Metodologia inadequada de orçamentação

Metodologia inadequada de orçamentação e as consequências de estouro do Orçamento

Um dos primeiros passos para iniciar a implantação de um projeto é definir quanto ele custará, ou seja, elaborar um orçamento bem embasado e com a metodologia adequada. O orçamento representa a quantidade de dinheiro disponível para o projeto, e se a metodologia utilizada não for eficiente, as consequências não serão nada boas. E foi justamente o que aconteceu: foi identificado que a metodologia aplicada para a elaboração do orçamento não contemplava todos os custos necessários para a execução do projeto, o que gerou um grave estouro de orçamento. Após um processo de análise aprofundada do problema foram diagnosticadas diversas inconsistências no momento da elaboração do orçamento:

• Falha na composição dos preços unitários, pois foram estimados através de fontes com dados inconsistentes com o atual momento econômico de mercado, tornando o histórico da empresa desatualizado;
• Erro na estimativa do cálculo do BDI (Benefícios e Despesas Indiretas), que é a taxa percentual determinada pela contratante que incide sobre todos os preços unitários compostos pelos materiais, como pela mão de obra, encargos sociais e trabalhistas e equipamentos, incluindo os tributos necessários e fretes;
• Não foram considerados os gastos com segurança do trabalho, pois estes foram tratados dentro do orçamento como despesas, compondo uma parcela extremamente insignificante do overhead. Foi utilizado um fator de cálculo padrão para este gasto que não atende à realidade do projeto atual.

O orçamento do projeto estava estourado e não havia verba suficiente para cobrir a execução das atividades restantes. Vários itens necessários ao desenvolvimento do empreendimento deixaram de ser alocados, e alguns itens foram alocados como custo e não como despesas.

Diante deste cenário preocupante, a equipe de Planejamento e Controle Orçamentário preparou um Plano de Ações para ser apresentado à Diretoria com o objetivo de fazer a mitigação deste problema dentro do menor prazo possível e com isso minimizar os prejuízos que seriam causados ao projeto. A metodologia deverá ser revisada integralmente de modo a classificar corretamente todos os gastos referentes ao projeto.

Primeiramente, recomenda-se adotar um cálculo de composição de preços unitários com uma base de mercado mais atualizada possível e inserir itens importantes para a conclusão do empreendimento que não foram incluídos anteriormente do orçamento.

A formação de bancos de dados e históricos atualizados proporciona relatórios ágeis e confiáveis fundamentais para uma análise crítica de um orçamento, como por exemplo: Curva ABC, Histogramas de Mão de Obra e Materiais, BDI diferenciado entre outros. É necessário fazer o cálculo correto do BDI sobre todos os custos necessários. Os gastos com treinamentos e epi’s da equipe envolvida no projeto devem ser tratados como custos do projeto, para tal será necessário fazer um levantamento minucioso de todas as exigências de segurança do contratante.

Após definida a metodologia e os critérios de orçamento adequados, a equipe de Planejamento e Controle Orçamentário deve fazer a reorçamentação do projeto aplicando essa metodologia revisada, considerando todo o valor já executado e o que falta executar até o final da obra, e analisar detalhadamente as necessidades, tendências e riscos de todos os serviços e demais elementos do projeto. Deverá ser elaborado um novo orçamento onde constarão todos os itens que não estavam incluídos até o presente momento. Alinhar o cronograma com o orçamento, e mostrar a quantia de verba que será requerida para o projeto. Coletar informações sobre o escopo e as entregas do projeto e então atualizar o cronograma para obter uma estimativa sobre a duração e o esforço do projeto. Com isso, o orçamento poderá ser refeito.

Depois de concluída essa reorçamentação e após elaborar o novo cenário orçamentário do que falta gastar no projeto, a equipe de Planejamento e Controle Orçamentário, em parceira com as equipe de Engenharia e de Obra, deve fazer a redistribuição dos custos dos itens que compõem o orçamento do projeto identificando quais as possibilidades de redução de custos para remanejamento e adequação da verba disponível.

Uma análise criteriosa de custos e despesas bem detalhada será imprescindível para uma significativa redução dos custos, de modo a remanejar custos, eliminar gorduras e cortar gastos, com o objetivo de minimizar o prejuízo. Todas estas alterações deverão ser comunicadas imediatamente ao cliente, que decidirá se será possível arcar com o desembolso extra para concluir o projeto.

Diante deste grande problema ocorrido, ficou entendido que o orçamento de um projeto somente poderá ser bem elaborado quando for adotada uma metodologia confiável e bem embasada, pois as variações entre as obras são muitas e bem significativas, o que torna indispensável um tratamento exclusivo para cada empreendimento. Importante saber que a similaridade de projetos pode-se tornar uma armadilha.

Para elaborar um orçamento são necessários métodos corretos para levantamento das diversas informações técnicas e financeiras envolvidas no projeto e também a boa experiência do orçamentista, pois tudo isso resulta em um forte patamar de confiança. É preciso uma apuração criteriosa de todos os detalhes e tratar cada orçamento de uma maneira particular.

Além disso, é preciso atentar que algumas atividades de custos diretos e indiretos que compõem o preço final de um orçamento muitas vezes não são consideradas nos preços apresentados nas tabelas de preço por metro quadrado descrito em determinadas fontes especializadas, ficando claro que esses índices fornecem somente uma ordem de grandeza para o valor do empreendimento. Portanto é muito importante buscar informações de um banco de dados confiável e atualizado, que indicará um cenário o mais próximo possível da realidade do projeto. Os processos de planejamento e controle devem ser aprimorados cada dia mais, tendo em vista a constante mudança nos ambientes de negócios, gerando tomadas de decisões rápidas e baseadas nas restrições fundamentais de tempo, custo, escopo e qualidade.

A elaboração de um orçamento exige um amplo estudo e entendimento, pois tão importante como criar um projeto é obter o valor correto para materialização do mesmo. Quando mal feito, o orçamento pode trazer altos prejuízos e em alguns casos até a falência, mas quando bem feito, garante o sucesso, o lucro e a sobrevivência.

Sobre os Autores:

Carla Liberato, Edésio Fraga, Juliana Fonseca, Mariana Souza.

Contexto: o presente artigo faz parte de uma série de 5 que analisaram os desafios para se entregar projetos Industriais dentro do ORÇAMENTO estabelecido contratualmente. Foi realizada uma pesquisa com 22 participantes que determinaram 5 causas mais contundentes para o atraso de projetos. A pesquisa foi realizada no mês de outubro de 2013 com a Turma 4 de Pós Graduação em Engenharia de Custos e Orçamentos do IETEC, sob a orientação e coordenação do Professor Ítalo Coutinho.

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