Critérios de seleção de softwares para Gerenciamento de Projetos

Resumo: Existem hoje centenas de softwares para gerenciamento de projetos. Este artigo apresenta critérios para escolha do software mais adequado para cada tipo de projeto ou organização. A partir das características do projeto, da metodologia utilizada pela organização, dos principais critérios de monitoração e de sucesso de projeto, é proposto um conjunto de procedimentos para orientar esta escolha. 

1. Introdução

O PMBOK do PMI (2013) apresenta dentre as ferramentas e as técnicas aplicáveis a várias áreas do conhecimento, como tempo, custo, comunicações e qualidade, o uso de softwares para gerenciamento de projetos.

Miranda (2009) identifica vários benefícios no uso de softwares de gerenciamento de projetos: prioriza os projetos estratégicos para a empresa, maximiza o retorno do investimento, otimiza o uso de recursos, reduz o consumo de tempo em tarefas manuais, reduz informações erradas, prevê futuros custos e retornos, reduz os custos de administração dos projetos, minimiza esforços redundantes ou repetidos, provê visibilidade de todos os projetos e identifica necessidade de treinamento.

Mas como escolher o software mais apropriado para gerenciar cada projeto ou para ser utilizado como padrão em uma organização?

Neste artigo são propostas algumas etapas para orientar o processo de seleção de um software de gerenciamento de projetos, além de critérios que podem orientar esta escolha de forma objetiva, facilitando sua justificativa para o gerente de projeto e para a organização.

2. Processo de seleção de um software de gerenciamento de projetos

Sampaio (2008), propõe que a seleção de um software para gerenciamento de projetos seja dividida em duas etapas: a avaliação corporativa e a avaliação do software em si. A avaliação corporativa tem por objetivo identificar as necessidades da organização no gerenciamento dos projetos. Entre os pontos a serem observado temos:

• Capital disponível para investimento;
• Importância dos projetos dentro da organização;
• Complexidade dos projetos;
• Exigências do cliente (interno / externo).

Na avaliação do software, Sampaio (2008) propõe que se pesquisem casos de sucesso do uso do software, fazendo se possível, visitas e entrevistas em organizações que o utilizam, após esta etapa é importante definir o número de usuários que irão acessar o sistema, além de sua forma de uso – único, multiusuário, e instalação – servidor local ou web.

A partir de uma lista proposta por Jahara (2004) para escolha do software mais adequado para o gerenciamento de seu projeto, podem ser seguidas as seguintes etapas para seleção:

• Determine a sua metodologia de projetos – a partir da metodologia utilizada pela equipe de projeto ou pela organização como um todo podem ser identificados critérios básicos para seleção do software mais adequado.
• Identifique sua estrutura de Informática – com apoio de sua área de TI, identifique a estrutura de hardware, sistema, bancos de dados, rede e padrões de segurança de informação. Este é um critério muito importante que muitas vezes somente é considerado em uma fase avançada da escolha levando a empresa a muitos problemas na integração do software de gerenciamento com os demais sistemas utilizados. Schiff (2012) recomenda que seja verificada a compatibilidade do software com o serviço de email utilizado pela organização.
• Prepare uma lista de critérios – pesquise uma lista de critérios aplicáveis ao tipo de projeto e ao segmento em que sua organização atua em sites e revistas especializadas. Peça a sua equipe que dê sugestões.
• Estabeleça um conjunto de critérios – classifique estes critérios em 3 categorias: imprescindíveis, importantes e “seria bom ter”.
• Conduza uma avaliação preliminar – Faça uma avaliação dos softwares disponíveis em relação a sua lista de critérios. Envolva a área de informática, consulte blogs, revistas especializadas e o site do PMI (LANZ, 2009).
• Faça uma avaliação em maior profundidade – Para aqueles softwares que passarem em seus critérios iniciais, faça uma avaliação mais detalhada. Visite empresas que já usam o software, peça a instalação de uma versão demonstração. Schiff (2012) recomenda que o software seja testado e avaliado por pessoas e equipes que efetivamente irão utilizá-lo.
• Avalie o suporte e a manutenção – O ideal é verificar o que a empresa que desenvolveu o software oferece como suporte (telefônico, internet, presencial) e como trata as eventuais atualizações do software. Se possível compre o software como um “pacote” com atualizações.
• Preste atenção em custos – Considera todos os custos envolvidos, como licenças de uso, forma de cobrança de manutenção e suporte, periodicidade de atualização, compatibilidade com seus sistemas internos.

3. Critérios de seleção

De acordo com Stojanovska (2013), alguns critérios a serem considerados são o porte da empresa que utilizará o software e o porte da empresa que o desenvolve, a disponibilidade de suporte, os custos do sistema e os recursos do programa.

Jahara (2004) apresenta uma lista detalhada de critérios para seleção do software mais adequado:

• Capacidade – quantidade de atividades, tratamento de relações de precedência, suporte para Estruturas analíticas de projeto (EAPs).
• Notação da rede (critério de diagramação) – suporte para diagramas de precedência (PDM) e diagramas de setas, marcos de controle.
• Calendário – tamanho (anos), suporte a calendários múltiplos (para casos de projetos executados em cidades diferentes ou com restrições de disponibilidade de equipes).
• Entrada, processamento e saída – sumarização, relatórios, consultas online
• Alocação de recursos – tipos, quantidades permitidas, unidades, cálculos, critérios, nivelamento e uso de folgas/contingências
• Custos – orçamentos (previsto e realizado), diretos e indiretos, Curva S.
• Treinamento e manutenção – demo e tutorial, programa de treinamento, suporte técnico e garantias.
• Funcionamento multi-usuário – número de usuários, processamento realtime, redes e sub-redes, integração com os sistemas corporativos.

Sampaio (2008) propõe uma avaliação baseada nas capacidades do software:

• Capacidade do fornecedor / desenvolvedor do software de dar suporte e treinamento;
• Capacidade do fornecedor / desenvolvedor de criar soluções adicionais para adequação às necessidades da organização;
• Capacidade do software de gerar as informações necessárias para a formatação dos relatórios exigidos pelo cliente;
• Capacidade do software de migrar e compartilhar dados com outros sistemas;

Schiff (2011) propõe uma lista semelhante, elaborada a partir das percepções de executivos da área de TI, as principais diferenças são:

• Considere o uso de um serviço baseado em nuvem – desta forma é possível acessá-lo de qualquer lugar. Esta recomendação é particularmente útil quando o projeto envolve múltiplas localizações ou quando o gerenciamento de projetos é um serviço para terceiros.
• Verifique se o software é fácil de utilizar – o ideal é a escolha de softwares cujo uso seja intuitivo.
• Escolha uma solução escalável – o ideal é que a solução cresça com suas necessidades. Lembre-se que muitos projetos são de longo prazo e é possível que você nem saiba todas as funcionalidades que necessita.
• Escolha uma solução que tenha apoio de uma comunidade – a existência de uma comunidade de usuários permite que a organização não se apoie somente no provedor da solução para solução de problemas e aprimoramento do software.

Considerações finais

A proposta deste artigo foi a apresentação de etapas para orientar o processo de seleção de um software de gerenciamento de projetos, além de critérios para a escolha de forma objetiva, facilitando sua justificativa para o gerente de projeto e para a organização.

As etapas e critérios propostos são somente uma referência, pois a escolha do software de gerenciamento deve ser orientada à finalidade, à realidade, aos recursos disponíveis na organização e refletir as práticas do setor de atuação da empresa.

Referências

• JAHARA, Claudio V. Seleção de Software para o Gerenciamento de Projetos. In: DISNMORE, Paul C.; SILVEIRA NETO, Fernando H. Gerenciamento de Projetos: como Gerenciar seu Projeto com Qualidade, dentro do Prazo e Custos Previstos. Editora Qualitymark. 3ª edição. 2007.
• LANZ, Luciano Quinto. Softwares de Gereciamento de projetos. Blog Gestão de Projetos. 2009. Disponível em <http://projetosgestao.blogspot.com.br/2009/02/softwares-de-gerenciamento-de-projetos.html> Acesso em 28/10/2013.
• MIRANDA, Joaquim A. Integrando os softwares de gerenciamento de projetos. Unama. 2009. Disponível em < http://arquivos.unama.br/nead/gol/gol_adm_4mod/adm_projetos/pdf/aula15.pdf> Acesso em 26/10/2013.
• PMI – Project Management Institute. A guide to the Project management body of knowledge (PMBOK Guide). 5a edição. 2013.
• SAMPAIO, Marcio E. C. Dicas para a escolha de um software de gerenciamento de projetos. 2008. Disponível em <http://imasters.com.br/artigo/7888/> Acesso em 25/10/2013.
• SCHIFF, Jennifer L. Dez dicas para tirar o máximo proveito do software de gerenciamento de projeto. CIO, 2012. Disponível em < http://cio.uol.com.br/gestao/2012/10/11/dez-dicas-para-tirar-o-maximo-proveito-do-software-de-gerenciamento-de-projetos/> Acesso em 26/10/2013.
• STOJANOVSKA, Ivana. Dicas para escolher o melhor sistema de gerenciamento de projetos para sua empresa. 2012. Disponível em < http://stakeholdernews.com.br/artigo/sistema-gerenciamento-projetos/> Acesso em 26/10/2013.

Sobre o Colunista: 

Luciano Quinto Lanz, certificado como Project Management Professional (PMP) pelo PMI, Doutorando em Administração e Mestre em Administração pela PUC/RJ, MBA em Finanças pelo IBMEC-RJ, Pós-graduado em Auditoria Fiscal e Tributária pela UGF e em Docência do Ensino Superior pela UCAM-RJ, graduado em Administração pela UFRGS. Trabalha há mais de quinze anos na área financeira, em empresas como IBM Brasil, TV Globo, Embratel, Sistema Globo de Rádio e Concremat. Atualmente trabalha no BNDES.

E-mail de contato: lqlanz@yahoo.com.br

Sobre a Colunista: 

Renata Lanz, Engenheira de Telecomunicações pela UFF, Mestre em Telecomunicações pela PUC-Rio, MBA em Marketing pela FGV e certificada como Project Management Professional (PMP) pelo PMI. Atualmente trabalha na Oi Telecom na área de Produtos para o Segmento Empresarial.

E-mail de contato: remartins02@yahoo.com.br

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