Procedimentos de rotina para controle de projetos

1. Introdução

Planejar significa definir previamente e dimensionar os recursos necessários para alcançar o objetivo. Porém, mesmo que seja realizado um trabalho perfeito nessa fase, mudanças são comuns e podem ser causadas por diversos fatores. Planejamento é dinâmico, e isso que faz o gerenciamento de projetos tão interessante.

Acompanhar todas as mudanças e manter a sintonia com o cronograma do projeto não é tarefa fácil para o gerente de projetos. Para auxiliar nesse processo são utilizadas diversas ferramentas e procedimentos simples, porém efetivos. Vamos apresentar e destacar a efetividade de algumas práticas que muitas vezes não são tratadas com a atenção que merecem.

2. Cronograma

O cronograma é a principal ferramenta de planejamento e precisa evidenciar todo o escopo contratual. Porém, não basta definir a linha de base e criar um cronograma de gaveta. A fase de monitoramento e controle durante a execução talvez seja mais importante que a criação do plano, na qual todas as alterações precisam ser retradadas e os impactos calculados, de modo a auxiliar na tomada de decisão.

Existem no mercado diversos softwares de gestão de cronograma, sendo os mais famosos MS Project e o Primavera. Independente do programa utilizado, o mais importante é saber alimentar o cronograma e extrair as informações do mesmo.

Muitos planejadores concentram-se apenas atualizar as atividades executadas para calcular o avanço físico realizado do projeto, se esquecendo da análise da tendência do cronograma. Na atualização, é muito importante reprogramar as atividades futuras e sempre estudar caminho crítico que pode seguir outras direções após a atualização.

3. Programações de curto prazo

Pessoas produzem mais quando têm metas a cumprir. Preferencialmente metas de curto prazo que podem ainda ser potencializadas se forem compensadas de alguma maneira. Claro que estamos falando de metas com prazos factíveis, que visam cumprir os marcos do projeto.

Na maioria das vezes, profissionais que trabalham na produção, não tem o menor interesse em analisar cronogramas com milhares de linhas, para estudar o melhor plano de ataque. Esses profissionais estão sempre focados na produção, e nem sempre seguem o cronograma durante a execução, o que pode gerar atraso para o projeto. Por exemplo, se for dada preferência à execução de uma atividade com folga em detrimento de uma atividade crítica, isso causará impacto no projeto.

Ao trabalhar com programações de curto prazo, a equipe de planejamento facilita a vida das equipes de produção, quando extraem do cronograma as atividades que requerem maior atenção. Recomenda-se trabalhar com programações semanais e mensais.

4. Registro de Ocorrências

Muito utilizado na construção civil, também chamado de diário de obras, é utilizado para registrar todas as atividades executadas na obra, prazo contratual, decorrido e restante, condições do tempo, efetivo de mão de obra e equipamentos presentes na obra, pendências por parte do cliente e contratada, etc.

Devem-se gerar duas vias (ou mais) de cada diário, todos devem assinar, sendo uma via da empresa contrata e outra do cliente. O Diário de Obras trata-se de um documento oficial, estabelecido na ABNT- NBR 5671, que frequentemente é utilizado para análise de pleitos contratuais, termos aditivos, etc.

Este documento registra problemas ocorridos durante a execução do projeto que não são evidenciados no cronograma ou nos relatórios de planejamento. É importante manter a rotina de preenchimento diária do documento para não prejudicar sua eficácia.

Dependendo da complexidade do projeto, talvez seja necessário um profissional responsável apenas pelo preenchimento e acompanhamento do registro de ocorrências dado à importância do documento. Para aperfeiçoar o processo, algumas empresas estão criando seus modelos de diário de obras online, de modo a garantir o bom fluxo de informações.

5. Reuniões de planejamento

A reunião de planejamento não deve tratar apenas de cronograma, mas trazer a pauta assuntos de todas as áreas, que, mesmo indiretamente, podem afetar o andamento do projeto.

Os encontros devem ser periódicos objetivando o acompanhamento da programação dos serviços, do progresso, das providências para correção dos desvios, do atendimento às providências necessárias para o bom andamento dos serviços.

A intenção é que a reunião seja bastante objetiva, registrada em ata, juntamente com a lista de pendências, na qual as ações deverão ter responsável e prazo para serem cumpridas.

Algumas empresas estão automatizando o sistema de follow-up, no qual todas as ações oriundas das reuniões do projeto ficam armazenadas em um sistema, onde todos têm acesso para consultar e dar status quando do cumprimento destas.

5. Conclusão

Conforme exposto, os procedimentos e técnicas apresentados são instrumentos de fácil aplicação e já utilizados em inúmeros projetos. Porém, justamente pelo fato de serem processos simples, estes se tornam rotineiros e não são tratados com a importância que lhes são devidos.

Não existe receita para um bom acompanhamento da execução do projeto, até porque todo projeto é único e exclusivo. No entanto, existem boas práticas que já tiveram sua eficácia comprovada. Além disso, a criatividade é a melhor ferramenta a ser explorada. Criar, inovar e adaptar ferramentas e procedimentos afim de atender suas demandas é a melhor maneira de controlar seu projeto.

Referências:

• MARIO NALON DE QUEIROZ.  Programação e controle de obras. Disponível em <http://www.ufjf.br/pares/files/2009/09/APOSTILA-PCO-JAN-20121.pdf>
• ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS. NBR 5671 Participação dos intervenientes em serviços e obras de engenharia e arquitetura. Rio de Janeiro: ABNT, 1990.

Sobre o Colunista: Duílio Paiva, profissional pós-graduado em gestão de projetos pelo IETEC, engenheiro de Produção/Civil pela FUMEC com formação técnica em Edificações pelo CEFET/MG. Possui nove anos de experiência na construção civil, onde atuou em obras de infraestrutura, industrial, predial e ferroviária. Atualmente engenheiro de planejamento da PHV Engenharia, onde é responsável pelo planejamento e controle de obras comerciais e residenciais de alto padrão.

E-mail de contato: duilio.paiva@outlook.com

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