Publicado em 13/01/2014
Gerenciar as aquisições de um projeto não é uma atividade simples. Além de ter grande impacto no custo, pode representar um gargalo, caso não seja bem feita. Isso se dá devido à sua relação com todas as etapas do projeto, já que tem a responsabilidade de prover a maior parte dos recursos necessários.
Basicamente, afirmar que o Gerenciamento de Aquisições foi bem sucedido quer dizer que ele foi capaz de disponibilizar todos os insumos necessários para o projeto analisado, em tempo hábil, permitindo fluidez das outras atividades e sem impactos negativos nas restrições. Por mais que pareça fácil falar, alcançar esse objetivo depende de muito planejamento e da habilidade para adequar o processo às situações de desvio que possam ocorrer.
Com base nisso, devido ao caráter extremamente dinâmico, o sucesso dos projetos da construção civil depende diretamente de um controle eficaz do fluxo de recursos na cadeia produtiva. Desde a fase de planejamento até a finalização, é essencial garantir o atendimento das necessidades das várias partes interessadas e de toda a equipe do projeto, o que é obtido, em grande parte, através do Gerenciamento de Aquisições.
O Gerenciamento de aquisições pode se tornar um gargalo
Planejando as aquisições
O caminho a ser seguido para garantir um gerenciamento consistente das aquisições do projeto é o planejamento. Nunca se deve trabalhar exclusivamente de acordo com o surgimento de demandas, visto que se a identificação ocorrer em cima da hora, isso pode acarretar em diversos problemas, como atrasos e aumento de custo.
A saída, então, é prever as especificações, as quantidades e os prazos dos insumos necessários em cada etapa do projeto. Isso quer dizer que Gerenciar as Aquisições não é simplesmente realizar compras e fechar contratos, mas prover recursos dentro de um determinado contexto, no qual a data da necessidade faz toda diferença.
Fica claro com isso, que providenciar os recursos para um projeto depende da articulação entre vários setores da organização. As associações mais comuns são:
- O cronograma de aquisições deve ser desenvolvido com base no cronograma físico da obra e, da mesma forma, atualizado quando houver reprogramação das atividades. A ferramenta mais utilizada nesse caso é o histograma de recursos, que distribui os insumos necessários para o projeto dentro do prazo disponível, permitindo uma visão global das aquisições necessárias.
- Os preços considerados na realização do orçamento devem ser analisados e as negociações devem ser desenvolvidas com base nos mesmos, visto que qualquer discrepância com os preços praticados pelo mercado podem acarretar aumento de custo do projeto e consequentemente prejuízo.
- Alterações de escopo devem ser informadas com a devida antecedência para que a modificações dos insumos sejam processadas em tempo hábil e, caso necessário, acordos com fornecedores sejam realizados.
Esses são apenas alguns aspectos a serem considerados na hora de analisar a interface das aquisições com os setores e as etapas de um projeto. Na construção civil, especialmente, eles são cruciais, devido ao caráter mutável assumido pelo mercado, o que pode alterar o rumo das aquisições de diversas formas.
Dando consistência ao controle logístico
Outro ponto que deve ser tratado com muito cuidado é a questão logística. Na construção civil não basta adquirir recursos, deve-se analisar os meios através dos quais eles serão disponibilizados para a equipe de campo. Esse aspecto se torna ainda mais crítico quando a obra fica localizada distante do escritório responsável pelas aquisições.
Em casos, por exemplo, de Estados distintos, é necessário analisar a viabilidade de transporte dos materiais. Geralmente, é mais interessante procurar fornecedores locais, porém quando determinado insumo não possui disponibilidade na região, é preciso estudar os impactos disso no curto e longo prazo.
O ideal seria que questões como essa fossem tratadas ainda em orçamento, porém, em caso de não acontecer, as partes interessadas devem alertadas antes da aquisição. No exemplo citado, além do custo elevado para transporte, a falta de material na região poderia dificultar manutenções futuras e provocar a insatisfação do cliente, caso esse não estivesse ciente do fato.
Trabalhando com o bom senso
As questões apresentadas são apenas uma pequena parcela dos aspectos necessários para um Gerenciamento de aquisições eficiente na construção civil. O mais importante é associar o conhecimento global do empreendimento com o poder de negociação e o bom senso.
Não adianta trabalhar apenas em cima de demandas. O gerente do projeto precisa encontrar meios para articular as necessidades com as restrições e estar preparado para quaisquer mudanças que se façam necessárias. Prover recursos é uma atividade de extrema responsabilidade e precisa receber a devida atenção, afinal, o cumprimento do escopo depende da associação das atividades com os insumos.
Referências:
- PMI – A Guide to the project management body of knowledge (PMBOK© Guide) – Fifth edition, 2012.
Sobre o Colunista: Bruno Augusto, estudante do Curso de Engenharia de Produção Civil no CEFET MG. Trabalha há 3 anos como Assistente de Engenharia em Planejamento e Controle de obras de galpões industriais, na empresa SGO construções. Na área de construção, também já atuou com controle tecnológico de concreto e execução de obras prediais. Técnico em Química formado pelo CEFET MG, trabalhou por 1 ano e meio como Inspetor de qualidade em uma indústria da Coca Cola Company. Criador e idealizador do blog A Engenharia em Foco: http://aengenhariaemfoco.blogspot.com.br.
E-mail de contato: brunosilva.civil@gmail.com
Se você tem comentários, sugestões ou alguma dúvida que gostaria de esclarecer, aproveite o espaço a seguir.
O artigo aborda de maneira concisa os princípios a serem aplicados com as aquisições na área da construção civil. Dentre os princípios, o artigo é pontual ao mostrar que as aquisições não devem ser levadas em consideração apenas com o surgimento de demandas. As aquisições devem sem planejadas junto ao cronograma físico da obra, evitando assim, eventuais transtornos no prazo e também no orçamento do projeto como um todo.
É mostrado também que a aquisição, não é o simples ato de procurar, encontrar e adquirir o recurso necessitado, existem aspectos que devem ser levados em conta e serem analisados antes de qualquer decisão, como por exemplo a logística, saber a precedência do recurso, prazo de entrega, forma de pagamento, impostos sobre o recurso, entre outras variáveis que podem aparecer de acordo com cada situação. Independente da aquisição, toda essa análise deve ser feita com seus fornecedores disponíveis e homologados (Vendor List), comércio local, e fornecedores da sua situação em específico, para serem medidas as variáveis que impactam no projeto em tempo e custo, proporcionando assim, a melhor decisão no ato da aquisição, medidas que derivam sobretudo fluidez as frentes de serviço no campo.
Enfim, as aquisições devem ser planejadas pelo Gerente de Projetos para evitar que o projeto sofra contratempos e atinja ou aproxime-se ao máximo ao seu planejamento referencial.
Bruno Gonçalves Silveira
Engenheiro Civil
Aluno Pós Graduação – Gerenciamento de Projetos – PUC MG – OF 18.
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O artigo ressalta a complexidade de se fazer um bom gerenciamento de aquisições em projeto, destaca também a importância do alinhamento entre as áreas de planejamento e aquisições para dirimir qualquer possibilidade de se trabalhar exclusivamente de acordo com o surgimento de demandas, visto que se a identificação ocorrer em cima da hora, isso pode acarretar em diversos problemas, como atrasos e aumento de custo.
Destaca a importância das relações entre os departamentos da organização baseados no Cronograma, preços e alterações no escopo.
Outra importante variável citada no ortigo e a questão da logística no mercado da Engenharia Civil. Essa variável e importante por questão da dificuldade de se entregar alguns equipamentos específicos, seja por características técnicas, volume ou tamanho.
O autor finaliza reforçando a necessidade de não se trabalhar com demanda emergenciais e também o importante papel do gerente do projeto que precisa encontrar meios para articular as necessidades com as restrições e estar preparado para quaisquer mudanças que se façam necessárias.
Relacionando o tema com o mercado de trabalho atualmente e levando em consideração a minha experiência em empresas de projetos destaco a necessidade de um bom e estruturado planejamento do projeto pra um maior entendimento dos prazos e custos facilitando também as relações entre os departamentos de planejamento, obra e aquisições.
O não alinhamento destas informações gera demandas emergências e custos não previstos e atrasos no cronograma. Outro fator importante a ser levado em consideração e o bom entendimento da logística dos produtos até o campo de obra, em minhas experiências em obras esse era o principal dificultador do processo, tendo um valor expressivo no projeto e muitas das vezes não orçado ou previsto corretamente. Essa definição da logística de entrega ficava também era um problema, ficava solta entre os departamentos de compra, planejamento e o gerente do projeto não havendo um ponto focal para definir o problema.
Finalizo a comparação entre o tema e o mercado de trabalho pontuando também a característica de mudanças de escopo e restrições neste segmento especifico que a construção civil, e que geralmente por falta de uma boa articulação do gerente de projetos e a falta de uma análise no caminho critico indicado no cronograma se torna um grande gargalo para o projeto e geralmente sobrecarregava ainda mais o setor de aquisições.
Saudações aos leitores.
Na idealização de um projeto torna-se fundamental o Planejamento detalhado, continuo e monitorável das atividades para que se tenha uma análise do orçado com o realizado, não trabalhando com o imediatismo, ou seja, de acordo com as demandas para o comprimento do idealizado. Com isso o Planejamento e o Cronograma Analítico determinarão o momento adequado para as aquisições dos insumos com a observância às mudanças do Escopo. Outro ponto de análise para o sucesso de muitos projetos refere-se a Logística, tendo como um dos vários critérios a disponibilidade de insumos no local do empreendimento, exemplo como este na construção civil a ausência de quartzo(Areia).
Enfim, as aquisições no momento adequado do projeto e as disponibilidades previstas no orçamento aproximarão ao sucesso.
Alex Vieira de Souza
Engenheiro Civil