): UFMG, Cefet-MG e Fumec, entre outros. Possui artigos publicados no Brasil e no exterior.

E-mail de contato: meta@consultoresmeta.com.br

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