Por que a engenharia ruim causa estouro no orçamento?

Parece ser mais regra que exceção os projetos que estouram o orçamento. Esse artigo busca trazer uma reflexão sobre esse fenômeno, suas principais causas e o que pode ser feito para mitigar os impactos disso nos projetos industriais.

Um projeto, definido pelo PMI (2012) como um “empreendimento não repetitivo, caracterizado por uma sequência clara e lógica de eventos, com início meio e fim que se destina a atingir um objetivo claro e definido, sendo conduzido por pessoas dentro de parâmetros pré-definidos de tempo, custo, recursos envolvidos e qualidade”.

Projetos industriais é um grupo de empreendimentos complexos, como a construção física de infraestrutura quanto de estruturas físicas (e.g. portos, usinas hidrelétricas, minas, infraestrutura de telecomunicações, fábricas, etc.).

Qualquer projeto industrial deve contar com uma fase inicial de planejamento e design (engenharia) que modela e determina as etapas subsequentes. Os impactos do que é feito nesse momento é exponencial no escopo, qualidade e orçamento do projeto.

O orçamento, ou “determinação dos gastos necessários para a realização de um projeto de acordo com o plano de execução previamente estabelecido” (LIMMER, 1997), tem como input principal a engenharia, e é fortemente influenciado por essa.

A execução do projeto muitas vezes não ocorre conforme planejado resultando em gastos além do previsto. Em geral isso tem origem no aumento do custo de mão de obra e outros fatores, mas em grande parte o orçamento não é cumprido devido a uma etapa de engenharia mal feita.

Uma engenharia mal desenvolvida é a origem de uma série de outros problemas que levam ao estouro do orçamento. Desde uma análise de viabilidade equivocada e um cronograma curto para os objetivos almejados até elaboração de Especificações Técnicas incompletas e confusas.

Consideramos a engenharia ruim ou mal desenvolvida quando não são observados detalhes como compatibilização das diversas disciplinas do projeto, detalhes construtivos e conceituais, quando não observa prazos ou conta com profissionais inadequados para os objetivos do projeto.

Quando um projeto está prestes a ter seu orçamento estourado devido a essa falha na engenharia já não é possível refazer essa etapa e iniciar todo o ciclo.

O custo em se modificar o projeto nessa etapa de seu ciclo torna algumas alternativas proibitivas. Conviver com o problema e pagar mais caro não é uma opção uma vez que os recursos são limitados e isso pode reduzir a taxa de retorno ou inviabilizar o projeto, é preciso então criar planos de ação para mitigar os efeitos e recuperar a viabilidade do projeto.

A primeira solução a ser buscada é a alteração da metodologia construtiva, objetivando utilizar alternativas mais enxutas, com menos uso de material, economia de tempo e mão de obra sem comprometer a qualidade desejada. Nesse momento devem-se revisar os projetos detalhados junto ao executante do projeto (empreiteiro, montadora, etc.) em busca de alternativas que alcancem o mesmo objetivo com menos recursos.

Essa solução apesar de demandar um esforço extra da equipe de engenharia de campo pode ter resultados surpreendentes com soluções criativas que, não apenas adequarão os custos do projeto, como podem trazer inovações interessantes a serem aproveitadas em outros empreendimentos.

Outra solução foca na negociação comercial e no trabalho da equipe de suprimentos em encontrar alternativas.

Muitas vezes o planejamento se pauta por valores históricos e fornecedores tradicionais. A busca por novos fornecedores pode resultar em alternativas mais econômicas que as apresentadas, tomando-se o cuidado de contar com parceiros confiáveis e produtos de qualidade. Da mesma forma, uma supervisão efetiva das negociações comerciais pode levar a grandes economias.

As negociações comerciais podem ser um importante aliado nessa hora. Com a qualidade dos serviços e materiais definida é possível conseguir bons descontos em diversos itens, reduzindo o custo do projeto.

A partir de um trabalho minucioso do departamento de suprimentos, é possível atuar em parceria com fornecedores, reduzindo o custo de materiais para eles e em ultima instância reduzindo os valores dos pacotes para o projeto. Embora leve tempo, essa solução pode representar economias substanciosas ao empreendimento.

Muitas vezes, entretanto, os descontos não vêm dos itens mais estourados do orçamento, sendo necessária uma terceira estratégia: Realocação de valores.

Certos itens que serão adquiridos ou contratados certamente não poderão sofrer alteração de projeto nem reduções de preço, mas talvez seja possível revisar a estrutura orçamentária do projeto.

A reestruturação do orçamento implica em transferir verba daqueles pacotes que apresentaram savings (valores finais inferiores à verba orçada) para os itens em déficit de orçamento, mantendo-se o valor global do projeto. Essa estratégia é bastante delicada, uma vez que pode ter impactos fiscais e financeiros, além de evidenciar os erros do orçamento e afetar uma série de partes interessadas.

Concluímos mais uma vez que a melhor estratégia sempre é a prevenção. Uma engenharia conceitual e detalhada bem desenvolvida leva a um orçamento mais fidedigno a ser executado.

O orçamento a beira do estouro é um problema sério, mas um problema contornável com as iniciativas adequadas. As ações apresentadas acima podem mitigar os efeitos negativos de uma engenharia falha em um projeto, recuperando sua viabilidade e garantindo a entrega dentro do orçamento planeado.

Referências:

LIMMER, Carl V. Planejamento, Orçamento e Controle de Projetos e Obras．Rio de Janeiro，LTC – Livros Técnicos e Científicos Editora S.A.，1997．

PMI A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBoK)．5ª，2012．

Sobre os Autores: 

André Winter; Belkiss Santo; Douglas Rios; Wiverton Silva.

Contexto: o presente artigo faz parte de uma série de 5 que analisaram os desafios para se entregar projetos Industriais dentro do ORÇAMENTO estabelecido contratualmente. Foi realizada uma pesquisa com 22 participantes que determinaram 5 causas mais contundentes para o atraso de projetos. A pesquisa foi realizada no mês de outubro de 2013 com a Turma 4 de Pós Graduação em Engenharia de Custos e Orçamentos do IETEC, sob a orientação e coordenação do Professor Ítalo Coutinho.

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