Gestão de Riscos e Scrum na Prática – Passo a passo como Fazer

Amplamente divulgado através do PMBOK, o Gerenciamento de Riscos propõe a identificação de riscos e planos de ação para mitigá-los, eliminá-los, ou mesmo transferi-los.  Tais riscos podem ser facilmente categorizados como técnicos, de negócio e ambientais, entre outros.´ Mas a pergunta é: como trabalhar de forma integrada a Gestão de Riscos e Scrum?

Porém, como o Gerenciamento de Riscos pode ser tratado no Scrum ?  Realizar um Workshop interno para identificação dos riscos ?  Tratá-los na própria Sprint ?  Deixar que a identificação inicial seja realizada pelo próprio Product Owner ?

Gestão de Riscos com Scrum

Enfim,  muitas são as dúvidas referentes a este assunto e é neste post que discutiremos as melhores formas e técnicas para sua gestão através dos Métodos Ágeis.

O desenvolvimento de software é uma atividade complexa, envolvendo inúmeros fatores que são imprevisíveis e de difícil controle, como inovações tecnológicas e mudanças constantes nos requisitos do cliente.

Segundo Rocha e Belchior 2004:

Esta complexidade faz com que grande parte dos projetos de desenvolvimento de software exceda o prazo e o orçamento previstos, além de não atender às expectativas do cliente em termos de funcionalidades e qualidade.

Diante deste cenário, um gerenciamento eficaz tem-se evidenciado como de fundamental importância para o sucesso desses projetos.

Uma vez que a incerteza é inerente nestes ambientes, o Gerenciamento de Riscos vem se tornando cada vez mais relevante neste contexto.

O objetivo principal da Gestão de Riscos é controlar todo e qualquer impedimento que possa surgir durante os vários ciclos de desenvolvimento, impedindo o progresso do projeto de acordo com as previsões iniciais.

Projetos tradicionais baseiam-se na área de conhecimento Gestão de Riscos do PMBOK, onde as seguintes etapas são identificadas:

• Identificação dos Riscos;
• Análise qualitativa dos riscos;
• Análise quantitativa dos riscos;
• Definir as respostas aos riscos;
• Análise e monitoramento dos riscos.

Realizadas no início do planejamento e revisadas durante todo o processo de desenvolvimento, na integração entre a gestão de riscos e Scrum, os riscos são documentados e preferencialmente apresentados às Partes Interessadas do projeto, para que juntos trabalhem não somente na minimização dos mesmos, mas também na constante identificação de novos riscos.

Porém, em Scrum não identificamos nenhum processo formal para a Gestão de Riscos ou formas como os mesmos pode se tratados.

Visão do Produto

Muito semelhante ao tão conhecido Termo de Abertura existente em projetos que seguem os Modelos Tradicionais de Gerenciamento de Projetos, a Visão do Produto é de extrema importância para todo o Time Scrum, pois é através deste que todos terão consciência se o projeto está no caminho certo ou se ajuste são necessários.

Desta forma, logo na fase de criação da Visão do Produto devemos já aplicar as técnicas da Gestão de Riscos através de questionamentos relacionadas as possíveis incertezas do projeto podem ser realizados tendo como objetivo realizar uma análise inicial dos possíveis impedimentos a serem enfrentados.

Mapeamento dos Riscos

Todo o processo de Gestão de Riscos com Scrum de um modo geral pode ser observado através da imagem abaixo.

A mesma apresenta 3 momentos distintos onde deve ser feita a análise de identificação e monitoramento dos riscos.

Identificação dos Riscos

1º Priorização do Backlog

Durante o processo de priorização do Backlog do Produto, o Product Owner pode realizar um primeiro levantamento dos principais riscos relacionados ao projeto.

Estes riscos serão identificados e armazenados em uma Lista de Riscos utilizada posteriormente;

2º Reunião de Planejamento

Durante a reunião de Planejamento da Sprint, o Time de Desenvolvimento, junto com o Scrum Master e o Product Owner realizam levantamentos de possíveis riscos relacionados à execução das atividades do projeto por parte do Time de Desenvolvimento, atualizando a Lista de Riscos criada inicialmente pelo PO.

3º Reuniões Diárias

Com o avanço do projeto e das Sprints os riscos identificados previamente podem, por algum motivo, serem removidos da Lista de Riscos caso o mesmo não seja mais considerado como um risco.

Da mesma forma, novos riscos podem ser identificados, sendo necessário atualizar a Lista de Riscos.

Apesar de presente na imagem acima, alguns cuidados devem ser observados no momento de criar a Lista de Riscos:

1. Não inclua perguntas;
2. Não inclua itens de ação;
3. Use sentenças completas;
4. Seja o mais específico possível;
5. Formule o risco e a área de impacto;
6. Pense na habilidade de qualificar o evento de risco.

Técnicas para Identificação dos Riscos

Se acordo com o SBOK (2016), algumas técnicas para a identificação dos riscos do projeto podem ser utilizadas, dentre elas:

Revisar as Lições Aprendidas

Aprender com projetos similares e Sprints anteriores, explorando as incertezas que afetaram esses projetos e Sprints pode ser uma maneira útil para identificação de riscos.

Checklists de Riscos

Estes podem incluir os pontos-chave a serem considerados ao identificar os riscos comuns encontrados em projetos que utilizam o Framework Scrum, ou até mesmo as categorias de riscos que devem ser abordados pelo time.

Listas de Risco Prompt

São utilizadas para estimular pensamentos sobre a fonte de origem dos riscos.  Tais listas de vários tipos de indústrias e de projetos estão disponíveis ao públic.

Brainstorming

São sessões onde os Stakeholders e os membros do Time Central do Scrum, abertamente compartilham ideias, através de debates e sessões de compartilhamento de conhecimento, que normalmente são conduzidos por um facilitador.

EAR – Estrutura Analítica de Risco

Esta é uma das principais ferramentas utilizadas na identificação de riscos.  Através dela os riscos são agrupados de acordo com suas categorias ou semelhanças.  Por exemplo: riscos técnicos, financeiros, segurança, etc.

Visualização Riscos

Quadro de Riscos

Seguindo um dos pilares do Scrum que diz respeito à Transparência e baseando-se em um dos artefatos utilizados, podemos também realizar o gerenciamento ágil de riscos mantendo-os visíveis a todas as Partes Interessadas é através do quadro de tarefas da Sprint.

Opcionalmente o Time pode manter um único quadro com os riscos já identificados, categorizando-os em três partes: mitigar, aceitar e evitar de acordo com a imagem apresentada abaixo:

Gráfico de Risco Burndown

As informações coletadas durante a avaliação de risco podem ser usadas para criar um Gráfico de Risco Burndown. Isto descreve a gravidade de risco do projeto cumulativo ao longo do tempo.

Segundo o Central de Downloads:

As probabilidades dos diversos riscos são posicionados em cima uns dos outros para mostrar risco cumulativo sobre o eixo-y.  

A identificação e avaliação inicial de riscos sobre o projeto, e a criação do Gráfico de Risco Burndown são feitas inicialmente.

Em seguida, em intervalos de tempo pré-determinados, novos riscos podem ser identificados e avaliados, os riscos restantes devem ser reavaliados e atualizados de acordo com o gráfico.

Um momento oportuno para fazer isso é durante a Reunião de Planejamento do Sprint.

O rastreamento riscos desta forma, permite que o time possa reconhecer as tendências da exposição ao risco e tomar medidas adequadas, caso necessário

Riscos em Portfólios e Programas

Enquanto alguns riscos estão especificamente relacionados com projetos individuais, outros podem ter origem em programas ou portfólios e geralmente serem gerenciados nos mesmos.

No entanto, os riscos relacionados a um portfólio ou programa também impactarão os projetos que fazem parte do respectivo portfólio ou programa.

Durante a avaliação de riscos em portfólios e programas, se for determinado que um risco poderá afetar um projeto individual, informações relevantes ao risco deverão ser comunicadas ao Dono do Produto e ao Time Scrum.

Quando os riscos em Portfólio são identificados, o Dono do Produto do Portfólio deverá capturar e avaliar a, proximidade, probabilidade e o impacto de cada risco identificado, a fim de priorizá-los e de determinar a resposta apropriada para o portfólio.

O Dono do Produto do Portfólio também precisará comunicar os riscos aos Stakeholders relevantes, aos times do programa e aos times do projeto.  Em alguns casos, o time do portfólio pode ter que assumir a responsabilidade de riscos específicos.

A figura abaixo apresenta como os riscos podem ser gerados dentro do fluxo Scrum para Portfólios e Programas.

Sinais de Riscos em Projetos Scrum

É possível ainda através do gerenciamento ágil de riscos em Scrum a identificação antecipada de sinais de incertezas que podem levar o projeto ao fracasso.

Abaixo identificamos cada um deles.  Mais detalhes podem ser encontrados no site Mindmaster.

• Product Owner não sabe exercer sua função;
• Alocação do Time não está otimizada para o Sucesso;
• Estimativas do Projeto NÃO foram providas pelo time do Projeto;
• Relase Planning Inexistente;
• Testers incluídos só no final do projeto;
• O Gerenciamento como Impedimento;
• Scrum Master preocupado apenas com Status Report para o chefe e não para o time;
• Código de Má Qualidade começam a Imergir;
• Equipe Desorganizada;
• Falta de Visibilidade do Progresso e dos Impedimentos;
• Falta de Priorização Adequada do Product Backlog.

Referências Bibliográficas

• https://www.culturaagil.com.br/gerenciamento-de-riscos-em-projetos-ageis/
• http://blog.myscrumhalf.com/2012/09/gerencia-de-riscos-no-scrum/
• http://www.scrumstudy.com/SBOK/SCRUMstudy-SBOK-Guide-2016-Portuguese.pdf

Sobre o autor:

Jefferson Duarte – Gerente de Programas e Projetos na empresa Claro Brasil. Certificaçação PMP®, ITIL® e MCTS® em Microsoft Project. MBA Executivo Internacional em Gerenciamento de Projetos pela FGV e Gestão de Projetos de T.I. pelo IBTA. Pós-Graduado em Tecnologia WEB para Sistemas de Gestão Empresarial. Graduado em Ciências da Computação. Atuação profissional na área de T.I. com Processos e Projetos por mais de 15 anos. E-mail: contato@gp4us.com.br e site: https://www.gp4us.com.br