Mais ação e menos Post-its

Um simples pedacinho de papel colorido vendido em bloquinhos nas cores amarela, azul, verde, vermelha, rosa e por aí vai. Talvez o Arthur Fry, ex-cientista da 3M e inventor do post-it, nunca tivesse imaginado que algo tão simples teria tanta utilidade e serviria desde lembretes à parte do processo construtivo de novos produtos. Há uma conta que diz que o post-it está entre os cinco itens de escritório mais vendidos nos Estados Unidos. A verdade é que além de toda sua versatilidade, o post-it virou moda. Algumas pessoas sentem tanto prazer em escrever e colar esse papelzinho na parede que qualquer discussão a respeito de um problema do dia-a-dia vira motivo para construção de uma rede neural de post-its com varições de cores e direito a selfie no final da reunião.

É sensacional o que um bloquinho amarelo, uma caneta e mentes criativas podem fazer quando estão em um mesmo ambiente. A colaboração deixa de ser uma utopia corporativa e passa a se manifestar no seu estado mais puro quando no centro de tudo isso está um problema, algo que precisa ser criado ou melhorado. Porém não é só isso, não é só o que se escreve ou como se cola, a questão é como transformar as ideias que ali estão pregadas em ações efetivas para solucionar problemas. Já participei de várias sessões de planejamento utilizando métodos visuais, com post-its, storytelling, Lego e nessas horas chove ideias fantásticas, tão fantásticas que as vezes beiram o mirabolante. No entanto a ação e o pensamento nem sempre andam de mãos dadas e mentes dispostas a pensar nem sempre se dispõem a realizar o pensamento.

Trabalho diariamente com Scrum e abandonei completamente o uso de post-its na criação de user stories e grooming de backlogs, isso porque muitas vezes um post-it acabava caindo, alguém arrancava e minha paciência para tirar fotos diárias do quadro congelado já tinha acabado. Comecei a fazer uso o Trello, que atende perfeitamente o propósito e usando alguns add-ons conseguimos gerar burndowns charts, além de outros recursos interessantes. A visibilidade das tasks para os times permanece e ainda adicionamos comentários. A conclusão que acabei tirando disso é que, além de contribuir com o meio ambiente (eliminando o uso de papel), não preciso mais ficar preocupado com as informações deixadas anteriormente no quadro e reduzi os custos com compra de material de escritório (caneta hidrográfica – R$ 9,90/un e bloco de post-its – R$ 13,00 cada).

Tudo isso sem falar que, a depender de como os post-its são dispostos para visualização, o que deveria ser uma representação visual para apoiar o entendimento pode ser tornar uma grade da igreja do Bonfim em Salvador/BA.

Até aí muitos podem visualizar o caos e outros uma bem estruturada rede de ideias que serão utilizadas para planejar projetos e até mesmo produtos que serão comercializados em breve. Mas como articular as ações depois da “dança dos post-its”? Aí entra um fator pouco desenvolvido nas pessoas: a capacidade de materializar as ideias. Alguns cursos/workshops sobre gestão que são ministrados Brasil à fora se utilizam desse artifício para desenvolver gestores antenados com as novas tendências. Entretanto esses cursos se limitam apenas a mostrar como construir os modelos visuais, sem se atentarem para o link entre as ideias e as ações. Fulano participou de um workshop sobre métodos ágeis de gestão onde passou um fim-de-semana inteiro colando post-it na parede. No meio da muvuca da sala postou uma selfie com a legenda: “adquirindo conhecimento para alcançar os resultados”. Quem nunca fez isso? Eu mesmo já fiz. Mas e aí, quais seriam os próximos passos após a estruturação do modelo visual?

É preciso conhecer as qualidades dos seus times, como cada pessoa poderá contribuir para tirar a ideia do papel e como conseguir o engajamento top-down e bottom-up, caso contrário aquele amontoado de papel colorido será só um desejo. Eu costumo dizer à minha equipe o seguinte: quando você se queixa de um problema e não aponta uma possível solução, pra mim isso é só uma queixa. Passará a ser um problema se você me sinalizar como poderemos soluciona-lo. O mesmo se aplica a essas “sessões de troca de figurinhas da Copa do Mundo” que é um planejamento visual simples.

É preciso criar uma cultura de ação, de proatividade. Nos acostumamos a ter uma visão processual de tudo que precisamos fazer (alguém vai dar um input para que eu processe e gere um resultado) e isso mata a beleza do que liga o processo criativo à criação. Você não precisa concordar comigo, mas pense nisso:

Mais ação e menos post-its!!

Sobre o autor:

Wagner Borba – Gerente de Pesquisa, Desenvolvimento e Inovação na CitrusCX. Graduado em Tecnologia da Informação pela UniFG, Pós-Graduado em Eng. de Software e MBA em Gestão de Projetos pela Universidade Estácio de Sá (RJ). Detém as certificações Project Management Professional (PMP®)  pelo PMI, Certified Scrum Master (CSM®) pela Scrum Alliance e ITIL® Foundation pela OGC-UK. Possui dez anos de experiência em gerenciamento de projetos nas áreas de Desenvolvimento de Software, Telecomunicações, Infraestrutura e Outsoucing de TI em empresas nacionais e multinacionais como Accenture, Huawei Technologies, Alcatel-Lucent e Isolux Corsan, atuando em projetos de alta complexidade, tendo como clientes as principais operadoras de telefonia  do país, montadoras de veículos, holdings de bens de consumo, redes hospitalares, grupos educacionais, indústrias e órgãos de todas as esferas de governo  (municipais, estaduais e federais). Criador do MEsP (Mapa Estratégico Pessoal) e do método VaHP! para construção de times responsáveis orientados a Valores, Habilidades e Propósito, também mantém o podcast “Mindset: Líder” nas principais plataformas de streaming. Foi Diretor de Administração e Finanças do PMI Pernambuco Chapter na gestão 2016/2017 e colunista em editoriais sobre  gerenciamento de projetos.

Email de contato:  waaborba@gmail.com / contato@mindsetlider.com.   Site: http://mindsetlider.com