Uma abordagem técnica e comportamental?

Gestão de Mudanças uma abordagem técnica e comportamental?

Cada vez mais, gestores estão atentos a necessidade de fazer de fato a gestão de mudanças no projeto, de maneira formal e integrada.

Porém, nem todos percebem que a sua receptividade ou não em relação a mudança, isto é, seu comportamento, tem impacto em relação a equipe, e possivelmente no resultado do projeto.

Esse artigo tem por objetivo apresentar a gestão de mudanças, conforme PMBOK 5 edição, e correlacionar o tema as habilidades necessárias ao gestor para lidar com o tema.

Introdução

 Em um mundo onde ninguém acorda igual, onde não existem fronteiras para comunicação, informação, opinião, decisões. Expectativas, necessidades, desejos são criados e precisam ser satisfeitos em velocidade e qualidade que nunca se viu antes. Gestores precisam diariamente se preocupar, não tão somente com seus projetos, mas como manter ou melhorar a competitividade da organização.

Não é nenhuma novidade para ninguém a velha história, de que mudanças não são bem vindas, porque trazem consigo o ambiente de incerteza. Muito sem fala que já existe uma significativa mudança em relação a esse comportamento? Será?

Avalie porque alguns segundos, como você reage a mudanças, como elas te afetam emocionalmente, qual tipo de mudança te incomoda mais? Como as pessoas percebem o seu comportamento quando você comunica que haverá uma mudança no projeto?

Avalie também porque existem tantas mudanças em seus projetos? Elas são solicitadas formalmente? Existe uma avaliação da sua implementação?  Existe na organização um histórico de mudanças?

Muitas perguntas para uma introdução, mas a ideia, caro leitor é promover uma reflexão antes de iniciarmos essa jornada! Algumas dessas perguntas serão respondidas ao longo do artigo.

Falando em mudanças –  Análise Cenários

Apesar de não ser considerada uma pesquisa científica, vale a pena pela abrangência de setores utilizada, considerarmos as informações publicadas pelo PMISURVEY 2013.

Problemas mais frequentes em projetos é o primeiro ponto a nos ajudar a nessa análise. Vejamos:

Os cinco primeiros problemas apontados são:

•     Problemas de comunicação;
•     Escopo não definido adequadamente;
•     Não cumprimento dos prazos;
•     Mudanças de escopo constantes;
•     Recursos humanos insuficientes.

Exceto Recursos humanos insuficientes, os demais itens foram citados por mais de 50% das organizações que participaram da pesquisa. Logo no inicio do documento é informado que: Na edição 2013 do PMSURVEY.ORG, participaram 676 organizações, provenientes da Argentina, Brasil, Canadá, Chile, Colômbia, França, México, EUA e Uruguai.

Ainda que represente um universo pequeno, ao ler os problemas indicados, não nos parece ser limitado a esse grupo, muito pelo contrário, nos parece muito aderente a realidade da maior parte das organizações.

Explorando os problemas indicados, têm-se ainda dois diretamente ligados a Escopo, sendo que ele é mal definido ou sofre mudanças constantes.  Se um escopo não é compreendido pela equipe, dificilmente todos os demais produtos que se espera que sejam gerados serão confiáveis. Logo, um escopo mal definido sofrerá mudanças constantes.

Existe mais de uma razão para um escopo sofrer mudanças, e nem todas são problemáticas, afinal existem mudanças que são positivas para o projeto e oportunidades preciosas para a organização.  Somente será possível compreender o impacto das mudanças e suas razões, quando existe a gestão de mudanças.

Quais as razões para não se cumprir prazo? Diversas! Implementação sucessivas por motivos de mudanças constantes no escopo, porque não houve compreensão correta do mesmo, pode ser uma razão? Sim!

Se um escopo não foi bem definido ou possui mudanças que não são geridas adequadamente, dificilmente haverá recursos humanos suficientes para execução das atividades, e podemos ir além, não somente recursos humanos serão insuficientes como materiais e equipamentos também poderão ser problemas adicionais ao projeto.

Problemas de comunicação são citados por 66% das organizações entrevistadas. Número relevante e novamente, vale ressaltar que apesar de ser um grupo pequeno, representa com perfeita aderência os problemas evidenciados e vivenciados pelas organizações. Então vale a reflexão: Em um ambiente de mudanças como o que vivemos, onde projetos sofrem mudanças, por necessidades estratégicas, adaptações de orçamentos, conveniências políticas, prazo, ou atendimento a alguma necessidade muito específica de uma parte interessada, existe margem para problemas de comunicação?

Outra informação para nos ajudar nessa análise é: Quais são as principais deficiências dos gerentes de projetos nas organizações?

Não parece ser mera coincidência que 41% das organizações citem como problema a Comunicação. Em se tratando de mudanças, é um alto número a ser considerado, o percentual de 35% dos gerentes que não sabem gerenciar conflitos.

Se falarmos em projetos de alguns milhões e global, já fica evidente que mudanças, não necessariamente atenderão a todas as partes interessadas da mesma forma, logo a gestão de conflitos é inevitável, para manter os objetivos do projeto e concluí-lo com sucesso.

Com a abordagem até aqui feita, podemos concluir que os projetos possuem problemas oriundos de falta de gestão de mudanças e gerentes de projetos com problemas de habilidades que afetam diretamente essa gestão.

Gestão de Mudanças

Não existe espaço para pedir mudanças considerando apenas a afinidade com o cliente e formalizá-la com um sorriso e um tapa nas costas. O sorriso e o tapa nas costas, podem até ser usados, mas todo o processo precisa ser formalizado. Aqui vamos explicar qual é o processo recomendado no PMBOK 5.ª edição, no qual ele denomina como Realizar o Controle Integrado da Mudança.

Conceitualmente esse processo trata de revisar todas as solicitações de mudança, aprovas as mudanças e gerenciar as mudanças sendo feitas nas entregas, ativos de processos organizacionais, documentos do projeto e no plano de gerenciamento do projeto, e comunicar a disposição dos mesmos. Ele revisa todas as solicitações de mudanças ou modificações nos documentos do projeto, entregas, linhas de base ou no plano de gerenciamento do projeto, e aprova ou rejeita as mudanças.

Então basicamente (sem ironia!) é não deixar que nada seja modificado após o planejamento, e se for modificado, que todos os documentos afetados a essa(s) mudança(s) seja(m) alterado(s).  Não basta alterar, precisa comunicar! As partes interessadas precisam obrigatoriamente ser avisadas das mudanças e seus impactos.

Antes de falar sobre o processo em si, vale ressaltar que ainda que ocorram as solicitações de maneira verbal, para uma boa gestão, necessariamente as mesmas deverão ser formalizadas, preferencialmente através de um formulário padrão.

No que se refere ao processo de Realizar o Controle Integrado da Mudança, o PMBOK 5.ª edição apresenta-nos o seguinte:

Figura – Realizar controle integrado da mudança – Adaptado PMBOK 5ª edição

Veja você precisará do Plano de Gerenciamento do Projeto, para entender quais as regras deverão ser consideradas para o projeto, no que se refere ao tema Mudanças. O relatório de desempenho do projeto precisa ser analisado, para se entender qual é a “saúde” do projeto isto é, fazer uma análise de cenário com os indicadores do projeto, para se entender em qual ambiente a mudança pretendida será implementada, se aprovada. A solicitação de mudança propriamente dita é uma entrada importante, por isso a ressalva assim, que se precisa mais do que uma solicitação verbal. Na solicitação de mudança é possível avaliar, ainda que de maneira superficial impactos em custos, prazos, escopo, e compreender o que se pretende com a implementação da mudança. Já os fatores e ativos são muito importantes de serem avaliados, para que o processo seja aderente a realidade e políticas da empresa.

Figura – Modelo de solicitação de mudança

Em se tratando de ferramentas, é importante observar que é indicada uma para o controle das mudanças. Poucos gestores percebem que ao se ter uma ferramenta de controle, cria-se uma importante rastrebalidade de lições aprendidas para o projeto. Tenha uma ferramenta de fácil acesso e preenchimento, e você ganhará um importante banco de informações e conhecimento para futuros projetos!

Ao se consultar os documentos e aplicar as ferramentas sugeridas, o que se espera desse processo:

1. Que somente mudanças aprovadas sejam implementadas.
2. Seja realizado o registro das mudanças. O resultado da alcançado com a implementação da mudança, como dito anteriormente, é importante aprendizado para futuros projetos.
3. Avalia-se o impacto da mudança no gerenciamento do projeto, e sejam atualizados os documentos do projeto e do gerenciamento do projeto, como por exemplo, revisão das linhas de base.

Ótimo! Agora é possível compreender que não basta tratar mudanças de maneira verbal, menos ainda como meros acontecimentos, ou menos ainda como interrupções e retrabalhos indesejados para o projeto. Elas podem vir de qualquer parte interessada do projeto, porém o Gerente de Projeto é o responsável final, em tratá-las de maneira adequada, formalmente e alinhadas ao objetivo do projeto.

Comportamento e Mudanças

Agora que compreendemos o universo técnico que as mudanças ocorrem, é importante entender que nosso comportamento diante das mesmas, pode ser a motivação ou o pivô de conflitos no ambiente de projetos para implementá-las.

Porque uma mudança afeta tanto ao gestor do projeto? Uma das respostas é pelo fato de tirá-lo do controle do projeto de maneira temporária, criando um desconforto. Outra resposta é que inevitavelmente o obrigará a tomar decisões. Pode parecer estranho, mas existem gestores de projetos, que não gostam de tomar decisões!

Outro ponto de atenção é perceber que as mudanças acontecem primeiro em um plano pessoal para depois serem levadas verdadeiramente para o projeto.

Percebe-se que quanto mais reativo você for com as mudanças, dificilmente você não conseguirá levar essa reatividade para sua equipe, que se forem bem liderados por você, inevitavelmente, pode-se afirmar que também se tornaram reativos a essas mudanças. De outra forma, quanto mais receptivo você for com a mudança, novamente a sua equipe sentirá/perceberá sua posição e tenderá a replicá-la.

Então vejamos como de fato a mudança está inserida no nosso dia-a dia:

Figura – Mudança e habilidades

Observando a figura podemos concluir que:

• É obrigatório se ter uma visão estratégica, afinal nem toda mudança é ruim para o projeto.
• E fundamental a capacidade de tomar decisões, afinal a vida de gestor é permeada pela necessidade de tomar decisões para o projeto evoluir e ser concluído.
• Inteligência emocional não deve ser negligenciada. A sua postura e conduta faz e fará sempre diferença enquanto você liderar pessoas

Sem aplicar adequadamente as ferramentas de gestão, ou sem desenvolver, nossas habilidades comportamentais, qualquer mudança sempre será um problema, e não tão somente e simplesmente, uma mudança.

Figura – Ferramentas e habilidades

Conclusão

Não adianta ter um ótimo processo de gestão de mudanças, sem que tem a responsabilidade de promovê-las (ou não!) não possui habilidades para lidar com a necessidade de comunicá-las, resolver conflitos, etc.. Por outro lado, não podemos acreditar que somente ter um profissional com boas softskills, seja suficiente para lidar com mudanças. Assim como em quase tudo em projeto, precisa haver um equilíbrio.

Gestão de mudanças é uma prática necessária para projetos bem sucedidos, inclusive para organizações que pretendem, através do conhecimento, aumentar a sua competitividade. Autodesenvolvimento, prática necessária para gestores que querem ser bem sucedidos, e compreendem que, mais do que preencher formulários, planos e relatórios, precisam ser um exemplo a ser seguido, e por isso, possuem consciência dos impactos das suas atitudes/postura.

Referências

Guia PMBOK® 5ª Edição

Sobre a Colunista:  Shirlei Querubina é formada em Administração de Empresas pela PUC-Minas e MBA em Gestão de Projetos pela FGV. Atua há 16 anos no mercado de geração e transmissão de energia pela empresa Sinergia Engenharia e Consultoria, sendo os últimos 08 como Gerente de Projetos. Professora no Ietec-MG  nos cursos de Gestão de Projetos em Construções e Montagem, Engenharia e Custos e Orçamentos e Engenharia de Planejamento.

E-mail de contato: squerubina@gmail.com

Se você tem comentários, sugestões ou alguma dúvida que gostaria de esclarecer, aproveite o espaço a seguir.