Todos os projetos sofrerão mudanças

Depois que o planejamento é realizado e são elaboradas as Linhas de Bases para que estes serão alterados somente através de solicitações de mudanças aprovadas. Então é altamente recomendado que você tenha um plano de como irá gerenciar estas mudanças, tanto as aprovadas quanto as não aprovadas.

As solicitações de mudanças podem vir de várias origens como por exemplo de um novo stakeholder, o qual não foi mapeado no inicio do projeto e estas podem ser classificadas como:

• Ação Corretiva – quando o seu projeto já saiu do seus limites de controle você precisa fazer mudanças para que o mesmo volte a andar conforme o planejado, conforme as linhas de base.
• Ação Preventiva – quando o seu projeto não está andando de acordo com as linhas de bases, porém ainda estão dentro dos limites de controle.
• Reparo de defeito – houve algum problema com alguma entrega e você necessitará refazer o trabalho, de uma atividade ou pacote de trabalho por exemplo.
• Atualizações – Atualização de documentação.

Eu gosto de representar os tipos de mudanças conforme a imagem abaixo:

As mudanças acontecem por vários motivos, mas vou concentrar em apenas dois motivos aqui, por acreditar que estes são os mais influenciadores:

• Pouco tempo de planejamento

Algumas vezes sou selecionado para gerenciar projetos que necessitam começar dentro de poucos dias, o famoso pedido de pastelaria, e normalmente isto causa mudanças, pois a sua declaração do escopo não é realizada com os detalhes necessários para que haja uma compreensão adequada do que será entregue para o cliente.

• Problema entre requisitos funcionais e técnicos

Algumas vezes o cliente solicita uma nova funcionalidade no sistema porém esta é mal compreendida e o resultado disso normalmente é um produto que atende os critérios técnicos porém não atende as expectativas do cliente

Quando estas mudanças acontecem necessitamos ter um bom gerenciamento de mudanças é composto pelos seguintes itens:

• Bom Plano de Comunicação

Todas as mudanças do projeto devem ser registradas e divulgadas para todas as partes interessadas envolvidas, pois assim todos tem conhecimento do status dos projetos, das alterações e seus resultados.

• As mudanças necessitam ser racionais

As mudanças necessitam ser bem explicadas e o porque da mudança deverá ser divulgado para equipe, pois quando a equipe entende o porque daquela mudança a equipe fica mais engajada em realiza-la.

• Bom gerenciamento de pessoas

As pessoas normalmente são contra mudanças e normalmente reagem a elas da seguinte maneira:

• • Choque ou negação, principalmente se não é o que eles querem ouvir;
  • Raiva ou ansiedade, especialmente considerando o ponto de vista das noticias;
  • Resistências em seguida, quando verificam que a realização da mudança é inevitável;
  • Aceitação é a última, normalmente quando estão prontos para realizar a as atividades da mudança.

Então para que possamos evitar ao máximo as solicitações de mudança é necessário que a sua declaração de escopo seja bem detalhada e garanta que as partes interessadas não tenham dúvidas sobre o que será feito, como será feito e qual será o resultado do projeto.

Lembre-se no início do projeto o Gerente de Projeto possui um poder maior de influência no mesmo, ou seja, você poderá solicitar mais tempo para elaboração de declaração de escopo, você poderá trabalhar bastante no detalhamento e esclarecimento da sua declaração de escopo.

E por fim tenha um plano de gerenciamento de projeto Bem Aceito, Aprovado, Realista e Formal!!!

Sobre o Colunista: 

Daniel A Almeida, PMP, com 10 anos de experiência na área de tecnologia da informação e atuando como gerente de projetos desde 2009, certificado pelo PMI, sou engenheiro eletricista pelo Centro Universitário da FEI e pós-graduando em Administração Estratégica pela FIA. Autor do Blog Daniel Almeida (http://blogdanielalmeida.wordpress.com) o qual tem como objetivo discutir as melhores práticas de gerenciamento de projeto.

E-mail de contato: daalmeida@gmail.com

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