Como Desenvolver as Competências da Equipe do Projeto

Desenvolver a equipe do projeto é o processo de melhoria de competências, interação e ambiente global da equipe para aprimorar o desempenho do projeto. Os gerentes de projetos devem adquirir habilidades para identificar, construir, manter, motivar, liderar e inspirar as equipes de projetos a alcançar um alto desempenho da equipe e cumprir os objetivos do projeto.

O modelo de gestão por competências tem sido amplamente utilizado pelas instituições para desenvolver a equipe do projeto, inclusive públicas, para definir uma estratégia que identifique e desenvolva, em seus colaboradores, as competências para alcançar os propósitos institucionais.

Neste contexto, a definição de competências que se adotou

COMPETÊNCIAS REPRESENTAM COMBINAÇÕES SINÉRGICAS DE CONHECIMENTOS, HABILIDADES E ATITUDES, EXPRESSAS PELO DESEMPENHO PROFISSIONAL, DENTRO DE DETERMINADO CONTEXTO OU ESTRATÉGIA ORGANIZACIONAL.

Desse modo, para se alcançar esses objetivos estratégicos, é necessária a aplicação de conhecimentos, habilidades e atitudes na perspectiva do espaço ocupacional e das necessidades requeridas pelo contexto organizacional, gerando mobilização para uma entrega efetiva.

Com a dinamização dos processos de trabalho e as constantes mudanças, é imprescindível que as equipes de trabalho sejam frequentemente capacitadas e desenvolvidas

Assim, surgem as trilhas de aprendizagem como crítica às atuais grades de capacitação, pois são “caminhos alternativos e flexíveis para promover o desenvolvimento pessoal e profissional” (Freitas, 2002).

Conforme Freitas (2002):

AS GRADES DE CAPACITAÇÃO REPRESENTAM AÇÕES DE APRENDIZAGEM, GERALMENTE RESTRITAS A CURSOS FORMAIS E VINCULADAS AO DESEMPENHO DE DETERMINADO CARGO, SENDO OBRIGATÓRIAS PARA TODOS OS EMPREGADOS QUE DESEMPENHAM ALGUMA FUNÇÃO OU QUE ALMEJAM ALCANÇAR DETERMINADO CARGO.

As trilhas de aprendizagem são voltadas para o desenvolvimento de competências necessárias a curto e longo prazo, permitindo que os profissionais se utilizem desta estratégia para construir sua carreira em gestão de projetos e que escolham quais alternativas são mais eficientes para o desenvolvimento profissional e pessoal.

Desenvolver a equipe do projeto

Nesta proposta, foram desdobrados métodos ou estratégias de aprendizagem, por meio dos quais os servidores poderão se desenvolver nas competências que apresentarem lacunas ou desejarem desenvolvimento.

Quando se fala em ações de desenvolvimento não existe um método melhor ou pior.  As preferências e a identificação com determinado método devem ser consideradas pelo próprio servidor, com suporte e direcionamento do gestor, visando o comprometimento com as ações delineadas.

Também é importante considerar o alinhamento entre os métodos a serem utilizados e o estágio profissional do servidor:

• Os servidores em início de carreira devem ampliar seu repertório de conhecimentos e experiências para que possam se desenvolver;
• Em contrapartida, quanto mais experiente for o servidor, maior deverá ser a ênfase em ações de desenvolvimento, que estimulem o uso diferenciado de novas formas de aplicação do “estoque” de conhecimentos e habilidades que ele já possui.

As estratégias de aprendizagem podem ser formais, na medida em que a organização planeja, estrutura e contrata ações que promovam a aquisição de habilidades ou conhecimentos de seus servidores.

São treinamentos, palestras, seminários, congressos, simulações, cursos de curta duração, cursos de longa duração, entre outros.

Matriz Competência x Estratégia de aprendizagem

Para ter sucesso ao aplicar os esforços necessários em desenvolver a equipe do projeto, sugere-se a utilização de uma matriz que possibilite elencar todas as possibilidades de desenvolvimento, cruzando as competências requeridas com as estratégias e métodos de aprendizagem, conforme o exemplo a seguir.

Estágios

Estágio 1

O profissional está em um estágio de desenvolvimento profissional em que atua com alguma supervisão, auxílio e orientação. Percebe significados, é capaz de compreender o que deve fazer e de refletir sobre resultados e consequências do que fez.

Neste estágio deverão ser adquiridos conhecimentos e desenvolvidas habilidades e atitudes que permitam:

• O conhecimento sobre a instituição;
• O aprendizado dos conceitos, métodos e técnicas relacionadas à área de atuação;
• A identificação das interfaces, dos processos e dos públicos internos que impactam no desenvolvimento e resultados do trabalho.

Estágio 2

O indivíduo consolida a sua atuação profissional, agindo de forma consistente e independente.

Consegue gerar valor para a instituição a partir do conhecimento que possui.

Neste estágio deverão ser adquiridos conhecimentos e desenvolvidas habilidades e atitudes que permitam:

• O reconhecimento de diferentes maneiras de realizar as atividades, possibilitando a melhoria dos processos, métodos e procedimentos de trabalho;
• A aplicação dos novos processos, métodos e procedimentos no contexto de trabalho;
• O planejamento, o desenvolvimento e a execução de projetos relacionados à área de atuação.

Estágio 3

Esse estágio profissional se caracteriza não somente pela busca de novas aprendizagens e por inovações introduzidas em métodos e procedimentos de trabalho, mas principalmente pelo compartilhamento de conhecimento.

O indivíduo é capaz de orientar outros colaboradores e de agir de acordo com os valores institucionais, contribuindo de forma efetiva nas tomadas de decisão.

Neste estágio deverão ser adquiridos conhecimentos e desenvolvidas habilidades e atitudes que permitam:

• A condução da equipe no desenvolvimento de ideias e soluções inovadoras;
• A geração de novos processos, métodos e procedimentos que produzam impactos para áreas, clientes e organização;
• O compartilhamento de conhecimentos de forma estruturada para a organização, promovendo disseminação do novo aprendizado.

Estágio 4

Nesse estágio o profissional atua de forma estratégica, assim como inova e lidera mudanças na instituição.

Sua expertise o torna referência para outros servidores e contribui para distinguir a instituição. Nesta fase deverão ser adquiridos conhecimentos e desenvolvidas habilidades e atitudes que permitam:

1. A promoção e a implementação de iniciativas pioneiras nas estratégias, métodos e produtos da organização que gerem mudanças efetivas para a sociedade;
2. A liderança para o desenvolvimento de projetos institucionais, promovendo um ambiente criativo, no qual novas ideias sejam estimuladas e reconhecidas;
3. A promoção do registro sistemático de novos conhecimentos, incentivando a disseminação de forma estruturada para o desenvolvimento das equipes e da organização.

Acompanhamento

O acompanhamento é uma atribuição da chefia imediata, que tem por finalidade o monitoramento do desempenho de seus subordinados por meio do feedback construtivo, a fim de influenciar e de motivar o desenvolvimento das potencialidades de cada servidor; de identificar as necessidades de correções e/ou ajustes, comunicar os resultados alcançados e, ainda, sensibilizar os servidores para a autoavaliação e o autodesenvolvimento profissionais.

Esse monitoramento é de fundamental importância para o sucesso não apenas da avaliação de desempenho individual, mas também de sua gestão, pois se trata de uma atitude constante, contínua e ininterrupta.

O que é o feedback

O feedback refere-se a uma comunicação que pode ser feita por meio de uma resposta escrita, um elogio, uma análise ou até mesmo por uma opinião direta e para se desenvolver a equipe do projeto a aplicação correta deste conceito é fundamental.

Por seu caráter construtivo, o feedback pode ser considerado como uma excelente ferramenta de aprendizado e de aprimoramento no trabalho.

Importância do feedback

Para que seja possível desenvolver a equipe do projeto e que esta apresente o comportamento e o desempenho esperados e apropriados a uma determinada situação, o feedback é fundamental e faz com que o servidor saiba como está sendo visto no contexto de trabalho.

Falta do feedback faz com que a direção a ser seguida se perca durante o processo; sendo assim, deve-se utilizá-lo como uma bússola, que orienta a direção que deverá ser seguida para atingir os objetivos traçados.

Cabe ao servidor considerar toda informação que as chefias, os colegas e os subordinados possam oferecer para a correção da rota, no caso, com objetivo de alcançar as metas planejadas.

Feedback construtivo

Entre as principais características desejáveis em um feedback construtivo, pode-se destacar:

• Discrição: procure conversar com a pessoa em particular;
• Especificidade: refira-se ao comportamento da pessoa e não à sua personalidade, ou seja: seja objetivo;
• Agilidade: procure dar o feedback logo após a ocorrência do fato, assim que o comportamento inadequado for detectado; todavia, considere o clima organizacional;
• Dê informações, sendo descritivo;
• Dialogue: demonstre o que você quer, fale sobre o que não funcionou;
• Use a sensibilidade: cada pessoa tem uma reação ao feedback, procure identificá-la e adaptá-lo;
• Verifique se a pessoa entendeu a informação do feedback.

Método do Feedback Construtivo

Ao adotar o feedback, pode-se empregar a seguinte metodologia:

• Realizar reuniões semanais ou quinzenais para atualizar o feedback das ações/projetos e/ou dos processos do plano de trabalho da unidade de avaliação;
• Transformar o feedback em reuniões de orientação. Desta forma, o feedback será cada vez mais aceito e desejado pela equipe;
• Focar na identificação dos pontos fortes e nas oportunidades de melhoria;
• Focar na produtividade – com prazos que sejam claros e compatíveis –, assim como no nível de qualidade esperado; e
• Importante: o feedback pode ser dado a qualquer momento, principalmente aqueles que se referem a pontos positivos.

Avaliação

Avaliação de desempenho institucional

Para efeito de aferição dos resultados obtidos na avaliação de desempenho institucional, deverá ser obedecida a seguinte distribuição:

• Resultado da avaliação de desempenho institucional;
• Cumprimento das metas globais;
• Cumprimentos das metas intermediárias.

Avaliação de desempenho individual

Desenvolver a equipe do projeto passa também obrigatoriamente pela aferição dos resultados obtidos na avaliação de desempenho individual, deverá ser obedecida a seguinte distribuição:

• Resultado da avaliação de desempenho individual;
• Cumprimento de metas de desempenho individual;
• Avaliação de fatores.

Sobre o autor:

Jefferson Duarte – Gerente de Programas e Projetos na empresa Claro Brasil. Certificaçação PMP®, ITIL® e MCTS® em Microsoft Project. MBA Executivo Internacional em Gerenciamento de Projetos pela FGV e Gestão de Projetos de T.I. pelo IBTA. Pós-Graduado em Tecnologia WEB para Sistemas de Gestão Empresarial. Graduado em Ciências da Computação. Atuação profissional na área de T.I. com Processos e Projetos por mais de 15 anos. E-mail: contato@gp4us.com.br e site: https://www.gp4us.com.br