Como fazer o Descomissionamento de Projetos Industriais?

Resumo

Projetos de Construção e Montagem têm uma complexidade e magnitude naturais que nos solicitam maior atenção e eficiente gestão. Entregar no prazo e com a qualidade requerida, mantendo os custos, são os grandes desafios. Mas como fazer o fechamento (close-out) da obra?

O projeto está quase completo! Antes de poder ser declarado acabado, várias atividades devem ser executadas par o fechamento final. Muitos projetos colocam muito pouca ênfase na fase final do ciclo de vida do projeto de construção, preferindo olhar para além do fim do projeto atual e para o próximo projeto. Enquanto muitas explicações sobre as dificuldades em terminar projetos de forma eficaz são plausíveis, podemos citar pelo menos duas; (1) Os profissionais na concepção e na construção tendem pela perfeição, querem o trabalho perfeito enquanto um padrão alvo e aceitável é suficiente; (2) A ambiente de projeto é confortável, e existe uma certa relutância em deixar o projeto atual e ir para o próximo projeto, especialmente se não há perspectiva imediata para um próximo projeto. Assim, o gerente do projeto têm de lidar com a tendência de olhar para além da finalização do projeto e para o próximo projeto, o que leva à negligência desta fase e a relutância em encerrar o projeto, resultando em ineficiências na execução das diversas atividades exigidas neste fase.

Introdução

O que é descomissionar o projeto ou finalizar o projeto (close out)?

A fase de fechamento e finalização do projeto deve ser pensada como um projeto. Frequentemente chamada de descomissionamento, esta fase deve ser planejada e programada, as tarefas devem ser atribuídas, a fase deve ser executada de forma eficaz e os seus custos, cronograma e qualidade devem ser controlados. Em grandes projetos, uma equipe especializada é frequentemente contratada para garantir que o encerramento do projeto seja realizado da melhor maneira possível. Podemos dividir as tarefas em duas categorias : (1) a conclusão do trabalho, que inclui as atividades físicas que devem ser realizadas no site e (2) fechamento do projeto, envolvendo a multiplicidade da documentação exigida e outros documentos relacionados a algumas questões, tais como; certificados, registros do projeto, treinamento, informações operacionais, peças de reposição entre outros.

As duas categorias se sobrepõem e se interagem. A apresentação de cada categoria é geralmente na ordem em que as atividades ocorrem no projeto, apesar de muitas atividades simultâneas.

Itens a Serem Seguidos e Pontos de Atenção

Na fase de Descomissionamento, os pontos a seguir são itens a serem seguidos, podendo de acordo com o projeto variar, mas também não se limitar a eles.

Testes e Start-Up

Dependendo da natureza do projeto, pode haver quantidades substanciais de teste e inicialização de vários sistemas, especialmente sistemas mecânicos e elétricos. O instalador de cada sistema fará teste operacional, mas as especificações normalmente requerem que sejam testados em condições operacionais no final do projeto. Registros adequados do teste incluirá a data e o local, as pessoas envolvidas , o os métodos e os resultados. As condições do ensaio devem simular as condições reais esperadas. Entre os sistemas a serem testados estão o de proteção contra incêndio, bombas, aquecimento, segurança, elevadores e comunicações. Sistemas que apresentarem falhas nos testes devem ser reparados e testados novamente até que os resultados sejam satisfatórios.

Limpeza

No final do projeto, uma limpeza muito mais profunda é necessária . Essa limpeza incluída no projeto de construção, a lavagem ou qualquer outra limpeza necessária para remover gorduras, poeiras e outros acúmulos, além de tornar a instalação utilizável e atraente para o usuário e o público em geral. Empresas de limpeza especializadas podem ser contratadas para a prestação destes serviços. Limpeza também inclui a remoção das instalações temporárias, tais como estradas, cercas de segurança, serviços públicos, galpões de armazenamento e escritórios, bem como os materiais excedentes, sucata e entulho. O paisagismo alterado deverá ser reconstituído à sua condição original. Os subcontratados podem ser legalmente obrigados pelo contratante a fornecer a sua parte do esforço na limpeza.

Lista de Pendências Preliminar

A lista de pendências, também conhecida como lista de inspeção, refere-se a uma lista de itens de trabalho que ainda está para ser concluída, incluindo reparos e não conformidades, a fim de cumprir os requisitos do contrato. São preparadas em várias formas, mas todas contêm a localização do trabalho necessário, a sua descrição, e o responsável para a correção, com data do prazo para sanar o item. Em um projeto de construção, a lista pode ser preparada para cada área e anexada na respectiva localização. É tipicamente preparada para a utilização dos profissionais envolvidos nas atividades baseada em uma inspeção preliminar por parte do contratante.

Pré-Inspeção Final

Quando os itens da lista de pendências preliminares forem concluídos de maneira satisfatória, será emitida uma notificação de que o projeto está pronto para a sua pré-inspeção final. Esta inspeção é um grande evento no ciclo de vida do projeto. Representantes de todas disciplinas de projeto devem participar desta inspeção. Um tour completo e inspeção são feitos em todos os recursos e sistemas do projeto. Alguns testes e atividades de funcionamento podem ser executados.

Lista de Pendências Final

É provável que a pré-inspeção final identificará algumas deficiências restantes. O resultado é uma lista de pendências final contendo os itens que ainda requerem esforço para que o projeto seja aceito. Considerando que pode haver várias listas preliminares a prática usual é a de preparar uma lista final única para o contratante. Numeração e data para cada item e para cada versão da lista são essenciais para manter um registro preciso do processo de correção das pendências.

Inspeção Final

Quando acredita-se que todos os itens da lista de pendências foram atendidos, emite-se uma notificação de que o projeto está pronto para a inspeção final. Esta inspeção é mais rápida, uma vez que envolve determinar somente se esses itens na lista final de pendências foram corrigidos. Dependendo do resultado dessa inspeção, será declarado que o projeto foi completado e será emitido um certificado apropriado.

Ocupação Benéfica

Apesar das várias e possíveis inspeções, o projeto pode ainda não estar totalmente pronto. Em qualquer caso, o projeto chega ao ponto em que pode ser utilizado para os fins a que se destinam, ou seja, não está totalmente completo. Neste ponto, a ocupação benéfica pode começar. A emissão de um certificado de conclusão ou conclusão substancial marca o início deste período. O início da ocupação benéfica tem pelo menos duas importantes implicações legais. Em primeiro lugar, a partir deste momento para a frente, o projeto é considerado contratualmente “completo” e remunerações, se houver, não pode ser avaliada para o período após essa data. Em segundo lugar, o período de tempo para todas as garantias, e as garantias prestadas pelo contratante, começa nesse momento.

Ações de Pessoal

Por definição, um projeto é um esforço temporário e, portanto, não é nenhuma surpresa que a equipe do projeto deve ser desmobilizada. No caso daquelas pessoas cujo emprego está sendo finalizado, a documentação necessária deverá ser concluída, com a devida antecedência de rescisão.

Fechando o Escritório de Construção

A tarefa de fechar o escritório pode ser simples se for planejada e organizada para o encerramento. Se o espaço utilizado foi alugado, esse contrato deve ser encerrado e os equipamentos de escritório da empresa e outros bens deverão ser retirados e transportados para outro lugar. Para alguns projetos, o contratante assumirá a posse e o uso do escritório do contratado, para outros, a estrutura construída para o escritório de projetos pode ser desmontada. Juntamente com o escritório, qualquer construção remanescente no site deverá ser removida.

Fechando o Projeto

No encerramento do projeto, o contratante desenvolve várias atividades simultaneamente. Descrevemos, em primeiro lugar, a sequência dos esforços relacionados ao financiamento de projetos, seguido por uma série de outros assuntos envolvendo a documentação necessária antes que o projeto seja finalmente completado.

Pagamento de Subcontratado

Uma das coisas que o contratante deve fazer primeiro para que possa receber o seu pagamento final, incluindo qualquer retenção, é efetuar o pagamento dos seus subcontratados. Assim, como o projeto se aproxima da conclusão, o contratante deve trabalhar com cada subcontratado para determinar o trabalho restante e o seu valor, as datas de conclusão previstas, o montante do pagamento devido, incluindo os montantes a serem retidos pelo contratante e qualquer outras reivindicações pleiteadas ou pagamentos. Mal-entendidos correspondentes a esses valores devidos, se houver, devem ser resolvidos antes do pagamento final. Quando todos os problemas forem resolvidos, o pagamento final pode ser feito para os subcontratados, permitindo certificar que tais pagamentos foram feitos.

Comunicado Final ou Renúncia de Ônus

Em termos genéricos um ônus é um comportamento necessário para o exercício de um direito ou realização de um interesse próprio, comportamento esse que não é obrigatoriamente imposto por lei estando antes na disponibilidade da pessoa realizá-lo ou não, sabendo no entanto que a sua realização é condição necessária para o exercício de um seu direito ou para realização de um seu interesse.

Se um fornecedor de material está com problema para receber do contratado, por exemplo, o fornecedor pode apresentar uma garantia contra o empreendimento que está sendo construído. Porque a instalação tem algum valor, o contratante pode ser obrigado a fazer o pagamento se o contratado não pagar.

Consentimento de Fiança

Em projetos que exigem um vínculo de pagamento do contratante, o proprietário requer normalmente um consentimento do fiador para pagamento final antes de fazer o pagamento final ao contratante. O fiador pode auditar o contratante do registros para verificar se há obrigações financeiras inesperadas existir antes de emitir a liberação . desde o vínculo de pagamento garante que o contratante pagará suas obrigações, um proprietário, tornando definitiva pagamento antes do fiador deu o seu consentimento, pode ser colocado em uma posição vulnerável se o contratante não pagar aos seus trabalhadores, fornecedores de materiais ou subcontratados. Proteção fornecida pelo vínculo cessa mediante o pagamento final e o contratante pode abandonar seu pagamento obrigações se tal liberação não foram fornecidos pela garantia.

Quantidades Finais

O tipo de contrato determina se o contratante e o contatado devem monitorar e acordar quantidades colocadas no projeto. Sob um contrato lump-sum/preço-fixo, o contratante pagará pelo preço contratado e ajustado para variações (pedidos de alteração), independentemente das quantidades reais utilizadas. Se o contrato é do tipo cost-plus, o contratado deve fornecer documentação para sua despesas reembolsáveis, conforme previsto no contrato. No caso de um contrato de preço-unitário, as partes devem medir as quantidades efetivamente postas em prática, para pagamentos periódicos ao longo do projeto e para o pagamento final. Os meios para medir estas quantidades dependem do item que está sendo medido.

Pedido de Pagamento Final

Não importa qual o tipo de contrato, o pagamento final do contratado é igual ao total do contrato preço menos o total de todos os pagamentos periódicos feitas anteriormente pelo contratante. A forma do pedido é, por conseguinte, semelhante à utilizada para todos os pedidos de pagamento parciais anteriores. O objeto do pedido de pagamento final da obra vai incluir qualquer trabalho resultante de variações (pedidos de alteração). Os pleitos devem conter uma declaração para que seja apresentada e sujeita à resolução.

Indenização

Indenização é um dano cujo montante designado pelas partes durante a elaboração de um contrato para a parte lesada recolher a título de compensação sobre uma violação específica. Quando os danos não são predeterminados e/ou avaliados com antecedência, então o valor recuperável é dito a ser acordado ou determinado por um tribunal em caso de não cumprimento.

O Pagamento Final e Liberação de Retenção

Se todos os itens da lista de pendências foram concluídos em boas condições, todos os certificados, declarações e outros documentos entregues e todas as outras obrigações concluídas, o pedido do contratado para pagamento final deveria, finalmente, ser honrado. Incluso neste pagamento deve vir a retenção que foi realizada pelo contratante na pendência da conclusão satisfatória. Note-se que, se 10% foi mantido durante todo o projeto, a retenção será liberada numa parcela substancial do orçamento do projeto. Quando o contratante faz o pagamento final e os lançamentos da retenção ao contratado, ambas as partes renunciam a maior parte de seus direitos para fazer mais reclamações contra o outro.

Controle Contábil Final e Custo de Conclusão

O projeto teve sucesso financeiro? Qual o lucro do projeto? Quais porções foram bem sucedidas? O que não atendeu às expectativas do orçamento? Só depois que todos estes questionamentos foram concluídos o contratado pode obter uma imagem precisa do estado financeiro final do projeto a partir de seu ponto de vista. Um sistema de controle de custos eficaz poderá comparar o custo real de cada item de trabalho com a sua estimativa e identificar as razões de quaisquer variações, que podem ser tanto as quantidades ou as variações de taxas.

Certificados

Vários certificados deverão ser emitidos, a seguir destacam-se alguns dos mais importantes.

Certificado para o Pagamento

Caso as Condições Gerais do Contrato de Construção prevê a emissão deste certificado em resposta ao pedido do contratado de pagamento, se o trabalho avançou conforme planejado e a qualidade do trabalho está de acordo com o caderno de encargos, esse certificado poderá ser emitido para cada pedido de pagamento periódico e para o pedido do pagamento final.

Certificado de Conclusão do Contratado

Alguns contratos preveem essa forma como um meio para o contratado notificar o contratante que formalmente o projeto foi concluído. A empreitada está concluída em todas as partes e requisitos, e pronta para a inspeção final.

Certificado de Conclusão Substancial

Conclusão substancial é a fase de progresso do trabalho, quando o trabalho ou porção do mesmo, foi concluída em conformidade com o contrato. Emite o certificado para que o contratante possa ocupar ou utilizar uma área por exemplo. Por esta definição, a conclusão substancial marca o início da ocupação benéfica. O certificado de conclusão substancial inclui nesta lista os itens a serem concluídos. A data de conclusão substancial fixa o momento em que (1) as garantias fornecidas pelo contratante iniciam e (2) os danos não mais liquidados podem ser avaliados. O termo “conclusão prática” é utilizado em alguns contratos para se referir a este ponto no encerramento do projeto e fase de encerramento. 

Certificado de Conclusão

Quando as pendências verificadas no certificado de conclusão substancial forem corrigidas, pode ser emitido um certificado de conclusão. Este certificado é semelhante ao anterior, exceto que não contém qualquer lista de pendências. Se a inspeção final conclui que não existem pendências, não será necessário o certificado de conclusão substancial.

Certificado de Ocupação

Alguns projetos exigem inspeções por funcionários de órgãos públicos de tal vida os órgãos de segurança do trabalho como elevadores, sistemas de proteção contra incêndios, acesso para deficientes e sistemas de esgoto. Neste caso, os regulamentos exigem que a autoridade competente emita um certificado de ocupação antes da ocupação pelo contratante caso a instalação encontrar-se aceitável.

Desenhos As-Built

A maioria dos contratos exige que o contratado mantenha um conjunto de desenhos atualizados conforme foi construído no decorrer do projeto, conhecido como as-built. Estes documentos registram os locais reais, as dimensões e as características que diferem dos desenhos iniciais do contrato. Normalmente, os desenhos originais são usados e as alterações são simplesmente sobrepostas a eles. Quando os desenhos estão em formato eletrônico, o contratado pode ser obrigado a modificar os arquivos de desenho e destacar as modificações. É conveniente e útil para o contratado manter os desenhos as-built atualizados como o projeto está sendo executado, é uma condição de pagamento final, que um conjunto de documentos completo e preciso seja encaminhado para o contratante antes do pagamento.

Manuais de Operação e Manutenção

Uma cláusula contratual típica requer que o contratado forneça os manuais de operação e manutenção para todos os equipamentos e sistemas operacionais do projeto. O principal esforço envolve simplesmente reunir e organizar os documentos que são recebidos dos fabricantes.

Muitas vezes, eles são enviados com o próprio equipamento e pode ser facilmente perdidos durante a desembalagem. A prática comum é a produção de volumes encadernados destes materiais, organizados por tipo ou pelo sistema, que se tornam referências permanentes para utilização do pessoal de operação e manutenção. Geralmente é uma exigência do contrato que estes manuais sejam fornecidos antes do pagamento final.

Arquivamento e Transferência dos Registros

Os registros do projeto são partes essenciais da história do projeto e também são importantes na operação e manutenção da obra concluída. O contratado tem duas principais obrigações a este respeito. Primeiro, ele deve organizar e armazenar todos os registros relevantes do projeto em um local seguro e conveniente para uso futuro por seu próprio pessoal. Outra obrigação do contratado em relação a registros do projeto é transferir todos os documentos necessários para o contratante e/ou projetista de uma forma organizada e completa. Além dos desenhos as-built, manuais de operação e manutenção e certificados, esses registros podem incluir fotografias de progresso, do material e relatórios de testes dos sistemas, resultados de inspeções e quaisquer outros documentos exigidos pelo contrato.

Treinamento

Outra obrigação por vezes necessária do contratante é a realização de sessões de formação para o pessoal de operação do contratante. Apesar do contratado não ser especialista em suas operações, o contrato pode exigir que seja fornecido treinamento. Assim, é de responsabilidade do contratado programar os treinamentos, provavelmente liderada por fabricantes e/ou subcontratados dos fornecedores, após os componentes e/ou equipamentos serem instalados e antes da ocupação da área.

Análise Pós-Projeto, Análise Crítica e Relatório

Internamente, o contratado analisará todo o projeto para determinar o que aprendeu e que poderá ser aplicado em um próximo projeto. Esta etapa é, provavelmente, uma das mais importantes da gestão de projeto de construção. Além do discussão, vários membros da equipe podem ser solicitados a contribuir com análises escritas e o gerente de projeto certamente irá preparar a sua própria crítica individual. “O que fizemos certo?”, “O que podia ter sido melhorado?”. Uma vez que os vários elementos da discussão e análises escritas forem concluídos, o gerente de projeto é responsável pela organização do relatório escrito, que se torna uma parte do registro histórico da empresa, juntamente com os vários custos, cronograma e outros relatórios. Além disso, é importante solicitar comentários sobre os aspectos positivos e negativos do desempenho do contratado a partir da perspectiva do contratante.

Questões Trabalhistas, Legais, Meio Ambiente, Responsabilidade Social, Comunidade, Etc

O tipo de projeto irá determinar cada uma das questões legais, sejam elas trabalhistas, ambientais, comunitárias, de responsabilidade social e/ou legais. O projeto deverá obedecer a legislação de acordo como foi classificado, seja pela dimensão, ou pelo número de colaboradores, ou pela área de atual, ou pelas áreas e populações afetadas. É fundamental um apoio jurídico no descomissionamento, uma vez que o não cumprimento das leis, gera um passivo legal e ações podem desencadear indenizações que afetam qualquer empresa. Portanto, o levantamento das obrigações legais, das licenças, dos passivos legais, não podem ser esquecidos e devem fazer parte também da fase de descomissionamento.

Documentação a Cobrar dos Subcontratados

Segue abaixo, uma relação dos principais documentos a serem emitidos na fase de descomissionamento;

• Termo de Recebimento Provisório (TRP)
• Termo de Recebimento Definitivo (TRD)
• Termo de Encerramento Contratual (TEC)
• Baixa da Anotação de Responsabilidade Técnica (ART – Obras de engenharia / serviços)
• “Termo de Encerramento da Inscrição no INSS (CEI) e Certidão Negativa de Débitos”
• Certidão Negativa de Débito com o FGTS (CRF – Certidão de Regularidade FGTS)
• Certidão Negativa de Débito do ISSQN com o Município
• Certidão Negativa de Débito da Receita Federal
• Certidão Negativa de Débito da Receita Estadual
• Relação dos transferidos (empregado não demitidos)
• É importante verificar o contrato a fim de consultar a necessidade de outros documentos previstos a serem emitidos e/ou fornecidos junto a órgãos públicos.

Entrega da Área Utilizada como Canteiro de Obras

A área do canteiro de obras deverá ser entregue conforme foi recebida, ou seja, desmontar os escritórios construídos, almoxarifado, sanitários, refeitórios, alojamentos, recompor estradas, recompor paisagismo com as espécies originais que porventura tenha sido retiradas, enfim, deixar a área conforme foi recebida e registrada inicialmente em relatório fotográfico e descritivo. Caso no contrato esteja previsto a entrega das instalações construídas ao contratante, proceder com reforma se necessário, e limpeza, para que a entrega seja realizada e aceita sem pendências. O importante neste ponto é verificar o que foi definido no contrato, caso contrário, entregar a área conforme foi recebida na mobilização.

Formalizar a Saída do Projeto

A emissão de um documento de formalização da saída de um projeto é importante principalmente em função da comunicação com as partes envolvidas no projeto. Informar ao contratante a saída é muito importante principalmente porque a partir daquela data alguns ônus deixam de ser responsabilidade do contratado. Informar aos fornecedores, à comunidade local, aos órgãos públicos e todos os envolvidos é uma boa prática que formaliza uma situação de possíveis transtornos que porventura ocorreram e deixarão de existir a partir da saída do projeto.

Conclusão

A fase de Descomissionamento é uma fase tão importante como qualquer outra fase de um projeto de Construção e Montagem. O sucesso só será atingido se planejarmos e estruturarmos esta fase. A definição de um processo, e a elaboração de check-lists, formulários e documentos a serem utilizados nesta fase é de suma importância. Somente um Descomissionamento bem feito é sinal de missão cumprida e sucesso no projeto, pois somente assim fechamos com chave de ouro o encerramento.

Referências Bibliográficas:

Bennett, F. Lawrence – The management of construction: a project life cycle approach – Editora Butterworth-Heinemann, 333 páginas, 2003

Falls, Tom; Thomasen, Jake; Clinckett, John; Molyneux, David; Youmans, Allan; Fillingham, Chris; Lesurf, Craig – A Guide to Project Closeout Procedures – The Ontario General Contractors Association, 39 páginas, 2007.

Sobre o Colunista: Roberto Márcio Ferreira Diniz é Engenheiro Eletrônico, Engenheiro de Telecomunicações, Especialização em Gerenciamento de Projetos e Engenharia de Segurança do Trabalho, Professor nos cursos de Engenharia de Planejamento, Engenharia de Custos e Orçamentos, e Gestão de Projetos de Construção e Montagem no IETEC, Professor de Gerenciamento de Projetos. Possui experiência em Projetos de Mineração como Gestor e Fiscal de Contratos, Fiscalização de obras de engenharia de grande porte, Implantação de Sistemas de Qualidade ISO 9000, Consultoria em controle de produção de indústria de montagem eletrônica e Capacitação técnica em cursos de formação profissional. Autor de artigos na área de Engenharia.

E-mail de contato: rmfdiniz@uol.com.br

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