Publicado em 11/03/2014
Durante a execução de um projeto é importante nos atentarmos sempre a um ponto importante durante o planejamento, que é a Gestão de Risco.
Em projetos mais tradicionais podemos utilizar algumas abordagens bem pragmáticas para gerenciar os riscos de um projeto, pois são situações recorrentes e com essa recorrência pode-se construir uma maneira “padrão” de contorna-los, porém em atividades em que temos relacionado fatores mais subjetivos como a comunicação é mais crítico detectar / mapear riscos em potencial de um projeto, uma vez que o produto a ser entregue apesar de partir de um mesmo ponto que é a entrega criativa depende de uma atuação muito singular, caso a caso. Mapear estes riscos é tarefa importante para uma gestão efetiva, de qualquer modo isso não evita que obstáculos sejam encontrados, a diferença é que você saberá enfrenta-los.
Nos projetos a qual estive envolvido alguns fatores de risco foram identificados com frequência e listo abaixo e como podemos gerencia-los. Alguns dos itens citados abaixo não compõe alguma regra acadêmica, ou seja, não são baseados em nenhuma metodologia ou guia, são referências profissionais de projetos a qual tive a oportunidade de participar:
Aceite o Risco
Em alguns casos aceitar o risco é mais vantajoso do que tentar evita-lo. Em um exemplo mais pragmático e simples para entendimento, você acabou de lavar seu carro e irá passear porém existe o risco de uma chuva cair de repente e sujar seu carro, mas não é por isso que você irá deixar seu carro na garagem, você aceita o risco da chuva e sai para passear. Isso é um risco aceitável, onde todos ficam confortáveis e sabem do risco existente.
Muitas vezes aceitar o risco demanda menos esforço e por isso parece o caminho mais rápido, porém saiba avaliar corretamente e sempre deixe tudo alinhado com o cliente, assim caso o risco se efetive não terá maiores problemas em gerencia-lo.
Defina bem o Escopo
Este é talvez o mais crítico item da gestão de risco dentro de um projeto de comunicação, uma vez que por ser um objeto subjetivo muitas vezes o produto vai se desenhando no andamento do projeto, sendo assim ter um Escopo o ajuda pelo menos a confrontar demandas que surgem posteriormente.
Desta forma, ao apresentar o Escopo em algumas situações a flexibilidade entre cliente e agência é o mais razoável pra negociar possíveis alterações de custo ou cronograma, desta forma, procure ter uma relação franca com o cliente assim ele conseguirá entender essas mudanças sem precisar gerar uma crise maior.
Gerenciamento do cronograma
Este item acaba sendo um complemento do anterior que diz respeito ao Escopo e a principio não deveria compor uma lista de risco, afinal o cronograma deve ser encarado com documento funcional para acompanhamento do projeto porém em um mercado tão singular com a comunicação / publicidade não é sempre assim.
Gerenciar o cronograma evitará situações de pequenos conflitos, como por exemplo ajustes frequentes no cronograma por algum problema de agenda do cliente ou por algum obstáculo maior encontrado pela equipe do projeto no desenvolvimento.
Como comentei no começo deste artigo, durante a evolução do projeto situações que não estavam tão claras surgem e temos de promover uma rápida ação para avançar, em muitos casos isso demandará um ajuste no cronograma que pode ser encarado de diversas formas pelo stakeholder, muitas delas negativamente e encarados como negligência.
Sendo assim deixe claro para o cliente que o cronograma é um documento flexível e que pode ser alterado na evolução do projeto, de qualquer forma nunca se comprometa com um prazo e avise que não irá cumpri-lo em cima da hora.
Mitigação
Esse item é um dos clássicos da gestão de risco e que merece atenção. Saber mitigar um risco é saber enfrentar o obstáculo ao qual se deparou. A mitigação é saber identificar um risco e limitar o impacto desse risco ao menor nível possível, tornando este aceitável dentro do projeto. Assim como numa abordagem mais clássica esses riscos são definidos por ambos envolvidos no projeto, cliente e agência, e devem sempre ser documentados.
Dentro da construção de um projeto digital as fases de mitigação são teoricamente fáceis de se identificar e contornar, pois na maioria dos casos temos algumas etapas que precedem a entrega efetiva do produto, temos a prototipação (Arquitetura de Informação) por exemplo, que demonstra o fluxo do projeto em uma fase preliminar e de usabilidade, isso evita que na etapa seguinte de Criação muitos conflitos sejam encontrados.
Essas são algumas abordagens para a Gestão de Risco que encontrei na gestão de projetos que fui envolvido.
E você, quais riscos já enfrentou e como conseguiu contorna-los?
Sobre o Colunista: Ramon Nonato Oliveira da Silva, formado em Comunicação Social – Publicidade e Propaganda, com MBA em Gestão Estratégica de Negócios pela FMU e atualmente cursando MBA – Master in Project Management, atuando a mais de 05 anos no mercado de publicidade. Fundador da plataforma de conteúdo MestreGP (www.mestregp.com.br), que busca discutir a atuação da gestão de projetos em agências de publicidade. Durante sua trajetória profissional já passou por agências pequenas, médias e grandes, destacando-se entre elas as agências Kwead, Tribo Interactive, Salve_, Fábrica Comunicação, Garage Interactive e AG2 Publicis Modem. Além de atuar como Gerente de Projetos também é professor na Uninove (Universidade Nove de Julho).”
E-mail de contato: contato@mestregp.com.br
Se você tem comentários, sugestões ou alguma dúvida que gostaria de esclarecer, aproveite o espaço a seguir.
Um artigo bem interessante. Assim como qualquer mercado, o de comunicação/publicidade possui características próprias. Agora, dizer que o cronograma é um risco pode ser um tanto quanto equivocado. Por quê, podem perguntar. Bom, ao se construir/confeccionar um cronograma, os riscos já tem que ter sido identificados, avaliados (qualitativa e quantitativamente) e as respostas planejadas, de modo a evitar que ele não se cumpra. O atraso no cronograma é o efeito do risco que se manifestou. Como citou no artigo, a agenda do cliente (ou indisponibilidade dela) poderia ser a causa para o risco de adiamento de reuniões, que teria como possível efeito o atraso no cronograma.
Uma correta identificação das causa e efeitos dos riscos, bem como suas análises, são fatores preponderantes para que se empregue a abordagem e resposta(s) mais adequadas, obtendo assim uma gestão de riscos que consiga cumprir o seu propósito.
Ao ler o artigo acima, restou clara a necessidade premente para todo processo, da definição clara e objetiva do ESCOPO. Sem esta definição, torna-se muito frágil o levantamento de riscos, pois a cada nova demanda do cliente (antes não prevista no escopo), novos riscos surgem, bem como a alteração dos riscos já levantados anteriormente, comprometendo inclusive a contingência adotada para o levantamento total do custo do empreendimento.
Não concordo com a abordagem de se levantar como risco o gerenciamento do cronograma (fato este justificado pelo autor em sua área específica – comunicação/publicidade).
O cronograma físico-financeiro é tão somente a tradução em números (períodos de execução x gasto no período / atividade) do escopo. Quando temos um escopo bem definido, partimos para o desenvolvimento/detalhamento dos custos e prazos.
E, em especial na minha área de atuação (construção civil na iniciativa pública), deve-se sempre levantar como risco a paralisação da obra por falta de orçamento público, mudanças políticas, liminares/mandados de segurança em processos licitatórios… Enfim, o cronograma deve ser elaborado, para apresentação ao cliente (parceiros federativos – Ministérios e Secretarias) em períodos fixos, como dias/meses/anos, e não com a determinação de início e fim fixos. Trata-se de situação comum e recorrente, em grande parte dos casos, no entanto, impossível de se provisionar com exatidão, por exemplo, período de paralisação de uma obra.