Publicado em 04/03/2014
Em ambientes dinâmicos de trabalho as informações são geradas e processadas muito rapidamente. No gerenciamento de um projeto, seja ele de qualquer dimensão, uma quantidade considerável de informações são geradas constantemente a fim de dar prosseguimento ao projeto. Em alguns casos o receptor não consegue compreender realmente o que o comunicador deseja informar, ou compreende da forma que está culturalmente associado. Dentre as habilidades necessárias, a mais importante para o profissional gerente de projeto é a comunicação que irá integrar as informações.
O responsável imediato por gerir a comunicação entre a equipe de projetos e os Stakholders é o gerente de projetos. O gerenciamento das comunicações esta relacionado com as habilidades de comunicação tanto oral como escritas do gerente de projeto. Ele é um facilitador e agregador que necessita coordenar todos os recursos e esforços do projeto no sentido de entregar os resultados desejados. (TRENTIM, 2011). Por se tratar de um cargo onde uma das responsabilidades está em processar, analisar e distribuir uma enorme gama de informações, o profissional precisa fazer valer sua habilidade de comunicação. A boa comunicação do gerente de projetos identifica problemas em potencial, solicita sugestões que melhorem o desempenho do projeto, mantém a satisfação dos cliente e evita surpresas. Os gerentes de projetos desempenham vários papeis. Ter habilidades interpessoais são fundamentais para um gestor de projetos, pois além de envolver a todos facilita o recebimento de informações sobre o que está acontecendo no ambiente do projeto, sendo reportado por toda sua equipe.
Um projeto não pode ser exequível sem uma equipe de projeto. os gerentes de projetos precisam se comunicar regularmente com a equipe de projeto é crucial uma comunicação eficaz e freqüente para manter o projeto no progresso, identificar problemas e solicitar sugestões para melhorar o desempenho do projeto e manter a satisfação do cliente evitando surpresas.Se a equipe de projetos possuir um canal de comunicação aberto e informal com o gerente de projetos, a probabilidade dele ser avisado quando surgir problemas ou para informação de status, será grande. É de relevante importância a maneira com a qual o gerente de projetos recebe, trata e distribui todas as informações para a sua equipe de trabalho, pois isto implicará diretamente na realização das ações do projeto. Ele precisa ter um bom relacionamento com sua equipe e ao ser comunicado filtrar os dados para gerar informações que levem ao progresso do projeto e que atendam a todos os requisitos legais, técnicos e de interesses dos stakeholders.
As habilidades de bom comunicador do gerente de projetos integrada a sua competência de liderança é a peça fundamental para o sucesso. O gestor deve possuir habilidades necessárias para inspirar sua equipe e ganhar a confiança do cliente. As ferramentas utilizadas pelos gerentes são em sua abrangência de forma verbal, isto pela facilidade de compreensão e rápida resolução. Reuniões, conversas informais e discussões técnicas são o melhor caminho para se chegar a um resposta assertiva imediata. A comunicação escrita na maioria das vezes por emails, atas de reuniões e memorandos são utilizados para averbar, evidenciar e reportar questões das quais precisam ser cumpridas.
O gerente que utiliza de maneira correta as ferramentas de comunicação garante um melhor entendimento e disseminação da informação, evitando ruídos na transmissão/recepção durante a execução do projeto. Sem a figura deste profissional o fluxo das informações, na maioria das vezes, não seria canalizado numa visão de foco no projeto, o que poderia repercutir na realização apenas de interesse comum comprometendo a qualidade e o sucesso do projeto.
Sobre o Colunista: Rogério Mendes é formado pelo CNSD em processamento de Dados. Bacharel em Administração pela FUNCESI com MBA em Gestão de projetos pelo PITÁGORAS-BH. Atua na área de planejamento na Concremat Engenharia.
E-mail de contato: rogerio@valenet.com.br
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Gostei do artigo. Foi muito bem escrito, objetivo e direto ao ponto.
O papel da comunicação é fundamental em gerenciamento de projetos. Como estamos vivendo num mundo onde a velocidade dos acontecimentos é imensa e o volume de informações gerado e armazenado é gigantesco, a comunicação entre o gerente de projeto e as partes interessadas deve ser sempre objetiva, clara e envolvente, para que todos possam entender realmente o que está acontecendo e focar no objetivo que deve ser cumprido pela equipe.